Как аккуратно отказать в приеме на работу

Как правильно отказать

Чтобы у кандидата не сложилось негативное впечатление о компании, расставание с ним должно быть корректным.

Рекрутерам стоит придерживаться следующих правил:

1. Не затягивать с отказом

   Сразу сообщите кандидату, что он не подходит на должность. Так соискатель поймет, что вы цените его время. Даже неприятные новости лучше узнавать как можно раньше.

   Чтобы своевременно дать ответ претенденту, сделайте заметку в календаре или выделите время для рассылки электронных писем с отказами.

2. Персонализировать отказы

   Лично позвоните тем, кто не прошел финальный этап собеседования. Поблагодарите кандидата за время, которое он потратил на встречи с вами, и дайте конструктивную обратную связь. Если соискатель «слетел» на начальной стадии, отправьте ему письмо с отказом.

   

3. Давать честный и полезный фидбэк

   Обоснуйте свой отказ. Делайте акцент только на профессиональных требованиях. Не переходите на личности. Высказывание «Нам нужны более энергичные работники» соискатель может расценить как эйджизм.

   Разберите интервью по компетенциям и сформулируйте конструктивные рекомендации, чтобы кандидат смог усилить отдельные области.

4. Быть открытым

   Проинформируйте соискателя о последовательности этапов отбора, сроках и количестве конкурентов. Сообщайте об изменениях. Скажите кандидату, чтобы он связывался с вами по вопросам, которые у него возникают.

Эти рекомендации при общении с претендентами на ту или иную должность считаются универсальными. Однако ситуации бывают разными и подход к каждому кандидату должен быть индивидуальным. В одних случаях соискателям не нужно объяснять причины отказа, в других, наоборот, требуется дать качественный фидбэк.

Как не обидеть претендента

Соискателя, который посчитает себя недооцененным, не устроит даже конструктивная обратная связь. Возможно, рекрутер получит массу негатива, а на сайте компании появятся нелестные комментарии о работодателе. Тем не менее, HR-менеджер должен оставаться вежливым, общаться с претендентом уважительно, искренне поддерживать его.

Способы отказа на разных этапах отбора

HR-менеджеры могут отклонить кандидатов сразу после отклика на вакансию, по итогам скрининг-интервью или результатам собеседования по компетенциям.

Детальный разбор каждого сценария:

Отказ после отклика

Способ: электронная почта.

Время: 2–3 дня.

Факт получения отклика от соискателя требует подтверждения. Достаточно лаконичного письма: «Резюме пришло, ожидайте ответ». Рассылка может быть автоматической. На начальной стадии компания задает тон общения с претендентами на должность. С теми, кто не прошел отбор, разговаривайте так же, как и с соискателями, которые остались. Не отказывайте кандидату в тот день, когда получили отклик. Он может упрекнуть вас в невнимательном изучении его резюме.

На этом этапе не персонализируйте отказы. Автоматически отправляйте стандартные сообщения.

Отказ после скрининг-интервью

Способ: телефон или электронная почта.

Время: 2–3 дня.

Выбор — письменный отказ или сообщение решения по телефону — зависит от формата скрининг-интервью. Обязательно расскажите соискателю о своей готовности дать обратную связь в личной беседе.

Отказ по результатам собеседования

Способ: электронная почта или телефонный разговор.

Время: 2–7 дней.

Отказ должен быть деликатным, но однозначным, чтобы не обнадеживать претендента. Поблагодарите кандидата за время, которое он потратил, и дайте обратную связь. Решение сообщите в течение двух–трех дней после собеседования.

Правила написания письма с отказом

Предлагаем восемь практических советов по составлению документа:

1. Обращайтесь к адресату по имени

   Поступайте так даже при отправке стандартного письма всем кандидатам, которые не прошли отбор. Получатели это оценят.

2. Благодарите за отклик

   Кандидаты тратят время и силы на каждое собеседование. Благодарность со стороны организации является не элементом этикета, а необходимостью.

3. Сообщайте об отказе напрямую

   Напишите кандидату, что он не подошел на эту должность. Примеры фраз для такого письма:

   – … поэтому было принято решение не рассматривать вашу кандидатуру.

   – Сообщаю, что вы не прошли отбор.

   Не стоит извиняться за решение в пользу другого претендента — вы руководствуетесь интересами организации.

4. Не отказывайте сразу после получения отклика

   Внимательно изучите резюме. Мгновенный и безосновательный отказ сложнее для восприятия.

5. Сдерживайте обещания по обратной связи

   Некоторые компании не дают фидбэк. Причины могут быть разные. Главное, предупредите кандидатов перед собеседованием или в описании вакансии.

6. Мотивируйте соискателя на повторный отклик

   Если компания заинтересовалась кандидатом, скажите ему об этом. Пусть подпишется на корпоративные аккаунты в соцсетях, чтобы отслеживать новые вакансии.

7. Закончите письмо доброжелательно

   В конце сообщения заострите внимание на сильных сторонах претендента и дайте позитивный фидбек.

8. Перечитайте письмо

   Проверьте текст на наличие грамматических и орфографических ошибок.

Примеры писем с отказами

Несколько возможных вариантов сообщений:

Отказ после отклика

Тема письма: Ваш отзыв на вакансию бухгалтера.

Уважаемая Наталья!

Спасибо, что откликнулись на вакансию бухгалтера в нашей компании. В данный момент мы приняли решение не рассматривать вашу кандидатуру.

Благодарим вас за время и усилия, которые вы потратили. Мы впечатлились вашим широким опытом. Тем не менее, выбрали на эту должность другого соискателя.

Возможно, вам будут интересны вакансии компании, которые размещены на нашем сайте.

С уважением,

Евгения Попова.

Отказ после собеседования

Тема письма: Ваш отклик на вакансию маркетолога.

Уважаемый Андрей!

Во время собеседования вы впечатлили нас опытом, квалифицированностью и подходом. Но мы выбрали другого претендента на эту должность.

Тем не менее, хотим отметить вашу презентацию. Она понравилась интервьюерам. Так же, как и ваши идеи по стратегии продвижения организации.

Убеждены, благодаря компетенциям и профессионализму вы найдете подходящую работу. Желаем удачи! Вы можете перезвонить мне для обсуждения подробностей.

С уважением,

Анастасия Петрова.

Отказ по телефону

Ценным кандидатам, которые дошли до финальных стадий отбора и потратили время и силы на интервью и тестовые задания, говорить об отрицательных результатах лучше лично. При отказе в ходе телефонной беседы нужно действовать примерно так же, как и при написании письма:

1. Представиться

   Как только соискатель ответит на звонок, сообщите свое имя и объясните, по какому поводу его беспокоите.

   Например: «Добрый день, Егор. Это Анна Иванова из компании «Ромашка». Звоню по поводу вашего отклика на вакансию специалиста».

2. Поблагодарить

   Скажите «Спасибо» претенденту за отклик и собеседование.

   Например: «Благодарю вас за время и усилия, которые вы потратили для скрининг-интервью. Приятно было общаться с вами».

3. Сообщить об отказе

   Скажите кандидату, что в настоящее время он вам не подходит. Формулировка должна быть аккуратной, но однозначной. Напомните претенденту о возможности откликнуться на другие вакансии, если компания в нем заинтересована.

   Например: «На данном этапе мы приняли решение не рассматривать ваш отклик. Следите за вакансиями на нашем сайте и обязательно отправляйте резюме на подходящую должность».

4. Дать обратную связь

   Не объясняйте причины отказа, если он не связан с вакансией. Фидбэк необходим для того, чтобы кандидат усилил свои профессиональные навыки.

   Некоторые компании не сдерживают свои обещания дать обратную связь. Если вы не планируете фидбэк, не говорите об этом на собеседованиях.

   Обратная связь должна быть максимально корректной — одна–две причины отказа.

   Претенденту необходимо понять четкость ваших критериев оценки. И помните о соблюдении юридических и этических тонкостей. А также о том, что благодаря конструктивной обратной связи кандидат будет расти как профессионал.

   Например: «В данное время мы не можем продолжить общение и пригласить вас на собеседование. Нам нужен соискатель с опытом и умениями, которые будут совпадать с нашими требованиями».

   
   

5. Завершить разговор

   В конце беседы предложите претенденту план возможных действий и еще раз поблагодарите его.

   Например: «Следите за нашими вакансиями по ссылке. Еще раз выражаю благодарность за желание работать в нашей компании».

Сохранение связи с кандидатами

Обязательным условием на пути к будущим позитивным отношениям с претендентами является завершение разговора на оптимистичной ноте.

Чтобы сохранить связь с кандидатами, необходимо:

• приглашать бывших соискателей на мероприятия, которые организует компания;

• поддерживать связь в соцсетях: например, поздравлять несостоявшегося коллегу с новой работой;

• хранить данные кандидатов в системе управления или базе отчетности для связи с ними в дальнейшем.

От характера отказа зависит впечатление соискателя о компании. Корректно отвергайте кандидата, который не подходит. Так вы не подставите под удар HR-бренд и в будущем сможете быстро набрать хороших специалистов.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных