Эффективный тайм-менеджмент: 10 методик, 5 лучших сервисов
Эффективное планирование времени, грамотное распределение нагрузки и отдыха — одна из суперсил успешных людей. Они не спешат и не опаздывают, соблюдают сроки и не тратят ресурсы впустую. Это и есть тайм-менеджмент — умение совмещать работу и любимые дела в течение дня. Важно эффективно управлять временем как в личной жизни, так и в профессиональной сфере. Более того, внедрение эффективных методов тайм-менеджмента в компании способствует повышению продуктивности сотрудников.
В этой статье мы рассмотрим основные методы для управления временем, а также современные программные решения, которые в этом помогут.
Что такое тайм-менеджмент
Под тайм-менеджментом (от англ. time management — «управление временем») обычно понимают повышение эффективности работы. Однако на деле речь идет об умении грамотно распоряжаться своим ресурсами, заранее планировать трудовую активность и личные дела.
В контексте предприятия, тайм-менеджмент помогает контролировать бизнес-процессы и своевременно выполнять задачи, тем самым предотвращать простои, задержки и перегрузки.
Каждый сотрудник, будь то рядовой специалист или руководитель, может научиться эффективно планировать свои часы. Лучше всего, если начальство подаст личный пример и обучит сотрудников основам этого подхода.
6 принципов управления временем
В основе корпоративного и личного распределения ресурсов лежить шесть ключевых принципов.
-
Планирование дел. Учитывайте все задачи, которые нужно выполнить за день, и заранее указывайте количество часов для каждого пункта. Это позволит эффективно планировать свое время.
-
Постановка целей. Они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми и актуальными. Разбивайте крупные проекты на небольшие задачи.
-
Расстановка приоритетов. Тайм-менеджмент требует четкого понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Распределяйте задачи исходя из их срочности и важности. Для наглядности можно разделить дела на четыре категории по матрице Эйзенхауэра:
-
срочное и важное;
-
несрочное и важное;
-
срочное и неважное;
-
несрочное и неважное.
-
-
Фокус на задачах. Развивайте навык концентрации на выполнении определенных дел. Это позволит сосредоточиться на одной активности и избежать отвлечения на посторонние факторы. С этой точки зрения тайм-менеджмент состоит из двух ключевых принципов:
-
Делегирование полномочий: если задача не требует вашего непосредственного участия, поручите ее выполнение другим сотрудникам.
-
Умение говорить «нет»: некоторые дела могут занять слишком много времени и сил, поэтому научитесь отказываться от них.
-
-
Анализ и адаптация. Все методы, матрицы, диаграммы или правила можно подстроить под конкретную ситуацию. Таким образом, каждый человек самостоятельно определяет, как лучше всего управлять своим временем. Попробуйте разные методы, проанализируйте результаты и выберите тот, который подходит вам больше всего.
-
Планирование отдыха. Для эффективного распределения рабочего времени научитесь управлять личными ресурсами. Полноценный досуг и активный образ жизни дают силы для решения повседневных задач.
Не все принимают во внимание, что отдых — это не только положенные семь часов сна, но и хобби, развлечения и все, что позволяет нам сменить род деятельности в течение дня. Запланируйте нерабочие активности и относитесь к досугу как к задаче, которую нельзя отменить. Переключение с трудовой рутины на личные дела лежат в основе продуктивности. Научите своих сотрудников так же относиться к своему времени — выстраивать баланс между работой и отдыхом.
10 эффективных методов тайм-менеджмента
Планирование — это не просто набор шаблонов, но и умение применять различные методы для эффективного решения задач в течение дня. Рассмотрим популярные подходы к управлению временем, которые помогут стать более продуктивным.
Правило 1–3–5
Этот метод помогает выполнять девять задач ежедневно: одну самую срочную, три менее важных и пять незначительных.
Планируйте время в соответствии с этим правилом. Вскоре вы поймете, что девять задач — это слишком много или слишком мало для вас, и скорректируете методику под свои нужды.
Правило Бейли
Это эффективное дополнение или замена предыдущего принципа. Выберите три важные задачи, которые нужно выполнить в течение дня, и сосредоточьтесь на них. Часто мы оцениваем свою продуктивность по количеству сделанного, а не по сложности или объему поручения. Метод Бейли помогает определить наиболее важные задачи и избежать распыления на мелкие дела.
Правило десяти минут
Одна из самых действенных методик тайм-менеджмента. Представьте, что у вас есть дело, за которое вы не хотите браться. Попробуйте манипулировать своим сознанием. Скажите: «Десять минут — это немного. Мне не сложно потратить на задачу столько времени». Не сомневайтесь, что вы проведете эти минуты продуктивно, и, скорее всего, проработаете дольше. Благодаря такому подходу вы сможете выполнить то, что давно откладывали и не хотели делать. Нужно только начать.
Правило Помодоро
Также известное как правило Чирилло, заключается в использовании таймера для повышения личной эффективности. Основатель методики Франческо Чирилло устанавливал счетчик времени на 25 минут, затем делал пятиминутный перерыв и снова работал 25 минут. Этот метод по сей день широко применяют организации любого размера.
Правила цикличности 90/30 и 52/17
Есть две эффективные методики разделения времени на циклы.
Правило 90/30:
-
90 минут интенсивной работы над одной задачей с полной концентрацией;
-
30 минут полноценного отдыха;
-
повторение цикла.
Такой режим позволяет добиться впечатляющей продуктивности за день, максимально используя периоды высокой концентрации.
Правило 52/17 — это модифицированная версия предыдущего подхода с более короткими рабочими отрезками и перерывами на отдых. Такой вариант идеально подходит для тех, кто с трудом выдерживает полуторачасовой цикл, предпочитает более динамичную смену активностей и нуждается в частых перерывах для поддержания концентрации.
Обе методики основаны на научных данных о работе человеческого мозга и помогают стимулировать высокую продуктивность в течение дня благодаря чередованию периоды интенсивной активности с полноценным отдыхом.
«Поедание лягушек»
Признанный эксперт в области личной эффективности Брайан Трейси создал уникальную технику управления временем, которую образно назвал «поедание лягушек». «Лягушки» — это неприятные задачи, которые мы склонны избегать. Суть метода заключается в том, что самые сложные и нежеланные дела нужно выполнять в начале дня.
Преимущества такого подхода можно увидеть сразу в двух аспектах: вы решаете задачу максимально эффективно, поскольку выполняете ее на свежую голову, а остаток дня проходит продуктивнее, так как самое тяжелое дело уже позади.
Техника временных блоков
Эффективное планирование дня требует четкого понимания временных затрат на каждую задачу. Без этого невозможно правильно распределить дела.
Практический совет: фиксируйте в календаре не только сами задачи, но и временные интервалы для их выполнения. Важно понимать, что даже такое простое дело, как проверка почты, займет у одного человека 5 минут, а у другого — час и даже более. Точное планирование временных блоков помогает реалистично оценивать свои возможности и эффективнее управлять ресурсами.
Kanban
Очень популярная методология управления проектами. В ее основе лежит использование доски с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю» и «Сделано». Все задачи переносят на стикеры и по мере выполнения перемещают их последовательно по трем категориям.
Такая доска должна быть у каждого руководителя, менеджера проектов и рядового члена команды. Она помогает видеть список задач и соблюдать дедлайны.
Принцип двух минут
Это практический шаг к формированию привычки эффективно управлять временем. Возьмите за правило немедленно выполнять все задачи, которые можно решить за 2 минуты. Это поможет разгрузить список дел и получить быструю отдачу от работы.
Через несколько дней такой практики вы не только заметите первые результаты, но и начнете лучше понимать принципы тайм-менеджмента, а также их влияние на вашу продуктивность и эффективность работы команды.
Метод фокуса Тима Ферриса
Американский автор и успешный инвестор Тим Феррис вложил два принципа в основу своего метода концентрации усилий:
- Закон Парето: в любой деятельности 20% ваших действий приносят 80% результата. Это правило остается верным независимо от выбранной методики тайм-менеджмента.
- Концепция Паркинсона: любая задача займет ровно столько времени, сколько вы для нее отвели. Если вы дадите себе неделю на выполнение двухдневной работы, она удивительным образом растянется на все семь дней.
Главное – научиться фокусироваться на действительно важных задачах здесь и сейчас. Если работа требует завершения — сосредоточьтесь и выполните ее без растягивания процесса.
Лучшие сервисы для тайм-менеджмента
В управлении временем сработает любой из перечисленных методов. Однако когда речь идет о бизнесе, нужен систематический и комплексный подход к учету трудозатрат. В этом могут помочь специализированные сервисы мониторинга работы персонала. Рассмотрим самые эффективные из них.
«ИНСАЙДЕР»
Профессиональное программное обеспечение для мониторинга рабочего времени и активности сотрудников. Система регистрирует все задачи по отделам, контролирует эффективность использования ресурсов и блокирует доступ к непрофильным сайтам и приложениям, что способствует повышению продуктивности.
ПО обеспечивает информационную безопасность компании благодаря встроенному механизму записи нажатий клавиш, автоматической съемке экрана и формированию аналитических отчетов по действиям персонала. При этом приложение оптимизировано для работы и не создает дополнительной нагрузки на компьютеры.
Создатели предлагают бесплатную облачную версию с обширным функционалом, хотя и с определенными ограничениями по количеству пользователей, что делает решение привлекательным для малого и среднего бизнеса.
Todoist
Веб-сервис и приложение для создания проектов и блоков задач в облаке. Задания можно делегировать и создавать иерархию исполнителей. Сервис фиксирует, какие дела выбрал исполнитель и сколько времени он потратил на их выполнение. Особенность приложения заключается в том, что пользователи получают уровень кармы, который отражает эффективность группы в зависимости от продуктивности работы каждого. Эта функция подходит для базового управления временем.
Программа имеет ограничения. Бесплатная версия позволяет работать не более чем пяти пользователям с выполнением до 80 задач. Премиум-доступ предоставляет возможности для 50 сотрудников с 200 задачами. Из-за этих лимитов сервис может не подойти крупным компаниям, которым нужен более гибкий функционал.
Microsoft To-Do
Приложение для организации задач с помощью календарного планирования. Пользователи могут фиксировать предполагаемое и реальное время на выполнение дел. Система поддерживает добавление комментариев к заданиям и возможность передачи проектов другим участникам. Несмотря на удобство для личного использования, решение нельзя масштабировать для больших организаций.
Интеграционные возможности ограничены: хотя существует опция синхронизации с продуктами Microsoft, подключение через Outlook может вызвать сложности. Взаимодействие со сторонними приложениями также затруднено.
Trello
Приложение для планирования в виде виртуальной доски с карточками-задачами. Система подходит для базового управления временем по принципу Kanban. Тем не менее, оригинальная версия имеет ограниченные функции, которые можно расширить с помощью плагинов. Однако в бесплатной версии их мало.
Google Календарь
Сервис для планирования мероприятий, встреч и проектов для ПК и смартфонов. Основной акцент создатели делают на работе с виртуальным календарем и настройке уведомлений. Хотя Google Календарь не предоставляет полного функционала для управления временем, он хорошо подходит для личного использования. Однако для корпоративных нужд его возможностей может быть недостаточно.
Книги по тайм-менеджменту
На тему управления временем написаны сотни книг, однако действительно полезных среди них не так много. Рассмотрим несколько работ подробнее.
Если вы хотите изучить тайм-менеджмент и получить практические знания на примерах успешных людей, обратите внимание на следующие книги:
- «Жесткий тайм-менеджмент», Дэн Кеннеди;
- «Максимальная концентрация», Люси Паладино;
- «Управление временем по помидору», Штефан Нетенберг.
Эти работы получили высокие оценки от критиков , однако рекомендуем обратить внимание на один из бестселлеров — книгу Брайана Трейси, одного из экспертов в вопросах тайм-менеджмента. Американский бизнесмен и инвестор стал автором хитов «Фокус», «Миллион привычек», «Мастер времени» и «Максимум достижений».
Трейси начал заниматься тайм-менеджментом еще в восьмилетнем возрасте, хотя тогда этой концепции еще не существовало. Сейчас ему более 80 лет, и он продолжает быть строгим к своему распорядку дня. Книги Трейси задают высокую планку тайм-менеджмента для специалистов и менеджеров всех уровней.
Подведем итог
В основе тайм-менеджмента лежит эффективное управление личным и рабочим временем. Составьте список текущих задач и определите количество часов для их выполнения. Достигайте небольшие цели сразу, а для сложных задач соберитесь с силами, сконцентрируйтесь и «съешьте лягушку».
Для корпоративного тайм-менеджмента используйте специализированные программы, которые помогут контролировать работу сотрудников и избегать срывов дедлайнов. Важно понимать, чем занимается команда в течение дня. Если вы сделаете отчетность прозрачной и четко обозначите причины бонусов и штрафов, то получите отличные результаты: эффективность работы повысится, а ее качество улучшится. То же касается и удаленных сотрудников.