7 способов повышения продуктивности работы сотрудников
Даже у самых успешных команд иногда возникают сложности, которые отрицательно сказываются на эффективности труда. Продуктивность персонала снижается из-за бесполезных совещаний, большого количества непрочитанных писем, отсутствия общения с коллегами в процессе реализации совместных проектов и других факторов.
В статье перечисляются семь способов повышения качества и скорости работы коллектива. После их применения на практике команда станет трудиться продуктивнее, а вы научитесь эффективно управлять проектами.
Как повысить результативность подчиненных
Чтобы коллектив трудился продуктивнее, придется:
Отказаться от постоянных совещаний
Суть одной фразы знаменитого публициста Дэйва Барри заключается в следующем: из-за регулярных собраний и планерок люди не могут раскрыть потенциал.
Если проводить совещания реже, продуктивность труда повысится. Конечно, не следует совсем отказываться от собраний. Иногда они будут полезными: например, при наличии четкого перечня вопросов и регламента, приглашении только нужных людей и проведении разговора по существу. Однако во многих компаниях наблюдается обратная картина.
При отсутствии конкретного плана собрание проходит бесцельно. Персонал теряет время, которое он мог бы затратить на решение текущих задач. Согласно результатам исследования, из 200 топ-менеджеров только 17% подтверждают продуктивное использование рабочего времени на подобных встречах.
Многие руководители проводят планерки по привычке. А ведь информацию можно донести до персонала другими способами. Например, путем рассылки электронных писем или сообщений в мессенджерах.
Перед проведением совещания удостоверьтесь, что в этом есть необходимость. Устройте день без собраний: пусть подчиненные посвятят его работе над проектами. Результатом станет повышение продуктивности их труда.
Увеличить пользу от совещаний
Чтобы собрания стали полезными и результативными, необходимо:
- Подготовить заранее план проведения встречи и перечень задач для обсуждения. Ознакомить участников с содержанием совещания, его целью, дополнительными материалами. Все должны понимать, о чем будет идти речь. Исключить вероятность развития дискуссий на другие темы.
- Разработать правила, в соответствии с которыми будет проходить совещание, и рассказать о них участникам. Стандарты должны быть едиными для встречи любого формата — личной или виртуальной. Ввести определенный порядок действий: когда включить видеосвязь, где разместить ноутбуки, кто за кем выступает.
- Вести протокол для записи поручений, сроков выполнения и ответственных. Лучше, если документ будет электронным.
- Интересоваться мнением коллег. Уточнять, насколько важны эти совещания. Бесполезные встречи лучше заменить информированием в электронном виде. Например, рассылать отчеты о статусе проекта на почту.
Расставлять приоритеты
Большинство вопросов, которые ежедневно решает персонал — важные и срочные. Чтобы наладить работу команды, необходимо определить степень влияния той или иной задачи на цели компании. Это поможет расставить приоритеты. Сначала следует реализовывать краткосрочные цели, а затем — ориентированные на перспективу. Вопросы, которые не имеют отношения к масштабным планам предприятия, можно и не решать.
Чтобы сотрудник стал мотивированным, он должен понимать связь своей задачи с целями организации.
Избавляться от неприоритетных дел
Данные последних исследований свидетельствуют о перегруженности 85% сотрудников. 42 работника из 100 жалуются на негативную атмосферу в команде из-за большого объема задач, которые они выполняют.
Благодаря грамотному распределению трудовой нагрузки повышается продуктивность и поднимается моральный дух членов коллектива. Отмените или перенесите выполнение низкоприоритетных задач. Или сократите количество времени на их реализацию.
Сначала необходимо оценить общую картину и разделить задачи на важные и второстепенные:
- отложите вопросы, которые не относятся к глобальной цели компании;
- выполните важные дела, остальные оставьте на потом;
- если у сотрудника в плане есть две срочные важные задачи, передайте одну из них свободному члену команды или наймите дистанционных работников;
- вопрос, который нельзя делегировать и не выполнить, решите в первую очередь без совещаний по этому поводу.
Особенности управления загрузкой команды
Сначала оцените объем работы и определите эффективность отделов. Сделайте это с помощью специальных сервисов для мониторинга степени загрузки каждого члена команды, например, «ИНСАЙДЕРа». Система покажет аналитику по группам и конкретным сотрудникам.
Затем составьте список задач и распределите их среди подчиненных с учетом производительности коллектива. Данные, которые соберет «ИНСАЙДЕР», помогут держать нагрузку под контролем.
Согласно результатам зарубежных исследований, в течение пяти рабочих дней можно выполнить максимум три глобальные задачи. Поэтому неделю следует начинать с их выявления. Первой должна быть основная стратегическая задача. Второй — более легкая для оперативного завершения. Третьей — та, которая поддерживает текущую деятельность.
Учитывать сильные стороны подчиненных
Все люди разные, и к каждому нужен свой подход. Например, одни сотрудники тщательно составляют отчеты, а другие избегают таких монотонных задач.
Необходимо выяснить, кто из членов команды лучше остальных справляется с тем или иным видом деятельности. Если поручите подчиненным делать то, что им нравится, то оптимизируете работу. Ведь в таком случае человек будет трудиться качественнее и быстрее.
Предварительно составить план действий
Определите, когда и кто именно будет выполнять ту или иную задачу. Благодаря четкой системе вы избавитесь от необходимости спонтанно решать вопросы и перестраиваться на ходу.
У каждого проекта должен быть план реализации. Так вы сможете определять сроки выполнения этапов, а сотрудники будут понимать, за что они отвечают, какой объем задачи уже выполнили, над чем работают сейчас.
В план проекта включите следующие пункты:
- цель;
- оценка успеха;
- участники и их сфера ответственности;
- бюджет;
- этапы и результаты;
- время выполнения.
Объединение проектов в одну программу позволит эффективно распределить время команды. Чтобы ничего не потерять, используйте специальные сервисы, например, «Битрикс24».
Определить назначение каждого информационного канала
Офис — это комплекс средств коммуникации. Чтобы они работали эффективно, сотрудники должны знать, в каких случаях, как и чем пользоваться. В распоряжении некоторых работников находится более 10 приложений для взаимодействия. Люди, которые постоянно переключаются между программами, быстро утомляются и медленно ищут информацию.
Разберитесь с назначением каждого канала. Для работы с клиентами и поставщиками используйте электронную почту, обсуждения повседневных вопросов с коллегами — мессенджеры, постановки новых задач — Битрикс24.
Откажитесь от приложений, функции которых уже выполняет та или иная программа. Количество инструментов сократится, а те, которые останутся, будут использоваться продуктивнее.
Как повысить эффективность команды
Рост продуктивности — непрерывный процесс. Для его упрощения пользуйтесь специальными программами и инструментами. С их помощью вы определите точки роста и улучшите показатели каждого подчиненного. После освоения всех методик руководителем и командой высокая эффективность станет частью трудовой деятельности компании.