Что такое task manager и в чем его особенности
Task manager — это инструмент, который позволяет управлять проектами. С помощью таск-менеджера руководство ставит задачи подчиненным и контролирует правильность их выполнения, организует и упрощает трудовой процесс. Из статьи вы узнаете об особенностях программ этого типа.
Что такое таск-менеджер
Благодаря инструменту руководитель точно знает, кто из членов команды отвечает за выполнение той или иной задачи и на какой стадии выполнения находится работа. На рынке представлено большое количество таск-менеджеров для разных ОС, в том числе для Android, Mac, iOS и Windows. Также некоторые сервисы реализованы в формате веб-приложений.
Например, команде разработчиков необходимо создать новое решение. Сначала они разбивают проект на промежуточные задачи и распределяют их между специалистами. Далее каждый отмечает начало и окончание выполнения своего этапа и указывает, чего ему не хватает для продолжения работы.
Менеджер проекта просто контролирует все процессы и не тратит время на совещания с подчиненными. После открытия программы на компьютере или смартфоне он видит, на какой стадии находится проект.
Особенности работы
После внедрения ПО следует выполнить следующие шаги:
-
Поставить задачи перед подчиненными. Это позволит исключить необходимость проведения совещаний и личного общения с каждым специалистом.
-
Определить исполнителей задач. Далее таск-менеджер начнет отправлять указания специалистам и присылать руководству отчеты о ходе выполнения работ.
-
Установить дедлайн. Таск-менеджер проконтролирует соблюдение оговоренных сроков и отправит уведомление тем сотрудникам, которые их нарушают.
Правила выбора ПО
Все таск-менеджеры позволяют ставить новые задачи и фиксировать выполненные. Отличие одного сервиса от другого заключается в наличии тех или иных возможностей — канбан-доски, интеграции с IP-телефонией и т. д.
Специалисты выделяют 5 критериев оценки менеджеров задач:
-
Удобство использования. От параметра зависит скорость адаптации команды к программе и желание ее дальнейшего применения. Если вы регулярно просматриваете документацию разработчика и видеообзоры, чтобы понять правила постановки задач или особенности изменения сроков, значит, этот task manager вам не подходит.
-
Учет времени. Лучшим выбором будет тайм-трекер со встроенным менеджером задач. Инструмент помогает руководителю оценивать эффективность сотрудников, даже если они не получают почасовую оплату. Благодаря task manager персонал находится под постоянным контролем: начальники ведут учет времени, которое подчиненные тратят на выполнение тех или иных задач.
-
Интеграции. Task manager не станет заменой мессенджеру или личному календарю. Но интеграции — платные и бесплатные — помогут подключить любое необходимое приложение к таск-менеджеру.
-
Отчетность. Благодаря инструменту с такой функцией вы подсчитаете ROI или маржу, спрогнозируете загрузку команды и оцените продуктивность работы.
-
Техподдержка. От этого критерия, как и от параметра удобства использования, зависит скорость адаптации команды и желание работать с инструментом.
ТОП-5 сервисов для управления задачами
Asana
С помощью инструмента вы разделите проекты на маленькие этапы и проконтролируете их выполнение, отследите сроки и оцените результаты работы.
Плюсы:
-
бесплатное подключение до 15 пользователей;
-
понятный интерфейс;
-
интеграция с Dropbox, Evernote, Slack и другими решениями.
Минусы:
-
не поддерживает русский язык;
-
дорого стоит: премиум-версия для одного пользователя — 24,99$ в месяц при оплате раз в год и 30,49$ при оплате раз в месяц;
-
не работает без подключения к интернету.
Для ознакомления с тарифными планами и скачивания Asana зайдите на официальный сайт.
Basecamp
Универсальное решение, в котором объединились таск-менеджер, групповые чаты, работа с файлами и напоминания о событиях. Этот инструмент — отличная замена сразу нескольким сервисам контроля задач. С его помощью вы четко организуете и полностью автоматизируете процессы внутри команды и всегда сможете наблюдать за ходом выполнения проектов и клиентами.
Плюсы:
-
размещение всех проектов на одном экране с информацией о последнем обновлении каждого;
-
создание любого количества задач вне зависимости от тарифа;
-
наличие бесплатной версии для студентов.
Минусы:
-
отсутствие версии на русском языке;
-
высокая цена подписки — 99$ в месяц.
Этот сервис — не уникальный таск-менеджер, а просто надежный инструмент, который позволяет работать без сбоев.
Создатели предлагают его в виде веб-приложения или программы для Android, iOS, Mac и Windows.
Jira
Лучшее предложение для IT-компаний-разработчиков программного обеспечения. Их сотрудники регулярно решают узкоспециальные задачи и постоянно контактируют друг с другом. С помощью этого таск-менеджера специалисты планируют проекты, контролируют их выполнение и составляют отчеты.
Плюсы:
-
удобство использования;
-
интеграция с Bitbucket, Confluence, HipChat и другими инструментами для оптимизации трудовых процессов.
Минусы:
-
отсутствует русскоязычный интерфейс — его приходится скачивать как отдельный плагин;
-
сложно воспринимается начинающими пользователями.
У task manager есть бесплатная 7–дневная версия.
Цена подписки в месяц зависит от количества пользователей:
-
Стандартный пакет. От 7,53$ за человека в месяц для 300 сотрудников при ежемесячной оплате или 22 500$ в год для 201–300 работников.
-
Премиум-пакет. От 13,53$ за человека в месяц для 300 сотрудников при ежемесячной оплате или 40 500$ в год для 201–300 работников.
-
Enterprise. Индивидуальная стоимость за продвинутые функции аналитики и безопасности. Подходит для крупных компаний, в которых трудится более 800 сотрудников.
Redmine
Полностью бесплатный таск-менеджер с открытым кодом, что позволяет обычным пользователям и сторонним разработчикам улучшать ПО на свое усмотрение. Поэтому приложение поддерживает разные языки, в том числе русский.
Плюсы:
-
позволяет учитывать рабочее время, контролировать проекты, ставить цели, отслеживать выполнение задач и т. д.;
-
интегрируется с системами управления Bazaar, CVS, Darcs, Git, Mercurial и SVN;
-
поддерживает Microsoft SQL, Oracle, SQLite и другие СУБД.
Минусы:
-
сложный для восприятия сайт;
-
требуется самостоятельно подбирать комбинации плагинов.
Todoist
Таск-менеджер отличается минималистичностью, простотой и отсутствием узкоспециальных функций. Используется как командами, так и отдельными потребителями для повышения личной эффективности.
Плюсы:
-
позволяет разделять большие проекты на подзадачи для рационального распределения обязанностей внутри команды;
-
может использоваться не только в рабочих целях, но и в жизни для написания дипломов, организации мероприятий и т. д.;
-
позволяет контролировать выполнение проектов, оставлять комментарии, определять приоритеты и добавлять фильтры.
Благодаря кроссплатформенности таск-менеджер внедряется на Android, Mac, iOS и Windows и позволяет пользователям работать в браузере. Приложение подходит для Google Chrome, Firefox, Safari, Outlook и Gmail.
Компания-разработчик предлагает три тарифа:
-
Free — 0$ в месяц.
-
Pro — 5$ в месяц, или 4$ при годовой оплате.
-
Business — 8$ в месяц, или 6$ при годовой оплате.
Вывод
Task manager — нужный и незаменимый сервис. Но если использовать только его, бизнес-процессы не станут более эффективными. Таск-менеджер требуется для постановки задач, обмена информацией, составления отчетов. Но он не имеет необходимого функционала для полноценного управления персоналом.
Добиться высоких результатов и повысить производительность труда поможет внедрение системы мониторинга и контроля рабочего времени. Например, «ИНСАЙДЕР». Благодаря сервису руководитель будет точно знать, когда подчиненные приступают к работе, отвлекаются или бездельничают и сколько времени уходит на выполнение той или иной задачи.