Положение о дистанционной работе: структура, обязательные разделы и готовый образец

Порядок здесь задаёт не отдельный приказ и не трудовой договор, а локальный нормативный акт — положение о дистанционной работе. Оно описывает единые правила для всех удалённых сотрудников и снижает риск трудовых споров. Ниже разбираем, что регулирует такой документ, какие разделы в него включить, чем он опирается на главу 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ и как законно выстроить контроль удалённых сотрудников.

Основные понятия и определения

Прежде чем разбирать структуру документа, зафиксируем ключевые термины. Без них сложно понять, чем положение отличается от трудового договора и что именно попадает в локальный акт.

• Дистанционная работа — выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала или стационарного рабочего места, с использованием интернета и сетей связи.

• Дистанционный работник — сотрудник, заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение, по которым он работает дистанционно, либо переведённый по ст. 312.9 ТК РФ.

• Локальный нормативный акт (ЛНА) — внутренний документ работодателя, устанавливающий правила для всех или части сотрудников; положение о дистанционной работе относится к ним.

• Трудовой договор о дистанционной работе — основной документ, в котором условия закрепляются именно для конкретного работника.

• Дополнительное соглашение — документ, которым меняют условия уже действующего трудового договора, например при переводе сотрудника на удалёнку.

• Временный перевод — перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ.

• Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами между работодателем и сотрудником, каждый из которых подписан электронной подписью либо иным способом, позволяющим достоверно определить подписавшего.

• Электронная подпись — реквизит документа, подтверждающий его авторство; стороны вправе использовать усиленную квалифицированную или иную подпись по согласованию.

• Электронный образ документа — сканированная копия или фото бумажного документа, передаваемые в электронном виде.

• Акт передачи оборудования — документ, фиксирующий, какие технические средства работодатель передал сотруднику для работы.

• Режим рабочего времени — закреплённые договором или правилами внутреннего трудового распорядка часы работы и отдыха дистанционного сотрудника.

• Невзаимодействие с работодателем — дополнительное основание расторжения договора: отсутствие контакта без уважительной причины в течение установленного срока.

Суть за минуту

Положение о дистанционной работе — это внутренний локальный нормативный акт, который задаёт единые правила удалённой работы: формы, режим, взаимодействие, оборудование, охрану труда и расторжение договора. Его разрабатывают на основе главы 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ, а правила о контроле удалённых сотрудников закрепляют с учётом 152-ФЗ и письменного согласия работника. Документ не заменяет трудовой договор, а дополняет его общими правилами.

Что регулирует положение о дистанционной работе

Положение о дистанционной работе — это внутренний локальный нормативный акт, который работодатель разрабатывает и утверждает, чтобы урегулировать отношения с сотрудниками, выполняющими трудовую функцию вне места нахождения работодателя. Оно переводит устные договорённости в формальные правила: чем дистанционная работа отличается от обычной, как оформляется перевод, как строится взаимодействие и что происходит при конфликте интересов.

Важно понимать границу: положение задаёт общий порядок для всей категории удалённых сотрудников, а индивидуальные условия — режим, оклад, конкретное оборудование — остаются в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Именно поэтому документ не дублирует договоры, а дополняет их: договор отвечает на вопрос «что у этого человека», положение — на вопрос «как у нас принято в целом».

На практике локальный акт нужен, когда удалёнка перестаёт быть разовым исключением. Пока в компании один-два человека на удалёнке, хватает договоров. Когда их десятки, без единого документа руководитель и кадры каждый раз решают одни и те же вопросы заново и рискуют получить разные ответы на один и тот же вопрос.

Правовая база: глава 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ

Положение не составляется «из головы» — у него есть чёткая правовая опора. Ключевая норма — глава 49.1 ТК РФ, которая регулирует дистанционную (удалённую) работу и временный перевод. Именно она задаёт понятия дистанционной работы и дистанционного работника, порядок взаимодействия сторон и особенности расторжения договора.

Второй ориентир — Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ. Он внёс в Трудовой кодекс изменения в части регулирования дистанционной работы и временного перевода работника по инициативе работодателя в исключительных случаях. Большинство образцов положения прямо ссылаются на эти два документа в преамбуле — это правильная практика: она показывает, что локальный акт не противоречит закону.

Отдельно стоит упомянуть Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: без него сложно корректно описать электронный документооборот с удалённым сотрудником. А если положение затрагивает контроль активности, в правовую опору добавляется 152-ФЗ о персональных данных. Проще говоря, чем точнее вы сошлётесь на нормы в самом начале, тем меньше вопросов возникнет при проверке.

Сравнение форм дистанционной работы

Формы различаются оформлением, сроком и частью гарантий. Таблица помогает быстро сориентироваться, какая форма подходит под конкретную задачу компании.

Вывод: форма перевода определяет, что именно придётся прописать в договоре и акте. Чем временнее форма, тем важнее заранее описать срок и порядок возврата сотрудника на стационарное рабочее место.

Три формы различаются не только сроком, но и набором оснований: постоянная закрепляется договором или дополнительным соглашением, временная — переводом на срок, периодическая — чередованием периодов присутствия.

Виды и формы дистанционной работы

ТК РФ и типовые положения выделяют три формы дистанционной работы. Их важно развести в документе, потому что для каждой формы отличаются оформление и часть гарантий. Если этот раздел пропустить, дальше по тексту будет непонятно, о какой именно удалёнке идёт речь.

Форма перевода определяет и набор документов, и то, какие условия нужно прописать в разделе о взаимодействии. Постоянную работу удобнее закреплять договором или допсоглашением, а временный перевод имеет свой срок и порядок возврата. Разводить формы стоит в самом документе, а не в отдельных письмах, иначе одни и те же вопросы придётся решать заново при каждом переводе.

Постоянная дистанционная работа

Это основная форма: сотрудник выполняет трудовую функцию дистанционно постоянно, и это условие закреплено в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Такой работник работает вне офиса на регулярной основе, а его взаимодействие с работодателем строится по правилам, описанным в положении.

Для постоянной формы особенно важно заранее решить вопросы оборудования, режима и отчётности: они не «приложатся» автоматически. Если руководитель не зафиксирует их в документах, каждый сотрудник будет трактовать их по-своему.

Временная непрерывная (до 6 месяцев)

Эта форма предполагает работу дистанционно непрерывно в течение срока, не превышающего шести месяцев. Она удобна для проектных задач, сезонной нагрузки или временных ограничений, когда переводить человека на постоянную удалёнку не нужно.

В положении для такой формы стоит указать максимальный срок, порядок его продления и условия возврата сотрудника на стационарное рабочее место. Неопределённость по срокам — частая причина споров: сотрудник считает перевод бессрочным, а работодатель — временным.

Временная периодическая

Третья форма — чередование работы в организации и вне её. Сотрудник периодически появляется на стационарном рабочем месте и периодически работает дистанционно. Такая форма встречается в гибридных графиках и требует особенно чёткого описания режима.

Здесь полезно закрепить, кто и как определяет периоды присутствия, как они согласуются и как учитывается рабочее время в удалённые дни. Без этого гибридный график превращается в источник постоянных уточнений между сотрудником, руководителем и кадрами.

Структура положения: обязательные разделы

Унифицированной формы закон не устанавливает, поэтому структуру работодатель определяет сам. Но по практике и по логике регулирования в положении должны быть разделы, которые закрывают весь жизненный цикл удалённой работы — от приёма до увольнения. Ниже — каркас, который можно брать за основу образца.

Каждый раздел решает свою задачу и отвечает на конкретный рабочий вопрос: как сотрудник оказался на удалёнке, как он получает задания и отчитывается, по какому режиму работает и что происходит при завершении отношений. Если хотя бы один блок пропустить, документ останется с пробелом, который придётся закрывать отдельным приказом или договором. Поэтому каркас удобнее собирать целиком, даже если часть формулировок ещё будет уточняться.

Общие положения и понятия

Раздел открывает документ и задаёт рамки: на основании каких норм он принят, на кого распространяется, какие понятия использует. Здесь же обычно указывают, что на дистанционных работников распространяется трудовое законодательство и локальные акты работодателя с учётом особенностей самого положения.

Если понятия не расшифрованы в начале, дальше придётся либо повторяться, либо оставлять формулировки двусмысленными. Короткий глоссарий в этом разделе — не формальность, а рабочий инструмент.

Формы и основания дистанционной работы

Здесь перечисляют формы удалённой работы и основания для каждой из них. Для постоянной это трудовой договор или дополнительное соглашение, для временного перевода по инициативе работодателя — исключительные случаи, предусмотренные ст. 312.9 ТК РФ.

Логика раздела простая: он отвечает на вопросы «как сотрудник оказался на удалёнке» и «на каком основании он там остаётся». Чем яснее это описано, тем проще обосновать перевод, если он оспаривается.

Порядок взаимодействия работника и работодателя

Это один из самых важных разделов. Он описывает, как стороны обмениваются документами и информацией: какие документы можно подписывать электронной подписью, где применяется электронный образ, в какие сроки работодатель обязан по запросу предоставить бумажные экземпляры.

Сюда же относят порядок постановки задач и получения отчётов: в каком виде сотрудник получает задание, когда и как отчитывается о выполнении. Без этого раздела взаимодействие с удалённым сотрудником держится на личных договорённостях.

Режим рабочего времени и отдыха

Раздел определяет, по какому режиму работает дистанционный сотрудник и как этот режим соотносится с правилами внутреннего трудового распорядка. Вариантов немного: режим может быть описан в договоре либо определяться ПВТР — важно, чтобы он был зафиксирован, а не оставался на усмотрение сторон.

Здесь же полезно указать порядок согласования отклонений: переработок, смены графика, выхода в выходной. Это снижает вероятность конфликтов при учёте рабочего времени.

Организация труда и охрана труда

В этом разделе описывают, каким оборудованием пользуется сотрудник, кто его предоставляет и кто отвечает за его состояние, а также какие требования охраны труда нужно соблюдать вне офиса. Охрана труда для удалённых работников не отменяется — она адаптируется.

Раздел напрямую связан с актом передачи оборудования: положение задаёт общие правила, а акт фиксирует конкретный список техники. Вместе они снимают спор «чей это ноутбук и кто его сломал».

Расторжение трудового договора

Помимо общих оснований ТК РФ, положение может предусматривать дополнительные основания для дистанционного работника. Классический пример — невзаимодействие с работодателем без уважительной причины в течение установленного срока (в разных положениях это три рабочих дня, иногда два).

Второе частое основание — смена сотрудником местности выполнения функции, если она мешает исполнять обязанности. В этом разделе стоит указать порядок направления копии приказа об увольнении на бумаге, если применить электронные документы невозможно.

Как оформить удалённую работу: трудовой договор и допсоглашение

Положение — это рамка, а отношения с конкретным человеком оформляются отдельными документами. Понять связку между ними проще всего через жизненный цикл: новый сотрудник приходит сразу на удалёнку, а действующий — переводится. От этого зависит набор документов.

Разница принципиальна: при приёме удалённые условия включают в сам договор, а при переводе меняют уже действующие условия отдельным соглашением. От выбранного варианта зависит, понадобится ли согласие работника и какие документы придётся подготовить. Ниже разбираем оба случая и то, как связать их с электронным документооборотом.

Трудовой договор о дистанционной работе

Если человек изначально принимается на удалённую работу, условие о дистанционном характере работы включается прямо в трудовой договор. В нём, помимо стандартных условий, фиксируют режим, порядок обеспечения оборудованием, порядок обмена документами и при необходимости особенности отчётности.

Договор не должен противоречить положению: локальный акт задаёт общие правила, договор их конкретизирует для человека. Если между ними возникает расхождение, разбираться придётся в первую очередь с текстом, подписанным обеими сторонами. Разобраться в условиях поставки и доступных режимах работы системы помогает раздел тарифы системы мониторинга.

Дополнительное соглашение при переводе

Когда сотрудник уже работает в офисе и переводится на удалёнку, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно меняет отдельные условия, не переписывая договор целиком: режим, место работы, порядок взаимодействия.

Отдельно стоит случай временного перевода по инициативе работодателя: в исключительных ситуациях, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ, согласие работника на перевод и изменение договора не требуется, а изменения в договор не вносятся. Это важная процессуальная деталь, которую не стоит путать с обычным переводом по соглашению сторон.

Электронный документооборот и электронная подпись

С дистанционным сотрудником удобно работать через электронный документооборот. Стороны обмениваются электронными документами, каждый из которых подписан электронной подписью или иным способом, позволяющим достоверно определить подписавшего. Для части бумаг закон допускает электронный образ документа — скан или фото.

Практическая деталь: по письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить ему бумажные экземпляры документов. Этот момент стоит закрепить в разделе о взаимодействии, чтобы потом не искать его в разных нормах.

Образец положения: готовый шаблон и типовые формулировки

Унифицированной формы нет, поэтому готовый образец удобно взять за основу и адаптировать под свою организацию. В шаблоне уже есть правильная последовательность разделов: общие положения, формы и основания, порядок взаимодействия, режим рабочего времени, организация труда и охрана труда, расторжение договора. Такой каркас подходит и небольшой компании, и крупному учреждению — меняется только детализация.

Типовые формулировки экономят время, но не отменяют проверки: перед утверждением сверьте разделы между собой и с трудовыми договорами, убедитесь, что в документе нет противоречий, а сотрудники будут ознакомлены с ним под подпись.

Акт передачи оборудования: компьютер и ноутбук сотруднику

Один из самых конфликтных участков удалённой работы — техника. Работает сотрудник на своём ноутбуке или на выданном, кто отвечает за ремонт, что будет, если техника выйдет из строя, куда она возвращается при увольнении. Все эти вопросы снимает акт передачи оборудования.

Логика документа простая: в нём фиксируют конкретное имущество, которое работодатель передал сотруднику, — модель, серийный номер, состояние на момент передачи. Акт подписывают обе стороны, он становится приложением к договору или к локальному акту.

Помимо техники, в акте отражают порядок возврата: в какие сроки и в каком виде оборудование должно вернуться к работодателю при окончании работы. Это особенно важно при временных формах — человек возвращается в офис, а с ним и техника. Без акта возврат держится на памяти сторон.

Контроль дистанционных работников: что можно закрепить в положении

Контроль — тот раздел, который в типовых образцах часто отсутствует или описан одной строкой. А между тем именно он отвечает на главный вопрос руководителя: как убедиться, что работа идёт, не скатываясь в тотальную слежку. Грамотное положение описывает контроль как управленческий процесс, а не как погоню за нарушениями.

Идея проста: правила контроля нужно раскрыть в том же документе, что и правила работы, — тогда сотрудник знает о них заранее и они не выглядят как скрытый надзор. Дальше контроль строится на трёх опорах: учёт рабочего времени, отчётность и, при необходимости, технические средства фиксации активности.

Учёт рабочего времени и режим работы

Первый уровень контроля — прозрачный учёт рабочего времени: табель, фиксация начала и окончания работы, переработки и отсутствия. Для дистанционного сотрудника это строится на зафиксированном режиме и понятных правилах, а не на догадках.

Важно заранее ответить, какие отклонения считаются требующими внимания и как они согласуются с гибким графиком. Единичное отклонение — не повод для вывода, значимая картина складывается из данных за период.

Отчётность и взаимодействие

Второй уровень — отчётность и регулярное взаимодействие: как сотрудник ставит руководителя в известность о ходе работы, в какой форме отчитывается, как быстро отвечает. Это самый естественный вид контроля, который не требует технических средств и опирается на обычный рабочий процесс.

В положении полезно описать периодичность отчётов и канал связи. Тогда вопрос «почему сотрудник не отвечает» решается не интуитивно, а по заранее согласованным правилам.

Цифровые средства фиксации активности

Третий уровень — цифровые средства фиксации активности. Сюда относятся снимки экрана, данные о запущенных программах и посещённых сайтах, учёт активности в системе. Такие данные дают дополнительный контекст рабочего дня, когда отчётности и учёта времени недостаточно.

Ключевое правило: фиксация активности — это дополнительный контекст, а не единственное доказательство результата. Система мониторинга показывает, чем был занят экран, но не заменяет оценку задач по срокам и качеству. Контроль дистанционных работников работает, когда технические данные сопоставляются с задачами и результатом, а не подменяют их.

Правовые аспекты контроля удалённых сотрудников

Контроль на удалёнке упирается в право, а не только в технику. У руководителя есть законная возможность контролировать исполнение трудовых обязанностей, но у этой возможности есть границы, и их нужно описать в положении. Иначе даже обоснованный контроль можно оспорить.

Разберём три ключевых момента: согласие сотрудника, минимизацию данных и то, как использовать собранные данные в рамках ТК РФ.

Согласие сотрудника и 152-ФЗ

Мониторинг активности связан с обработкой персональных данных, а значит, попадает под 152-ФЗ. Сотрудника нужно заранее и понятно уведомить о том, какие данные собираются, зачем и как долго хранятся, и получить согласие на обработку данных.

Правильная последовательность — сначала ознакомить с положением и локальными актами о контроле, потом получить согласие, а уже затем включать фиксацию. Скрытое наблюдение без уведомления и согласия недопустимо, и положение должно это прямо исключать.

Границы мониторинга и минимизация данных

Второе ограничение — минимизация данных и границы контроля. Собирать нужно только то, что действительно нужно для рабочих задач, и не выходить за рамки трудовых отношений. Снимок экрана и мониторинг активности относятся к рабочему времени и рабочему устройству, а не к личной жизни сотрудника.

Как использовать данные без нарушения ТК РФ

Третье — порядок использования данных. Данные контрольных систем могут служить материалом для разбора ситуации и восстановления последовательности действий, но не являются единственным основанием для решения о сотруднике. Оценку всегда делают вместе с задачами, сроками и результатом.

Если данные показывают регулярные отклонения, правильный порядок — сначала проверить контекст (совещание, звонок, работа вне компьютера), затем обсудить с сотрудником и только затем принимать управленческое решение в рамках ТК РФ. Положение стоит дополнить этим принципом: он защищает и сотрудника, и работодателя.

Что можно закрепить в положении о контроле

Прежде чем выбирать формулировки, полезно сопоставить, какие данные о работе вообще доступны и что из них допустимо зафиксировать в локальном акте. Таблица показывает логику законного контроля.

Вывод: контроль в положении строится не как отдельная система слежки, а как набор правил, сопоставимых с задачами и результатом. Данные мониторинга дополняют управленческую оценку, но не подменяют её.

Частые ошибки при составлении положения

Большинство проблем с положением возникает не из-за сложности права, а из-за нескольких типичных упущений. Вот они — в порядке частоты.

• Пропущен раздел о контроле. В положении расписаны формы и режим, а про фиксацию активности нет ни слова. В результате правила контроля нигде не закреплены, и при споре опереться не на что. Что делать: заранее добавить раздел о контроле с уведомлением и согласием.

• Нет отсылки к правовой базе. Документ начинается сразу с правил, без ссылок на гл. 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ. Что делать: указать нормы в преамбуле — это укрепляет документ.

• Смешаны положение и трудовой договор. В локальный акт переносят оклады и индивидуальные условия, которыми он не должен заниматься. Что делать: оставить в положении общий порядок, а личные условия — в договоре.

• Не описано взаимодействие и ЭДО. Непонятно, какие документы подписываются электронной подписью, а где нужен бумажный экземпляр. Что делать: прописать порядок обмена документами и электронные образы.

• Забыли про оборудование. Технику выдают без акта, и при увольнении неясно, чей это ноутбук. Что делать: ввести акт передачи оборудования.

• Контроль без согласия. Фиксацию активности включают до уведомления сотрудника. Что делать: сначала ознакомить с ЛНА и получить согласие по 152-ФЗ, затем включать контроль.

• Не указаны дополнительные основания увольнения. Положение не упоминает невзаимодействие и смену местности. Что делать: перечислить дополнительные основания, допустимые для дистанционного работника.

Чек-лист: готово ли ваше положение

Быстрая проверка перед утверждением документа. Если хотя бы часть пунктов не выполняется, положение стоит доработать.

• Правовая опора указана. В преамбуле есть ссылки на главу 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ.

• Понятия расшифрованы. Дистанционная работа, дистанционный работник, ЭДО и электронная подпись объяснены в начале.

• Формы работы разведены. Постоянная, временная непрерывная и периодическая описаны отдельно.

• Взаимодействие описано. Документы можно подписывать электронно, предусмотрены бумажные экземпляры по запросу.

• Режим закреплён. Часы работы и отдыха зафиксированы в договоре или ПВТР.

• Оборудование учтено. Есть акт передачи техники с порядком возврата.

• Контроль описан законно. Указаны учёт времени, отчётность и средства фиксации активности.

• Согласие оформлено. Есть уведомление и согласие на обработку данных по 152-ФЗ.

• Основания увольнения перечислены. Включая дополнительные, допустимые законом.

Итоги: что важно знать о положении о дистанционной работе

Положение о дистанционной работе — это рамка, которая превращает устные договорённости об удалёнке в единые правила для всей компании. Оно опирается на главу 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ, описывает формы работы, взаимодействие, режим, оборудование, охрану труда и расторжение договора, а индивидуальные условия остаются в трудовом договоре и дополнительном соглашении.

Отдельного внимания заслуживает раздел о контроле. Именно он отвечает на вопрос руководителя, как убедиться, что удалённая работа идёт, — и при этом остаётся в правовых рамках. Контроль в законном положении строится на уведомлении и согласии по 152-ФЗ, минимизации данных и принципе «данные не заменяют оценку задач».

Если вы сейчас только переводите команду на удалёнку, начните с каркаса: понятия, формы, взаимодействие, режим, оборудование, расторжение и контроль. Такой документ снижает риск трудовых споров и делает правила понятными и для сотрудников, и для руководителя.

Частые вопросы

15 октября | 15:00

ВЕБИНАР ОТ ТОТАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ К ЭКОЛОГИЧНОЙ СИСТЕМЕ САМООРГАНИЗАЦИИ КОМАНДЫ

Расскажем о том, как экологично внедрить систему мониторинга и извлечь из этого пользу не только руководителям, но и сотрудникам.

Вас ждут взрывные идеи и ценные подарки, регистрируйтесь!

Зарегистрироваться