Метод Kanban: как работает и почему стоит внедрить

Ключевые принципы канбан

В широком смысле канбан — это целая философия. Она уникальна тем, что позволяет постепенно преобразовывать трудовые процессы и добиваться устойчивых улучшений. Когда другие методологии требуют полной смены подходов и структуры, kanban бережно относится к текущим реалиям. Идея здесь в том, что нужно не ломать и строить заново, а позволять старой системе эволюционировать.

В основе определения философии лежат четыре принципа. Их сформулировал Дэвид Андерсон. Он популяризировал методологию и призывал использовать kanban в сфере знаниевой работы. Если следовать ключевым принципам, тогда получится успешно внедрить изменения в систему управления и достичь устойчивого эффекта.

Первый принцип: преобразовывайте то, что у вас уже есть 

Философия канбан не призывает к революционным изменениям. Так что с ней не нужно отказываться от процессов, ролей и инструментов, которые вы уже используете в команде. Для начала проведите анализ текущего рабочего потока и только после этого постепенно вносите коррективы.

Такой подход позволит снизить сопротивление нововведениям. С канбан не нужно ждать месяцами, пока ваша модель станет идеальной. Ведь плюс методологии в том, что систему можно запустить в работу в кратчайшие сроки. А еще канбан предлагает визуализировать текущие процессы на доске. Это станет первым шагом к продуманному управлению.

Второй принцип: согласовывайте нововведения

Подходите к изменениям осознанно. А главное — все, что вы хотите преобразовать, обговаривайте с командой. Согласно философии канбан, изменения не обязательно должны происходить сверху. Лучше, когда коллектив принимает решения совместно. Если вовлекать сотрудников, они будут подходить к работе ответственнее. А это значит, что все улучшения окажутся более устойчивыми. Когда руководители постоянно анализируют метрики, встречаются с подчиненными и выстраивают открытую коммуникацию, вместе с командой они легче и быстрее находят лучшие варианты для развития компании.

Третий принцип: уважайте текущие роли, обязанности и процессы

В отличие от таких методологий, как Scrum, где нужно вводить роли скрам-мастера или продукт-овнера, канбан не призывает создавать новые должности. Такой же подход касается и существующих рабочих практик. Философия канбан не требует их отменить. Идея здесь в том, что компания должна работать с уже сложившейся структурой. Канбан призывает лишь дополнять механизмы контроля и создавать прозрачные процессы. Такой подход особенно удобен для организаций, где сложилась жесткая иерархия, или для команд, в которых трудно что-то кардинально изменить.

Четвертый принцип: одобряйте изменения на любом уровне

Канбан создает условия, в которых развитие идет непрерывно. Однако методология не настаивает на быстрых переменах. Главное, чтобы компания вводила изменения, которые можно было измерить и проконтролировать. А еще нововведения должны опираться на реальные данные. Например, на показатели времени, которое подчиненные тратят на выполнение задач, или на оценку плотности потока. Важно поддерживать инициативы от любых сотрудников. Нужно прислушиваться и к рядовым исполнителям, и к топ-менеджерам. Придерживайтесь этого подхода, и вы сможете сформировать ответственный и вовлеченный коллектив.

Философия канбан продвигает идею устойчивой трансформации. Четыре принципа призывают к доверию, прозрачности и поэтапному движению, а не к радикальным переменам через давление. Поэтому методологию считают универсальным инструментом для тех, кто хочет повысить эффективность команды и при этом сохранить стабильность структуры и процессов.

Что такое каденции и каких типов они бывают

Слово «каденция» происходит от английского cadence, что переводится как «ритм». Термином обозначают регулярные встречи команды в компании. Каденции нужны, чтобы сотрудники могли синхронизировать процессы, отследить прогресс выполнения заданий или быстро скорректировать недочеты. Таким образом взаимодействие в работе действительно приобретает устойчивый ритм. А еще подобные встречи позволяют выстроить прозрачность трудовых процессов на всех уровнях.

Методология канбан предлагает семь видов каденций. Все они решают определенный круг задач. Разберемся подробнее, для чего нужна каждая из них:

1. Дейли, от английского Daily Standup. Так называют ежедневные собрания. Это небольшие встречи по 10–15 минут. На дейли все участники рассказывают, над чем работают, есть ли какие-то трудности и нужна ли помощь.


2. Обзор рисков, или Risk Review. Эта встреча обычно проходит раз в месяц. Команда собирается, чтобы обсудить текущие или потенциальные риски. Участники рассказывают об инцидентах и ищут способы, которые позволят предотвратить проблемы в будущем.


3. Обсуждение стратегии, или Strategy Review. На этом собрании встречаются только руководители или владельцы бизнеса. Их главные задачи — согласовать долгосрочные цели проекта, расставить приоритеты, обсудить изменения на рынке и найти оптимальные пути развития команды и всего трудового процесса.


4. Оценка предоставленных услуг, или Service Delivery Review. Встреча, на которую приглашают заказчика или заинтересованные стороны. Участники изучают результаты работ. В повестку обсуждения входят следующие вопросы: укладываются ли исполнители в сроки, какие задачи уже удалось выполнить, что нужно подкорректировать, соответствует ли качество продукта заявленным критериям.


5. Обзор рабочих процессов, или Operations Review. Каденция, которую устраивают каждый месяц. На ней собираются руководители и представители команд разных направлений. Участники анализируют, насколько налажено взаимодействие между отделами и существуют ли какие-то системные неполадки. После этого согласовывают, что и как нужно скорректировать.


6. Пополнение запасов, или Replenishment Meeting. Так называют собрание команды раз в неделю. Встреча нужна, чтобы пополнить «бэклог» задач. Специалисты анализируют актуальное состояние канбан доски, проверяют, готовы ли процессы к запуску, оценивают, к каким еще работам можно приступить.


7. Планирование поставок, или Delivery Planning Meeting. Совещание собирают перед тем, как запустить новый цикл работ. Прежде всего участники анализируют, какие ресурсы может предоставить компания. После этого они выделяют приоритетные направления, оценивают объемы задач и оговаривают сроки исполнения.

Можно организовывать как отдельные каденции, так и объединять сразу несколько типов. Все зависит от масштаба проекта и структуры команды. Например, некоторые компании совмещают еженедельное совещание со встречей по пополнению запасов. А кто-то к этим каденциям еще добавляет обзор рисков и планирование поставок. Здесь нет жестких ограничений. Главное, чтобы компании сохраняли ритм и стремились улучшить трудовой поток.

Классы обслуживания: какие бывают и в чем их суть

Классы обслуживания в kanban представляют собой механизм, с помощью которого сотрудники разделяют поручения по приоритетности. Благодаря этому команда работает не над чем попало, а осознанно приходит к тому, какие задачи нужно выполнить в первую очередь. Классы обслуживания опираются на анализ метрики Cost of Delay, что означает «стоимость задержки». Этот параметр показывает, сколько денег может потерять компания, если затянет выполнение конкретной задачи. В ходе работ приоритеты могут меняться. Нужно постоянно учитывать контекст и степень срочности проекта.

Всего в канбан есть четыре основных класса обслуживания. Все они получили названия от английских терминов:

1. Expedite, или ускоренный. К этому классу относят задачи, стоимость задержки которых очень высока. Так что они требуют немедленного выполнения.
   
   Пример задачи: наладить работу сервиса, потому что произошел сбой. Если быстро не исправить проблему, клиенты не смогут приобрести продукт или услугу. Также в случае сбоя растет риск того, что владелец получит от заказчика штраф за срыв сроков.


2. Fixed Date, или с четкой датой. Здесь находятся задачи, которые нужно выполнить к точному сроку. Если этого не сделать, компанию ждут неприятные последствия. Потеря бизнес-возможностей, срыв запуска продукта или прекращение работы с другой командой — лишь несколько негативных результатов.
   
   Пример задачи: провести тестирование перед размещением сайта или приложения на сервере, подготовиться к презентации проекта перед инвесторами.


3. Standard, или стандартный. Основная масса задач входит именно в этот класс. Здесь приоритет зависит от того, насколько близко подходит дедлайн. Если дата сдачи уже близка, срочность поручения становится выше. Сотрудники выполняют стандартные задачи в обычном режиме. Но это не значит, что руководителям не нужно систематически контролировать процессы.
   
   Пример задачи: регулярно публиковать новый контент в блоге, своевременно обновлять документы по рутинным операциям.


4. Intangible, или нематериальный. В последнюю группу включают задачи, у которых низкая или нулевая стоимость задержки. Однако такие поручения имеют потенциально долгосрочную ценность. Нематериальные задачи нельзя назвать «горящими», но они важны для устойчивого развития компании. И хоть их можно откладывать, долго игнорировать такие поручения нельзя. В противном случае бизнес рискует потерять качество и сбить ритм рабочих процессов.
   
   Пример задачи: оптимизировать код, обновить внутренние базы с образовательными материалами.

Использовать классы обслуживания — значит объективно оценивать влияние тех или иных работ на бизнес. С этим канбан-механизмом сотрудники будут четко осознавать важность приоритетных поручений, а не выбирать задачи по наитию. Благодаря классам обслуживания компании выстраивают эффективное управление: прозрачное и предсказуемое. Именно такая система менеджмента реально ориентируется на ценность бизнес-процессов.

Какие практики предлагает kanban

Основу эффективной работы методологии составляют пять базовых практик. С помощью них компании выстраивают осознанное управление, а не просто ставят галочку перед любой выполненной задачей.

Визуализация работ

Первое, что можно реализовать с помощью kanban — сделать задачи и этапы их выполнения видимыми. Для этого методология предлагает использовать канбан-доску. Инструмент может быть физическим или цифровым. В первом случае он выглядит как обычная доска, которую вешают на стену и используют, чтобы размещать на ней карточки с задачами. Второй вариант — цифровой, есть в функционале разных сервисов: «Битрикс24», Trello, Jira или Notion.

Классическая доска состоит из вертикальных столбцов. Каждый из них отвечает за разные стадии выполнения задач. Чаще всего столбцы называют так:

• To Do. Отражает запланированные поручения.


• In Progress. Показывает, какие задачи сейчас в работе.


• Review или Testing. Включает поручения, которые находятся на стадии проверки или тестирования.


• Done. Содержит сделанные задачи.

На канбан доске каждое поручение выглядит, как карточка. В ней указывают следующие сведения:

• название задачи;


• имя ответственного исполнителя;


• дата, к которой нужно выполнить поручение;


• приоритет задачи;


• трудоемкость — показатель, который указывается по желанию;


• тикеты и ссылки на ресурсы, если команда пользуется цифровой доской. 

Не обязательно, чтобы у вас было только четыре столбца или лишь пять параметров для описания задачи. Вы можете оформлять доску по-своему. Например добавлять или убирать пункты как в столбцах, так и на карточках. Все зависит от конкретного проекта. 

Рассмотрим пример. Возьмем IT-команду, которая состоит из пяти разработчиков, тестировщика и тимлида. Допустим, все они трудятся над созданием нового приложения. Вот как может выглядеть канбан-доска для подобной IT-команды:

Теперь о карточках. Каждая имеет свое название, содержит описание и оценку трудозатрат в часах. Здесь же указывают ответственного за выполнение, прописывают дедлайн и прикрепляют необходимые документы или скриншоты. Задачам присваивают свой цвет, который несет определенное значение:

• зеленый — такие карточки относятся к фичам;


• оранжевый — на них отмечают сведения о багах;


• серый — содержат информацию по техническим задачам.

Подобная канбан-доска служит единым источником актуальных сведений о конкретном проекте. Вся команда четко видит общую картину: тимлид отслеживает нагрузку, разработчики планируют работы, тестировщик оценивает, что нужно проверить.

Ограничение количества задач 

Когда команде дают большое количество поручений одновременно, продуктивность сотрудников снижается. В таком режиме многозадачности специалистам приходится постоянно переключаться между разными темами, из-за чего темп работы снижается, а число ошибок растет. Чтобы сотрудники не теряли концентрацию, методология канбан предлагает вводить WIP-лимиты. Так называют ограничения по задачам, которые находятся на одной стадии выполнения. Например, руководство может установить максимум для категории «в работе», чтобы число поручений здесь не превышало трех.

WIP-лимиты решают важные проблемы:

• снижают нагрузку и стресс у сотрудников;


• позволяет сфокусировать внимание текущих поручениях;


• повышают общую скорость завершения задач;


• помогают понять, на каких стадиях чаще всего возникает эффект «бутылочного горлышка» — лимит поручений.

Контроль рабочего потока

Когда все рабочие процессы визуализировали, а WIP-лимиты установили, можно приступить к управлению потоком задач. Значит, что теперь легко отслеживать прогресс выполнения поручений от постановки до завершения.

Почему это важно:

1. Контроль потока помогает обнаружить узкие места. Например, руководитель видит, что на этапе тестирования постоянно копятся задачи.


2. Начальство лучше понимает причины, по которым сотрудники затягивают выполнение задач. Например, оказывается, что где-то не хватает ресурсов, существуют какие-то внешние блокеры или в определенных вопросах стоит упростить проверку.


3. Управление потоком позволяет быстро внедрять меры по устранению барьеров в работе. Например, по-другому распределить нагрузку или сделать проверку проще.

Рабочий поток анализируют с помощью двух ключевых метрик:

• Lead Time. Показывает, сколько времени прошло от постановки задачи до ее завершения.


• Cycle Time. Отражает время, которое специалист или команда потратила непосредственно на выполнение поручения.

Оба этих показателя позволяют прогнозировать сроки завершения задач, оценивать продуктивность и предсказывать тенденции в работе. Мы еще расскажем подробнее о каждой метрике чуть ниже в статье.

Понятные правила работы

Когда есть четкие правила работы, все сотрудники понимают процесс одинаково. В противном случае визуализация становится бессмысленной.

Например, следует согласовать с командой такие вопросы:

• В каком случае задачу можно перевести в статус «В работе»? После того, как назначили исполнителя? Или когда над задачей начали работать?


• Какие выполнить критерии, чтобы поручение подходило под категорию «Готовое»? Провести успешные тестовые работы? Составить ревью? Подготовить подробную документацию?


• Кто утверждает задачу? Какой специалист несет ответственность за выполнение каждого этапа работ?

Когда есть четкие правила, сотрудники реже сталкиваются с неопределенностью и совершают меньше ошибок. Такой подход также минимизирует пересдачи и помогает выстроить стандартизированный подход к работе.

Систематические улучшения

Ввести правила, а потом про них забыть — это не про канбан. Наоборот, методология призывает придерживаться главного принципа японской культуры кайдзен — непрерывного совершенствования. При таком подходе команда постоянно изучает свою работу и систематически вносит коррективы.

Добиться устойчивых улучшений помогут следующие действия:

• Операционные рецензии. Так называют собрания, на которых команда обсуждает метрики, выявляет недочеты в процессах и предлагает улучшения.


• Сервисные собрания. Участники встречаются, чтобы оценить качество работ и проанализировать сроки сдачи проектов с точки зрения заказчика.


• Ретроспективы. Встречи, на которых может собираться вся команда, даже если она не придерживается Scrum-ритуалов. Ретроспектива нужна, чтобы проанализировать итоги и составить план изменений на будущее.

После всех обсуждений команда вносит корректировки в работу. Чаще всего приходится устанавливать другие WIP-лимиты, дополнять правила и обновлять этапы на канбан-доске. Важно, чтобы все изменения опирались на реальное положение дел и вся команда понимала, почему так нужно сделать.

Метрики и анализ продуктивности

У методологии канбан есть большое преимущество — в ней все решения опираются не на интуицию сотрудников, а на статистику. Метрики позволяют команде отслеживать прогресс в работе. А еще данные объективно показывают, где в процессах происходят задержки и как можно улучшить эффективность.

Скорость выполнения задач помогают проанализировать две главные метрики:

1. Lead Time, или время выполнения. Фиксирует тайминги от момента создания карточки с задачей до завершения поручения. Метрика показывает, за какой промежуток команда достигает конкретного результата.


2. Cycle Time, или цикл времени. Показывает, как долго задача проходит путь от этапа In Progress до стадии Done. То есть метрика фиксирует период активной работы над поручением. При этом время, когда задача находится в ожидании выполнения, не учитывается.

Интерпретировать метрики несложно. Если время выполнения больше, чем цикл, тогда нужно обратить внимание на этап запуска задачи. Скорее всего, команда долго реализует такие процессы, как согласование или приоритизация. Когда растет показатель Cycle Time, значит, стоит искать проблемы в процессах выполнения. Возможно, где-то возникает перегрузка, появляются блокеры или не хватает ресурсов.

Диаграмма потока

Название метрики происходит от английского Cumulative Flow Diagram, или сокращенно CFD. Диаграмма потока представляет собой  визуальный график. На нем видно количество задач на каждой стадии процесса по дням. Горизонтальная ось показывает время, вертикальная — число поручений. Также на диаграмме есть зоны, которые окрашивают в разные цвета. Они помогают выделить статусы задач.

С помощью диаграммы потока команда видит, что:

• Область «В работе» увеличивается. Это говорит о том, что происходит быстрое накопление задач, и команда может столкнуться с перегрузкой.


• Появляются узкие места. Когда какая-то зона постоянно растет, значит, на определенном этапе возникли проблемы.


• Рабочий поток стабилен. Если на графике присутствуют параллельные полосы, то выполнение задач продвигается равномерно.


• Можно прогнозировать сроки. По тому, как наклоняется область «Завершено», специалисты оценивают примерную скорость выполнения задач.

CFD — мощный канбан-инструмент, который позволяет точно диагностировать весь рабочий процесс.

Плотность потока

Показатель, который на английском звучит как Flow Efficiency. Метрика нужна, чтобы установить точное время, в течение которого задача находилась в стадии активной работы. Эту долю рассчитывают из показателя Lead Time. Для того, чтобы узнать плотность потока, нужны обе метрики: период выполнения задачи и цикл времени. Формула выглядит так:

Flow Efficiency = (Cycle Time / Lead Time) × 100%

Допустим, на задачу ушло десять дней от постановки до выполнения. Это Lead Time. По факту над задачей работали два дня. Это Cycle Time. Подставляем данные в формулу и получаем, что плотность потока в данном случае составляет лишь 20%. Оставшиеся 80% заняло ожидание.

Теперь нужно интерпретировать результаты:

• 20% и меньше. Показатель говорит о том, что в команде высокий уровень простоев. Чтобы исправить положение, нужно поработать над процессами согласования и приоритизации.


• 30–50%. Подобный результат в большинстве случаев указывает на хороший поток.


• 50% и выше. Такие данные показывают, что в команде высокая эффективность потока.

В каких компаниях используют Kanban

Многие ценят канбан за ее универсальность. Одно из главных преимуществ методологии в том, что она подходит для любой отрасли и разных типов задач. Ведь рабочий поток есть в каждой компании. А это значит, что любой бизнес сможет визуализировать и оптимизировать свои процессы при помощи kanban-инструментов. Расскажем, какие отрасли внедряют философию канбан чаще всего. 

Разработка программных продуктов

Канбан давно полюбили в IT. Сегодня без этой методологии нельзя представить ни один Agile-подход. Команды разработки ценят kanban, потому что он позволяет:

• Контролировать поток задач и избегать жестких итераций, как это бывает в методологии Scrum.


• Быстро замечать баги и оперативно реагировать на изменения требований.


• Внедрять CI/CD, непрерывную интеграцию и поставку, в DevOps-процессы.

Компании часто используют канбан, чтобы отслеживать поручения в Jira. Там тоже есть доска, на которой можно мониторить весь жизненный цикл фичи — от идеи до запуска. Особенно эффективно метод работает, когда нужно поддержать проект на этапе продакшена. Канбан позволяет избежать типичной для данной работы асинхронности. 

Управление проектами

Методологию оценили те, кто занимается управлением проектов в разных сферах: строительстве, логистике, юриспруденции и прочих направлениях. Канбан одинаково эффективен в любых отраслях, ведь он позволяет:

• визуализировать каждую стадию выполнения проекта;


• отслеживать сроки и контролировать ответственных;


• быстро обнаруживать задержки.

К примеру, фирма занимается строительством. В таком случае на канбан-доске будут примерно такие этапы: проектирование — утверждение деталей — покупка материалов — выполнение работ — приемка готового объекта. Подобный подход позволяет выстроить прозрачные трудовые процессы и сделать их понятными для всех участников: и топ-менеджеров, и подрядчиков.

Маркетинг и контент-менеджмент

Философия kanban хорошо зарекомендовала себя в области маркетинга и копирайтинга. Там методологию активно используют для управления контентом и рекламными кампаниями. При помощи канбан-доски специалисты:

• Планируют, какие публикации разместить в блогах и соцсетях, а что отправить по электронной почте.


• Следят за статусом контента на разных его этапах: от идеи и написания до редактуры, наполнения визуалом и публикации.


• Распределяют задачи между аналитиками, дизайнерами и SMM-специалистами.

Карточки разных цветов помогают объединять задачи и быстро определять, какие материалы относятся к конкретному этапу, например к релизу. Инструмент swimlanes, который представляет собой блок-схемы, позволяет группировать поручения по каналам. Например, один контент пойдет в соцсети, другой нужно разместить на сайте и прочее. 

Образование и управление персоналом

Преподаватели в образовательных учреждениях также внедряют канбан. Ведь с этой методологией становится намного легче:

• выбирать темы для уроков и готовить материалы;


• следить за личным прогрессом студентов;


• планировать проекты для целых учебных групп.

HR-специалисты преобразуют трудовой поток с канбан, ведь метод позволяет:

• Контролировать весь процесс найма сотрудников от написания вакансии до выхода кандидата на работу.


• Планировать разные этапы онбординга.


• Внедрять многоуровневое обучение и тренинги персонала.

Личная продуктивность

Канбан можно использовать не только в командах, но и при организации личного трудового потока. С методом получится легко оптимизировать многозадачность: упорядочить дела на текущий день, сфокусироваться на приоритетных идеях, спастись от перегрузки.

Для персонального пользования можно сформулировать несколько колонок. Например, что запланировано, задачи в работе, поручения на паузе, выполненные проекты. Такая канбан-доска поможет структурировать не только трудовые, но и личные дела. А если еще задать WIP-лимиты, будет легче завершить начатое, ведь вам не придется переключаться между множеством задач.

Отличие Kanban от других Agile-методологий

В системе Agile используют две самые популярные методологии — скрам и канбан. Чтобы понять, какой способ организации рабочих процессов подойдет вашей команде, предлагаем взглянуть на таблицу. В ней мы собрали ключевые аспекты обеих моделей и наглядно продемонстрировали, в чем их отличие. Помните: не обязательно выбирать что-то одно. Можно взять лучшее от каждой системы.

Что вам подойдет: канбан или скрам

Обе системы по-своему хороши. Но мы поможем сделать точный выбор.

Советуем внедрить канбан, если:

• Вашим специалистам приходится трудиться в условиях неопределенности и часто выполнять срочные задачи в области поддержки, сервисных работ и DevOps-процессов.


• Не хотите менять существующую структуру, а лишь постепенно улучшать то, что уже есть.


• Особенность вашей сферы — гибкий трудовой поток, которому будут мешать жесткие итерации, ведь задачи поступают не системно.


• Вы выстроили надежную структуру в команде, просто нужно оптимизировать нагрузку и поработать над прозрачностью рабочих процессов.

Отдайте предпочтение Scrum, если:

• Компания работает со сложными продуктами, где всегда есть четкий бэклог и строгая приоритетность.


• Вы часто проводите демо, чтобы получать обратную связь от заказчика в конце каждого спринта.


• В работе команда поддерживает строгую дисциплину и определенный ритм с помощью повторяющихся циклов.


• У вас в штате есть роль продакт-оунера, который управляет приоритетным списком требований к продукту и принимает решения.

Понемногу от каждого, или что такое Scrumban

Энтузиасты взяли лучшее от каждой методологии и объединили в одну модель. Получилась гибридная система — Scumbum. Смесь скрама и канбана — это объединение структуры первого подхода с элементами второго. Получилось довольно гибкое решение, которое:

• Позволяет использовать спринты и ритуалы Scrum. Однако внутри управление всеми задачами осуществляется с помощью канбан-доски и WIP-лимитов.


• Призывает не фиксировать объем спринта, а внедрять pull-подход.


• В прогнозировании использует не Velocity, а метрику Cycle Time.

Чаще всего к гибридной системе приходят те команды, которые когда-то начинали со Scrum, но не смогли найти баланс в работе. Например, в конце спринтов постоянно сталкивались с перегрузкой, не имели возможности вносить срочные изменения в процессы или неэффективно выполняли поручения разного типа. 

Плюсы и минусы Kanban

Чтобы эффективно использовать канбан, нужно знать, когда методология будет приносить пользу, а при каких условиях с ее инструментами могут возникнуть трудности.

Преимущества

Многие компании отдают предпочтение kanban, потому что методология позволяет:

• Визуализировать рабочие процессы. С помощью канбан-доски и цветных карточек команда четко и в полной мере понимает, в каком состоянии находится проект. Все участники могут легко отслеживать статусы задач. Такая организация трудового потока позволяет контролировать общий прогресс. А руководители могут быстро определять, на каких этапах происходят задержки и где появляются узкие места.


• Постепенно вводить изменения. Большой плюс канбан в том, что методология не требует радикальных перемен. Когда руководители что-то меняют в существующей системе, это никак не нарушает привычный ритм работы. Плавная интеграция улучшений снижает сопротивление нововведениям. Для сотрудников такой переход является максимально комфортным. Благодаря этому на этапе адаптации к новой системе практически не бывает простоев.


• Использовать множество метрик для оценки продуктивности.  Канбан предлагает разные показатели для аналитики. Среди них — Cycle Time, или время выполнения, Lead Time, или период от постановки задачи до ее завершения, плотность потока и пропускная способность. Ключевых метрик уже достаточно, чтобы обнаружить скрытые проблемы. Даже если кажется, что все и так работает как надо. Объективные данные  — лучшая основа для принятий решений. Так что с канбан все улучшения будут основаны на фактах, а не на интуиции.


• Грамотно распределять работы и избегать перегрузок. Когда все процессы получают визуальное воплощение, руководитель легко отслеживает этапы выполнения задач и обнаруживает перекосы. Благодаря этому он может быстро перераспределять поручения или пересматривать приоритеты. В результате все члены команды получают равномерную нагрузку.


• Гибко управлять рабочим потоком. Инструменты канбан помогают справедливо распределять задачи. Это значит, что в команде вряд ли случится ситуация, когда одних сотрудников заваливают работой, в то время как другие простаивают.

Для более точного контроля и распределения нагрузки можно дополнительно внедрять специализированные инструменты. Например, многофункциональную систему мониторинга «ИНСАЙДЕР». Это решение помогает отслеживать активность подчиненных за компьютерами. Программа проводит анализ рабочих часов, обнаруживает рутинные действия и улучшает процессы. С «ИНСАЙДЕР» вы сможете повысить продуктивность своей команды на 30%.

ПО записывает:

• Сколько времени сотрудники активно работали за ПК.


• Какие веб-ресурсы и приложения чаще всего посещали подчиненные.


• Как долго длился перерыв и простой.


• Какие действия происходили на экране и что за текст вводили работники. Для этого система делает автоматические скриншоты и использует кейлоггер.

В «ИНСАЙДЕР» можно выставить индивидуальные настройки для каждого сотрудника. Во время мониторинга система будет учитывать роль специалиста и уровень его ответственности. С такой продуманной системой можно организовывать эффективный тайм-менеджмент и грамотно распределять нагрузку. А еще «ИНСАЙДЕР» предотвращает кражи корпоративных данных. Так что с этой системой вы сможете надежно защитить сведения компании от нежелательного доступа и утечек.

Недостатки

Пользователи предупреждают: если планируете работать с канбан, вы можете столкнуться с такими минусами:

• В первое время будет сложно прогнозировать результаты. Если вы только внедрили систему, не получится сразу точно оценивать сроки выполнения задач. Чтобы научится делать достоверные прогнозы, вам потребуется время. Команда должна выстроить стабильный рабочий поток и накопить данные по разным метрикам.


• У вас с заказчиком будут разные ожидания. Как мы уже говорили, методология kanban выстраивает гибкие процессы и расставляет приоритеты на основе параметра Cost of Delay — стоимости задержки. Получается, что система не призывает к жестким дедлайнам. А если вы взаимодействуете с заказчиком, который привык получать фиксированные сроки и работать по четкому графику — возникнут недопонимания. Чтобы избежать конфликтов, нужно заранее продумывать коммуникацию и объяснять, на каких принципах построены ваши трудовые процессы.


• Методология не подходит некоторым командам. Если в вашей организации есть жесткая иерархия, строгая отчетность и четкие KPI, система канбан вряд ли подойдет. В подобных компаниях в первую очередь ценят предсказуемость, а не гибкость. Канбан, наоборот, призывает к экспериментам, выстраивает прозрачные системы и опирается на доверие. Не каждая традиционная модель управления готова опробовать такие методы.

Как начать работать с канбан: практические рекомендации

Хотим дать несколько советов по работе с канбан. Мы выделили и описали шесть главных шагов, с помощью которых можно быстро внедрить систему в свою команду и начать эффективное управление рабочим потоком.

Оцените текущий трудовой процесс

Посмотрите, как работает ваша команда в настоящий момент. Проанализируйте процессы. Какой у сотрудников подход к выполнению задач от момента постановки до завершения? Из скольких этапов состоит работа? Какие специалисты задействованы?

Запишите каждую стадию. Обратите внимание, как долго сотрудники ожидают постановки задач, согласовывают поручения или проверяют результаты. Только честная оценка трудового потока поможет выстроить объективную модель. На этом этапе не нужно что-то исправлять. Главная задача здесь — зафиксировать текущее положение дел.

Создайте kanban-доску

Теперь то, что вы описали, нужно визуализировать. Сделайте это с помощью одного из главных инструментов канбан. Организуйте доску следующим образом: 

• Начертите вертикальные колонки — они должны соответствовать этапам работ. Например, у вас могут быть такие стадии: запланировано, в процессе, проверяются, выполненные.


• Если вы хотите разделить поручения по приоритетам, разным проектам или типам работ, добавьте горизонтальные полосы. Этот инструмент в системе канбан называется swimlanes.


• Постройте простую структуру. Позже вы сможете ее доработать и усложнить.

Не забывайте, что можно создать физическую доску с карточками и повесить ее на стену или внедрить цифровую. Второй вариант предлагают многие онлайн-сервисы. Например, Б24, Trello, Jira, Notion и другие.

Пропишите WIP-лимиты

Далее нужно определить, какое максимальное количество задач можно размещать в каждой колонке одновременно. Обычно лимиты больше всего нужны для стадии «В работе».

К примеру, в вашей команде трудятся четыре специалиста. Значит оптимальный лимит может составлять 4–6 карточек. С таким количеством поручений сотрудникам не придется работать сверх меры или, наоборот, сидеть без дела. 

WIP-лимиты нужны, чтобы команда сосредоточилась на выполнении уже имеющихся задач, а не на запуске новых. С ограниченным количеством поручений подчиненным не придется переключаться между разными вопросами. В итоге общий трудовой поток станет быстрее.

Установите правила перехода задач

Все участники процесса должны четко понимать, при каких условиях карточку нужно перемещать из одной колонки в другую. Например, можно прописать такие правила:

• Отправляйте карточку на стадию «В работе», только если у задачи появился исполнитель и он начал ее реализацию.


• Поручение можно перенести на этап «Готово» после того, как тестировщик или заказчик проверили и приняли результаты.

Когда правила процессов ясны, вся команда легко работает со статусами задач и показывает высокое качество выполнения проектов.

Начните работать по новой методике

Теперь можно переносить актуальные задачи на канбан-доску и управлять работой по-новому. Чтобы прийти к постепенным улучшениям, следите за процессами:

• Систематически обновляйте статусы задач.


• Отслеживайте стадии, на которых чаще всего застревают карточки.


• Собирайте и изучайте главные метрики: Cycle Time, Lead Time, время ожидания, загруженность и прочие.

Не ждите, что у вас получится организовать идеальное управление задачами с первых дней внедрения. Помните, что с канбан главное — начать процесс и сделать его видимым.

Оцените результаты работ и внесите корректировки 

Чтобы понять, как идут дела с новой методологией, встречайтесь с командой. Пусть это будут недолгие, но регулярные собрания. Например, раз в неделю. Такие совещания помогут:

• понять, на каких этапах и почему выполнение задач замедлялось;


• выяснить, нужно ли что-то поменять в WIP-лимитах, колонках и правилах;


• обсудить, какие еще улучшения внедрить.

Встречи с сотрудниками — одна из основ культуры непрерывного улучшения. Когда руководители поддерживают контакт с командой, подчиненным легче адаптироваться к нововведениям.

Частые ошибки при работе с канбан

Неправильно думать, что канбан — это обычная доска с цветными карточками. Методология точно покажет свою эффективность. Но при условии, что вы правильно поняли ее идеи и последовательно внедрили ключевые принципы. Если вы столкнулись с проблемами, то скорее всего они возникли, не потому что метод работает как-то неправильно. Чаще всего трудности происходят по другой причине: команда допустила ошибки еще при внедрении канбан. Расскажем подробнее, почему вам может казаться, что методология не работает.

Команда игнорирует WIP-лимиты

Пожалуй, самая обидная и частая ошибка, когда участники трудового процесса не обращают внимание на важный канбан-принцип — ограничение числа задач в колонках. Без WIP-лимитов сотрудники продолжают работать сразу над несколькими поручениями. Отсюда и перегрузки, и частые смены фокуса. Неудивительно, что трудовой поток значительно замедляется.

К чему приводит ошибка: продуктивность команды снижается, время выполнения задач растет, подчиненные чувствуют себя «выжатыми», но результата словно нет.

Как решить: возможно вы установили нереалистичные WIP-лимиты. Скорректируйте их и обязуйте команду строго соблюдать ограничения. Постоянно анализируйте результаты работ и на их основе пересматривайте WIP-лимиты.

Руководители не анализируют рабочий поток

Следующая ошибка: канбан внедрили, но анализировать движение задач по этапам не стали. Если не мониторить метрики, вы никогда не поймете, на каких стадиях возникают узкие места и как это исправить. Что уж говорить об улучшении трудовых процессов.

К чему приводит ошибка: в работе команды возникает стагнация, появляется ложное ощущение эффективности, копятся долги.

Как решить: начните постоянно встречаться с командой, чтобы анализировать поток. Устраивайте собрания хотя бы раз в неделю. Используйте метрики эффективности и вводите изменения на основе реальных данных.

Канбан заменяют на простой список задач

Некоторые приравнивают канбан к обычному цифровому to-do листу. Вроде берут карточки, оформляют доску, но дальше — ничего. Процессы не визуализируют, правила не устанавливают, поток не контролируют. В итоге карточки перемещаются как попало, а стадии не имеют ничего общего с реальными жизненными циклами задач.

К чему приводит ошибка: смысл методологии полностью теряется. Нет никакой прозрачности процессов и из-за этого невозможно понять, где и почему возникли проблемы.

Как решить: взгляните на канбан-доску и честно ответьте себе, отражает ли она реальный трудовой поток. Напишите правила перемещения задач, установите четкие WIP-лимиты и постоянно обновляйте карточки.

Начальство не интересуется мнением команды

Помните об одном из главных принципов канбан? Методология работает только тогда, когда в процессе участвует вся команда. А если за доской следит только один специалист, встречи проходят формально, подчиненные не обсуждают изменения, правила никто не соблюдает, тогда канбан вообще теряет свой смысл.

К чему приводит ошибка: сотрудники не чувствуют вовлеченности и ответственности. Команда игнорирует правила методологии и возвращается к старым методам работы. 

Как решить: сразу после внедрения канбан просите сотрудников участвовать во всех процессах. Расскажите о принципах методологии и обсудите правила работы с доской. А еще всегда поощряйте инициативу и вовлекайте команду в обсуждения по улучшению процессов.

Заключение

Не будьте теми, кто думает, что канбан — просто доска с карточками. Это целая философия мышления и организации трудового потока. Канбан предлагает удобные инструменты визуализации и позволяет легко управлять рабочими процессами. Методология не призывает разрушать текущие трудовые реалии. Она уважает эволюцию старых методов и позволяет добиться устойчивых результатов с помощью небольших, но планомерных улучшений. А еще методы канбан легко применять практически в любых командах. Вы не только сможете отслеживать все процессы, но и создавать лучшие условия труда в коллективе.

Тем, кто еще никогда не работал с kanban, советуем непременно попробовать. Не обязательно начинать с целой команды. Вы можете использовать методологию для организации личных дел. Проведите всего нескольких недель с канбан, и вы начнете воспринимать работу по-другому. Прежде хаотичные решения приобретут упорядоченность, а интуитивные изменения уступят место рациональному планированию.