Система учета рабочего времени: что это такое и в чем ее польза

Преимущества СУРВ

Программные решения для учета рабочего времени полезны в различных отраслях. Руководители компаний среднего и крупного размера применяют их для оптимизации всех бизнес-процессов. Основные преимущества таких систем заключаются в следующем:

• Начальник может видеть, чем занимается подчиненный в конкретный момент.


• Специалисты в области информационных технологий могут отслеживать сбои в работе программного обеспечения, восстанавливать сведения и пароли, которые случайно удалили.


• Если в компании имеется конфиденциальная информация, система поможет выяснить, кто из персонала нарушает требования безопасности.

Помимо этого, использование таких систем позволяет не заполнять бумажные учетные журналы, книги, тетради унифицированной формы. Также не придется выполнять эту работу вручную в документах doc и xsl в «Ворде» или «Экселе». Это существенно уменьшит нагрузку на сотрудников отдела кадров. При ручном заполнении ведомостей или форм специалисту необходимо тщательно проверять правильность внесения данных, так как эта информация нужна для расчета размера оплаты труда. Особенно это важно в случае с почасовой ставкой. Но также это влияет и в других ситуациях, например, при определении величины доплаты до МРОТ при суммированном учете времени. В случае с бумажной документацией положение осложняется тем, что учетный листок проблематично править.

Применение СУРВ существенно упрощает эту часть работы кадровиков и бухгалтеров. Достаточно настроить программу под особенности своей организации, например, поденный или суммарный (суммированный) вид учета рабочего времени и сменный, нормированный или ненормированный режим труда.

Современные СУРВ готовы предложить автоматическое определение посещаемости, регистрацию времени прихода и ухода. Рассчитать размер оплаты труда с учетом выходных, отпусков, переработок или определить число часов, которые сотрудник должен отработать, становится гораздо проще.

Программы контроля активируются в рабочие часы. При необходимости можно настроить определенный график или режим круглосуточного мониторинга. Обслуживание такого программного обеспечения не требует наличия специальных единиц в штате.

Как руководитель вы будете понимать, чем занимается команда в каждый момент времени

Одним из наиболее эффективных решений для учета рабочего времени является система ИНСАЙДЕР. Она запускается автоматически при включении компьютера и отслеживает активность каждого члена команды. К примеру, если более пяти минут не происходит никаких действий с мышью или клавиатурой, система дает старт счетчику бездействия.

Решение классифицирует всю активность сотрудников на продуктивную и непродуктивную. Это значит, что просто находиться за ПК или, например, открыть таблицу Excel и периодически шевелить мышкой недостаточно, необходимо заниматься рабочими задачами.

Основная цель программы — повысить производительность персонала без вреда для атмосферы в коллективе: у членов команды не должно быть ощущения тотальной слежки. Для освоения системы ИНСАЙДЕР хватит пяти минут свободного времени: нужно только изучить интерфейс активности, настройки, группировки и регламенты.

При этом очевидно, что польза от решения колоссальная: вы сможете более эффективно контролировать деятельность персонала в рабочие часы. На сегодня на рынке нет более действенного инструмента для решения этой задачи.

Для чего бизнесу система учета рабочего времени

Современные EMS играют важную роль в управлении компанией и обеспечении ее успешности. Вот несколько ключевых причин, почему внедрение таких систем становится необходимым для организаций:

• Повышение дисциплины и производительности труда. Понимание, что их действия отслеживаются, вынуждает сотрудников быть более сосредоточенными и организованными. Это уже в какой-то степени приводит к улучшению общей продуктивности.


• Защита конфиденциальной информации. Системы учета рабочего времени помогают выявлять любую нецелевую деятельность сотрудников. К ней относится не только относительно безобидный просмотр развлекательного контента, но и несанкционированный доступ к чувствительным данным. Это позволяет предотвратить утечки информации и потенциальные убытки.


• Анализ и оптимизация процессов. Подробные отчеты о работе сотрудников позволяют выявить узкие места в управлении и определить, какие задачи требуют больше времени. Это дает возможность руководству оптимизировать процессы и перераспределить ресурсы.


• Снижение нагрузки на менеджмент. Автоматизированные системы освобождают менеджеров от необходимости постоянно проверять выполнение задач. Это позволяет им сосредоточиться на стратегических аспектах управления.


• Мониторинг в реальном времени. Возможность отслеживать действия сотрудников в онлайн-режиме позволяет быстро реагировать на изменения и проблемы, которые могут возникнуть в процессе работы.

Как руководитель вы будете понимать, чем занимается команда в каждый момент времени, и сможете своевременно перераспределить задачи, если увидите, что кто-то не справляется.

Ключевые возможности СУРВ

Теперь перейдем к наиболее интересным аспектам — какие функции предлагает современное программное обеспечение для контроля рабочего времени и мониторинга действий персонала. Стандартный набор возможностей в большинстве современных систем управления временем схож:

• Наблюдение за экранами в режиме реального времени. Администратор может подключиться к любому компьютеру в офисе и увидеть то, что отображается на мониторе подчиненного. Сюда относится информация о запущенных приложениях и вкладках браузера, тексте, который вводился в определенный момент, а также длительность отсутствия сотрудника на рабочем месте.


• Анализ активности. Практически каждая система учета рабочего времени ведет мониторинг продолжительности визитов в различные приложения. Этот инструмент полезен не только для выявления неэффективных сотрудников, но и для анализа бизнес-процессов. Например, можно заметить, что подчиненные тратят слишком много времени на обработку входящих писем.


• Снимки экрана и видеозапись. Эти действия могут выполняться как по запросу начальства, так и автоматически по расписанию (в определенное время или через заданные промежутки). Функция особенно актуальна для детального анализа работы отдельного подчиненного, например, если есть подозрения, что он «сдает» информацию конкурентам.


• Автоматическое табелирование. Здесь все достаточно просто: система фиксирует статистику использования рабочего ПК. Учитывается время включения и выключения устройства, перехода в режим сна, а также временные затраты на различные задачи. Такой табель учета — это самый простой метод оценки активности каждого сотрудника, который позволяет выделить наиболее деятельных сотрудников. Заполнить его несложно благодаря инструментам автоматизации: основную часть информации программа введет сама.


• Аналитика данных. Эта функция является обязательной для любой качественной системы учета времени — автоматическое составление отчетов на основе собранной информации. СУРВ компонует всю статистику по каждому работнику в его личной карточке. Информация оформляется в наглядные графики. По ним можно увидеть, в какие периоды персонал проявляет наибольшую активность. Система позволяет настраивать отчетность: получать ежедневную сводку или, например, просматривать данные за определенную дату.

В самых продвинутых решениях можно встретить и такие функции, как кейлоггер (перехват нажатий кнопок на клавиатуре) и автоматические оповещения. Последние особенно полезны для того, чтобы вернуть в рабочее русло сотрудника, который отвлекся. Звонок руководителя или стук в дверь могут выглядеть для персонала слишком резко, тогда как уведомление от программы будет ощущаться более мягко.

Дополнительные возможности систем учета рабочего времени

Многие СУРВ прошли путь от простых тайм-трекеров до полноценного инструментария для руководителей. Такие решения предоставляют расширенные функции:

• Дистанционное управление ПК. Можно подключиться к любому компьютеру с установленным программным обеспечением, в том числе получить доступ к мыши и клавиатуре. Это удобно для оказания помощи в решении сложных вопросов. Особенно это актуально, если часть команды работает удаленно или когда необходимо узнать о деятельности сотрудника без предварительного уведомления.


• Коллтрекинг. Опция записи и аналитики звонков очень полезна для начальников отделов продаж: помогает оценить качество общения специалистов с клиентами, выявить возможные ошибки и скорректировать стратегию взаимодействия с аудиторией.


• GPS-мониторинг. Эта функция полезна для контроля за теми членами команды, которые часто бывают в разъездах. Вы всегда сможете узнать местоположение подчиненных в данный момент и их маршруты.


• Защита конфиденциальных данных. В некоторых СУРВ предусмотрен функционал DLP-систем, которые предоставляют полный контроль над информационным трафиком внутри компании. Например, если кто-то попытается загрузить базу данных на флешку без вашего разрешения, система немедленно уведомит вас об этом.


• Интеграция с другими сервисами. Если вы используете менеджеры задач, CRM и другие инструменты автоматизации и аналитики, имеет смысл найти такую систему учета рабочего времени, которая будет совместима с этими решениями.

Топ-7 эффективных СУРВ

Среди множества EMS-систем мы отобрали несколько, которые наиболее удобны для начальников и учитывают специфику российского бизнеса:

• ИНСАЙДЕР. Эта комплексная система мониторинга работы сотрудников позволяет отслеживать присутствие подчиненного на рабочем месте, фиксирует содержание трудовой смены, выполняет скриншоты мониторов в случае нарушений политики безопасности компании и контролирует передвижения мобильного персонала. Также стоит отметить, что решение устанавливается на платформе «1С-Битрикс» и поддерживает интеграцию с «Битрикс24».


• Kickidler. Это мощная программа с поддержкой «Битрикс24». В ней предусмотрен интерфейс самоконтроля, который дает возможность подчиненным отслеживать свою личную эффективность. Также имеются инструменты для проверки качества работы, фильтры по программам и веб-ресурсам. В системе также ведется автоматический мониторинг нарушений.


• CrocoTime. Основное назначение этого незамысловатого, но удобного сервиса — планирование рабочего времени. Он собирает развернутую статистику активности каждого члена команды и оценивает затраты времени на различные проекты.


• Bitcop Security. Этот инструмент хорошо подходит для работы с фрилансерами. Он совместим с Active Directory, дает возможность устанавливать разные права доступа для пользователей и ведет детальную статистику активности в интернете и запросов в поисковых системах.


• Yaware.TimeTracker. Одно из наиболее простых в настройке и использовании решений. Оно регистрирует присутствие сотрудников за служебным ПК, общий процент времени, которое потрачено на рабочие задачи, в том числе вне компьютера. Также есть возможность делать видеозаписи с веб-камеры и скриншоты. Система может интегрироваться с Битрикс24 и Jira.


• Стахановец. Ключевые функции сервиса включают контроль присутствия и активности персонала, учет опозданий, построение графа связей между всеми сотрудниками, а также перехват изображений с рабочего стола и разговоров в Skype и Viber.


• Staffcop. Эта EMS-система направлена на обеспечение усиленной информационной безопасности, выявление рисков и неблагонадежных сотрудников.

Согласно исследованию TOP10VPN, в англоязычном сегменте в списке наиболее популярных систем управления рабочим временем лидируют решения от Hubstaff, Time Doctor и FlexiSPY. Сервис Kickidler пользуется спросом среди российских разработчиков. Относительно молодой игрок на рынке — ИНСАЙДЕР — имеет большие перспективы для дальнейшего развития.

Как подобрать СУРВ

При выборе подходящей системы учета рабочего времени следует рассмотреть пять важных аспектов:

• Стоимость. Важно не стремиться сэкономить здесь и сейчас, а здраво оценить потребности своего бизнеса. Например, для большой организации более выгодно будет купить корпоративную лицензию, когда за одну плату проводится подключение любого количества ПК. Также стоит учитывать, можно ли скачать бесплатную пробную версию и насколько гибкая тарифная сетка, есть ли возможность выбирать периодичность подписки: годовая оплата, поквартальная или раз в месяц.


• Функционал. Этот аспект зависит от специфики бизнеса. Если предприятие занимается производством и компьютеры там установлены только в бухгалтерии и отделе продаж, ей может подойти простой табельный лист от Yaware. В то же время IT-организациям потребуются более продвинутые инструменты.


• Хранение данных. Есть два варианта: On-Cloud и On-Premise. В первом случае данные размещаются в облаке, которое предоставляет разработчик. Это проще по настройке, но создает уязвимости для корпоративной информации. Второй вариант — хранение данных на локальном сервере. Это надежнее, но потребует дополнительных ресурсов на оборудование.


• Техническая поддержка. Лучше, чтобы она была круглосуточной и бесплатной. Некоторые вендоры могут взимать отдельную плату за премиум-поддержку, которая включает решение сложных технических вопросов. Проясните этот вопрос перед покупкой СУРВ.


• Отзывы. Помогут вам составить мнение о плюсах и минусах различных систем. Лучше искать отзывы на независимых площадках, таких как Startpack и Capterra.

После этого можно перейти к более мелким нюансам выбора, например, определиться по поводу различных механизмов дистанционного контроля — через VPN, RDP или напрямую.

Как внедрить СУРВ

В своем отношении к системам учета рабочего времени сотрудники делятся на две группы — противники и сторонники. В числе последних ожидаемо находится начальство разного уровня. Противники — это обычные работники, которые воспринимают установку подобного программного обеспечения на свои устройства как вмешательство в личную жизнь. Важно понимать, что недовольство со стороны сотрудников в данном положении — это вполне вариант нормы. Новшества зачастую вызывают страх на психологическом уровне.

Поэтому начальству необходимо действовать с максимальной осторожностью. Резкое внедрение таких систем контроля может привести к недовольству и конфликтам в коллективе. Рассмотрим ловушки, в которые важно не попасться руководству при установке и использовании СУРВ.

Ошибки, способные вызвать массовые увольнения

• Недостаток прозрачности. Есть немало руководителей, которые считают допустимым скрыто следить за своими сотрудниками. Это касается установки программного обеспечения для наблюдения, чтения электронной почты, изучения сообщений в мессенджерах и использования веб-камер для слежки. Однако рано или поздно информация о подобной практике становится известной. Это не приводит ни к чему хорошему, такие действия даже могут быть признаны незаконными.


• Отсутствие обсуждения. Даже если вы уведомили сотрудников о внедрении средств контроля, это не гарантирует отсутствие недовольства. Важно не просто сообщить о введении нового софта, но и объяснить причины этого шага, а также рассказать о целях, которые компания собирается достичь с помощью такого ПО. Хорошо, если акцент будет сделан на преимуществах для самих работников, это поможет создать более позитивное восприятие. Плохо, когда новость о появлении СУРВ подается коротко и в форме приказа.


• Нехватка технической поддержки. Предположим, вы позаботились о правильном оформлении вашей СУРВ с точки зрения законодательства и объяснили персоналу ее преимущества. Однако в начале использования любого ПО возникают технические вопросы: как запустить программу, куда нажать и что сделать для корректной работы? Подчиненные должны иметь четкую пошаговую инструкцию, как использовать новую систему. В противном случае они могут допускать ошибки, что в долгосрочной перспективе снизит эффективность нововведения. Поэтому важно сразу организовать обучение для сотрудников.


• Недостаток информации. Этот аспект касается конечных результатов внедрения системы. Часто руководители не спешат делиться итогами мониторинга с персоналом. Неизвестность создает напряженную атмосферу. Вы только выиграете, если будете предоставлять обратную связь — расскажете, что показала система, какие изменения планируются в результате.


• Игнорирование возражений. Даже при самом тщательном подходе недовольство все равно будет возникать — это следует принять как данность. Существуют сотрудники, которые сопротивляются любым новшествам и подстрекают других к конфликтам, это их образ мышления. Если недовольство проявляет ценный работник, который имеет хорошую репутацию у руководства, стоит задуматься о причинах его поведения и о том, что можно улучшить. Необходимо проработать каждое возражение. В крайнем случае можно обратиться к Трудовому кодексу России, который учитывает интересы как сотрудников, так и работодателей.

Если вам удастся избежать вышеупомянутых ошибок или своевременно их устранить, вы сможете не только понять, на что именно расходуют рабочее время ваши подчиненные, но и получить полезный инструмент для повышения их мотивации.

Инсталляция системы учета рабочего времени

Принять наличие контроля как неизбежность — сложно для любого человека. Даже если сотрудник работает добросовестно и служит образцом соблюдения регламента, попытки мониторинга все равно могут восприниматься негативно.

Помимо устранения распространенных ошибок при внедрении системы учета рабочего времени, важно сделать использование программы максимально удобным для персонала. Подчиненные будут относиться к новому программному обеспечению с большей лояльностью, если они поймут, что:

• Не будет манипуляций с данными. Система внедряется для реального повышения производительности, а не для того, чтобы выставлять отдельных работников в негативном свете или искать поводы для их увольнения.


• Контроль за сотрудниками не осуществляется постоянно, а также не предусмотрены наказания за каждое зафиксированное нарушение. Поддерживать высокий уровень продуктивности в течение всего рабочего времени невозможно для любого человека. Сам факт наблюдения создает давление и приводит к усталости. Страх, что личные данные могут оказаться у посторонних лиц, вызывает у сотрудников чувство тревоги и протест.


• Программное обеспечение не оказывает негативного влияния на работу личных ноутбуков и компьютеров. Постоянные сбои техники вызывают раздражение. Осознание того, что эти проблемы связаны с введением системы контроля, воспринимается как наплевательское отношение начальства и вызывает негативные эмоции.

ИНСАЙДЕР — это гибкий, прозрачный и эффективный сервис мониторинга. Это подтверждают отзывы наших партнеров, которые уже интегрировали его в свои рабочие процессы. Решение функционирует незаметно, не отвлекает персонал всплывающими уведомлениями. Оно автоматически собирает статистические данные и проводит подробный анализ информации. Система объективна: влияние человеческого фактора не допускается.

Законность использования сервисов мониторинга

Многие интересуются, легально ли применять системы учета рабочего времени и другие средства контроля за персоналом. Однако переживать по этому поводу не стоит: согласно законодательству, вы имеете право устанавливать на принадлежащие вашей компании компьютеры любые необходимые программы.

Существует только один нюанс — он касается персональных данных, которые вы собираете с помощью такого софта. Чтобы избежать возможных трудностей, следует:

• Открыто уведомить работников о внедрении системы ESM, объяснить ее функциональность и причины запрета на использование личных мессенджеров и социальных сетей на рабочих ПК.


• Подготовить дополнительное соглашение о контроле и включить его в трудовой договор. Каждый подчиненный должен письменно подтвердить ознакомление с новыми правилами.

Заключение

Современные СУРВ очень разные по мощности и функционалу — от небольшой утилиты до комплексных систем, таких как ИНСАЙДЕР. Польза от систем учета рабочего времени очевидна. Однако руководителю важно помнить, что контроль должен производиться с умом. Соблюдайте принципы открытости и уважения к своей команде, когда решите автоматизировать процесс учета рабочего времени. Помните: чем более прозрачными будут ваши действия, тем ниже риск возникновения конфликтов с коллективом в будущем.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных