Мониторинг труда персонала: значение, инструменты, подходы и распространенные ошибки

Главные цели контроля

Мониторинг важен для обеих сторон. С его помощью руководитель формирует сплоченную команду и защищает корпоративные данные, что способствует достижению поставленных целей.

Для сотрудников система контроля также имеет свои плюсы: они получают уверенность в стабильности дохода и возможность профессионального роста. Честные отношения с работодателем способствуют повышению мотивации команды и помогают лучше осознавать, как выполнять служебные обязанности.

Важно донести до членов команды, что программы слежения нужны не для того, чтобы добавлять подчиненным нервотрепки или лишать премий. Необходимо объяснить сотрудникам, что руководство не наказывает их, а стремится рационально использовать рабочее время и оперативно решать задачи компании. В таком случае организация сможет укрепить свои позиции на рынке, улучшить условия труда и поднять зарплаты. Открытый диалог необходим для поддержания здоровых отношений между начальством и персоналом, что в свою очередь способствует повышению общей эффективности.

Плюсы контроля труда

У мониторинга персонала целый комплекс преимуществ:

Основная задача контроля бизнес-процессов заключается в выявлении немотивированных, ненадежных и недостаточно квалифицированных работников. Когда начальник осознает, что подчиненный не справляется с обязанностями, он может выяснить причины этого явления и принять соответствующие меры: решить проблему или заменить сотрудника.

В управлении персоналом важно придерживаться принципа «кнута и пряника», чтобы оптимизировать объем работы и сроки выполнения задач.

Иногда организации сталкиваются с проблемами из-за инсайдеров и мошенников, которые могут похищать ресурсы. Мониторинг сотрудников помогает предотвратить подобные инциденты.

Методы и стратегии оценки работы персонала

Система контроля должна быть адаптивной, чтобы начальство могло корректировать ее в зависимости от потребностей организации, отдела или конкретного работника. Не обязательно использовать все известные методы мониторинга одновременно.

Например, нецелесообразно устанавливать контрольные пункты с биометрическими замками в небольшом офисе, где работает всего десять человек. Такой подход более актуален для крупных компаний с обширными площадями и четко определенными зонами. Важно, чтобы система контроля соответствовала целям организации и специфике ее работы. Тотальное наблюдение за сотрудниками в любом случае неоправданно.

Далее мы разберем популярные методы мониторинга персонала.

Планерки

Краткие встречи проводятся не только для ознакомления с отчетами. Показ результатов может стимулировать сотрудников и укреплять командный дух. На таких совещаниях уместны как конструктивная критика, так и положительные отзывы. Лучше проводить встречи-«пятиминутки», даже если в них нет острой необходимости. Вот несколько причин:

Тайный покупатель

Это универсальный метод мониторинга рабочего процесса. Проверка с использованием тайного покупателя проходит по следующему сценарию. Подготовленный человек играет роль клиента, при этом персонал не подозревает об искусственности ситуации. Взаимодействие с сотрудником в естественной обстановке позволяет оценить его компетентность, вежливость и профессионализм. По результатам проверки начальство может определить, как повысить эффективность работы на местах.

Мотивационная доска

Здесь допустимы вариации — использование обычной доски, стенда или специализированной программы. Например, можно отмечать достижения сотрудников в корпоративных чатах.

Доска мотивации демонстрирует успехи, отражает выполнение поставленных целей или задержки по срокам. Обычно обновления происходят в течение дня. Информация в отдельных блоках может обновляться каждую неделю или месяц. Такой подход направлен на стимулирование активности всех работников.

Введение KPI

Такая система присутствует практически во всех организациях. KPI (ключевые показатели эффективности) — это числовое выражение продуктивности, которое демонстрирует, как сотрудники справляются с поставленными задачами. Например, для менеджера по продажам важными показателями будут количество новых контактов и число заключенных сделок. Важно, чтобы каждый работник ясно понимал систему KPI. Эти показатели помогают подчиненным формировать рабочую стратегию с учетом возможных штрафов и поощрений.

Отчеты

Наравне с KPI это один из самых популярных способов контроля. В отчетах фиксируется время, которое сотрудники затратили на выполнение задач, анализируются данные из систем наблюдения, и на основе этих сведений оценивается продуктивность в рамках KPI. Процесс легко автоматизировать с помощью программ. Почти весь софт для учета рабочего времени имеет такую функцию. Также можно использовать традиционную бумажную отчетность.

Современные способы контроля подчиненных

Любой руководитель понимает, что одних плановых совещаний и бумажных отчетов недостаточно для создания эффективной системы контроля. Важно мониторить действия подчиненных на рабочих местах. Разумеется, речь не идет о таких личных моментах, как посещение туалета.

Если начальству необходимо вести учет времени, которое персонал расходует на выполнение служебных задач, можно обойтись без сложных программно-аппаратных решений. Здесь подойдут видеонаблюдение, контроль доступа и различные программы для мониторинга. Поскольку личные данные не отслеживаются, вопрос их защиты не стоит.

Контроль доступа

Чтобы эффективно управлять сотрудниками, следует исключить опоздания и преждевременные уходы. Оптимальным решением станут контрольные пункты. Можно установить турникет с охранником, который ведет учет посещений, или оборудовать систему с биометрическими замками.

Видеонаблюдение

Чаще всего этот способ отслеживания служит дополнением к другим инструментам контроля, которые применяет руководство для мониторинга персонала. Камеры фиксируют случаи опозданий, прогулов и отлучек, поэтому в сочетании с контрольными пунктами они оказываются особенно эффективными.

Прослушивание телефонных разговоров

Использование этого метода помогает избежать утечек информации и предотвращает использование служебных каналов для личных нужд. С помощью прослушивания и записи звонков начальство может определить, обсуждают ли подчиненные рабочие задачи или тратят время на пустую болтовню.

Совмещение прослушивания с другими методами контроля дает хорошие результаты. Руководитель получает возможность анализировать взаимодействие сотрудников с клиентами и улучшать процесс коммуникации. Таким образом, создается комплексная система, которая решает одновременно несколько задач по мониторингу и оценке работы сотрудников.

GPS-трекинг

В некоторых случаях начальство не может непосредственно контролировать персонал. Это касается командированных сотрудников или специалистов, которые часто перемещаются как внутри компании, так и за ее пределами. Особенно это актуально для крупных организаций, где необходимо тщательно продумывать систему контроля.

GPS-трекинг помогает избежать многих проблем. С помощью таких устройств руководство может получать информацию о различных ситуаций — от незапланированных остановок служебной машины до простоев в командировке, о которых сообщают контрольные программы.

Оценка и повышение квалификации

Организациям необходимо регулярно проверять уровень компетентности персонала. Использование тайных покупателей и прослушивание разговоров помогают только отчасти. Полученные данные нужно проанализировать для оперативного исправления недостатков и повышения качества предоставляемых продуктов или услуг.

Методы повышения квалификации зависят от специфики компании, обязанностей конкретного сотрудника и подхода к контролю. Важно, чтобы после прохождения экзаменов и курсов работник повысил уровень профессионализма. Если этого не происходит, необходимо либо освободить сотрудника от должности, либо скорректировать стратегию его обучения.

Методика DISC

С развитием контроля за сотрудниками и конфиденциальной информацией возникло множество бизнес-концепций. Одной из таких методик является DISC, которую разработал психолог Уильям Марстон в 1928 году. Она включает четыре основных аспекта:

Методика основана на использовании простого опросника, который HR-специалисты предлагают кандидатам на вакантные должности. С его помощью начальство может собирать информацию для оценки подчиненных. Опросник помогает выявить типы сотрудников и подобрать для них подходящие должности с учетом их особенностей.

Например, общительный и настойчивый человек будет идеален для отдела продаж, тогда как ответственный аналитик с высокой эмпатией станет незаменимым помощником руководителя. Правильное распределение кадров помогает более эффективно выполнять служебные задачи. Методикой DISC активно пользуются многие известные корпорации, такие как CNN, McDonald’s, Ford и другие.

Контроль с использованием программного обеспечения

Отдельного упоминания заслуживает метод контроля с помощью специального ПО. Нередко с этой целью руководители внедряют CRM-системы. Такие программы помогают собирать статистические данные, анализировать эффективность и улучшать бизнес-процессы. Тем не менее, CRM не решают многие важные вопросы.

К примеру, система зафиксирует присутствие подчиненного за ПК, но не даст ответа, выполняет ли сотрудник поставленную задачу или болтает в мессенджере с друзьями, а может и сливает чувствительные данные конкурентам. Нужно оптимизировать рабочие процессы и защищать корпоративную информацию путем устранения причин утечек, которые вызваны человеческим фактором. Это очень важная задача, которую CRM не может решить, поскольку не осуществляет контроль за сотрудниками онлайн.

Решение данной проблемы — использование систем, которые отслеживают компьютеры сотрудников и ведут учет рабочего времени.

Существует как минимум шесть аргументов в пользу внедрения такого ПО.

1. Рост эффективности работы руководителя

Это одно из главных преимуществ. Вы как начальник всегда будете осведомлены о том, чем занимаются ваши подчиненные в рабочее время. Например, в системе мониторинга персонала ИНСАЙДЕР можно в один клик сформировать отчеты по различным параметрам:

• Тайминг рабочего дня: время начала и завершения работы, продолжительность каждого перерыва. Все данные отображаются с точностью до секунды.
• Работа с приложениями: список посещенных веб-ресурсов, длительность пребывания на каждом из них, интенсивность взаимодействия с компьютером и продолжительность периодов бездействия. Вы легко выясните, если сотрудник много отвлекается от служебных обязанностей или тратит время на просмотр сайтов по поиску работы, а значит, подумывает об уходе из компании.

Какая бы статистика вам ни понадобилась, система предоставит ее с помощью одного нажатия клавиши. Можно получить как агрегированную сводку, так и детализированные данные по конкретному подчиненному.

Этот инструмент помогает руководителю сократить время и усилия на сбор и обработку сведений об эффективности работы персонала в течение дня.

2. Увеличение продуктивности труда сотрудников

Согласно результатам исследования Массачусетского технологического института, продуктивность труда возрастает на 7% просто от того, что работники уведомлены об отслеживании. Сам факт наличия системы контроля уже повышает общий уровень дисциплины и результативности каждого подчиненного.

С помощью программ для мониторинга начальник быстро определяет тех, кто привык нерационально тратить рабочее время, а также сотрудников, у которых недостаточно мотивации. Всего пяти минут в день достаточно для того, чтобы на основе отчета выявить проблемные области. После этого остается только обработать полученные данные.

3. Гарантия непредвзятости

Этот аспект имеет большое значение. Даже самый справедливый начальник может быть субъективным. Всегда будут те сотрудники, к которым руководитель относится с большей симпатией. Вероятно, вы стараетесь избегать влияния личных предпочтений на принимаемые решения, но это требует значительных усилий и получается не всегда, ведь все мы прежде всего люди.

Кроме того, работники часто рассматривают решения руководства через призму личных отношений. Фразы наподобие «А вот Иванова не наказали бы за опоздание на 3 минуты!» нередко можно услышать в курилке. Циркулирование подобных мнений снижает мотивацию сотрудников и негативно влияет на общую атмосферу в коллективе.

Использование специальных программ для отслеживания персонала позволяет получить четкие, беспристрастные и абсолютно достоверные данные. Им доверяют как ваши сотрудники, так и вы сами. Это дает возможность принимать взвешенные решения без лишнего эмоционального вовлечения.

4. Сбор статистики для анализа

Повысить эффективность команды можно даже в тех случаях, когда кажется, что подчиненные трудятся на пределе своих возможностей. Всегда найдется способ улучшить распределение задач, оптимизировать некоторые процессы или скорректировать график работы.

Но выявить такие возможности роста можно только при условии, что вы проанализируете информацию о времени, которое затрачено на выполнение проекта, перечне действий, необходимых для достижения поставленных целей, а также проблемах, с которыми сталкивается каждый отдельный специалист.

Данные статистики хранятся в системах мониторинга. Вам просто нужно изучить отчеты и прицельно рассмотреть те аспекты, где возможно повышение эффективности.

Чтобы наметить точки роста, ответьте на вопросы: сколько времени ваши сотрудники расходуют на работу над проектом? Что именно они делают в этот период? С какими задачами конкретный работник справляется успешно, а в каких областях он испытывает трудности?

5. Функция дистанционного контроля подчиненных

Самоизоляция 2020 года адаптировала нас к формату «удаленки», который, скорее всего, останется актуальным и в будущем. Это связано не только с новыми возможными эпидемиями, но и с экономическими преимуществами такого режима: расширяется география поиска сотрудников благодаря квалифицированным кадрам из других регионов, а также снижаются расходы на оснащение рабочих мест.

Тем не менее, контроль за удаленными специалистами необходим не меньше, чем за офисными подчиненными, а возможно, и больше. ИНСАЙДЕР и подобные системы эффективно решают эту задачу: агент на компьютере сотрудника собирает такую же подробную статистику, как и о человеке, который трудится за рабочим столом в соседнем кабинете.

6. Страховка от инцидентов

Как бы вы ни старались поддерживать лояльность команды, всегда существуют определенные риски. Некоторые сотрудники не уделяют должного внимания безопасному хранению паролей и логинов, что увеличивает вероятность утечки чувствительных данных. Другие могут нарушать корпоративные правила общения с клиентами, что негативно сказывается на репутации бренда. Есть и такие, кто испытывает недовольство и задумывается об увольнении и продаже базы данных конкурентам.

Система контроля помогают защититься от подобных ситуаций. Ее можно настроить так, чтобы софт сразу регистрировал подозрительные действия.

Минусы программ мониторинга

Недостатки ПО для контроля персонала очень условны. Чаще всего они возникают из-за неправильного использования системы, а не из-за ее функциональных возможностей. Важно обратить внимание на три ключевых аспекта.

Неприятие со стороны сотрудников

Слежка за каждым шагом мало кому понравится. Однако никто из ваших подчиненных не сможет поспорить со следующими постулатами:

На этом и следует акцентировать внимание. В первую очередь важно сообщить подчиненным, что за информацию вы отслеживаете и каким образом. Объясните им, что использование личных аккаунтов в социальных сетях с рабочих компьютеров неуместно.

Затраты времени на аналитику

При ознакомлении с отчетами может возникнуть впечатление, что они слишком подробны: система тщательно собирает всю потенциально полезную информацию. Такой объем данных поначалу может вызвать замешательство.

Персональные сведения

Руководство и сотрудники, которые занимаются отслеживанием, могут неожиданно получить доступ к конфиденциальной информации персонала, если ПО будет внедрено без соответствующего обучения подчиненных. Для того чтобы сохранить в тайне данные о здоровье, пароли от персональных аккаунтов и реквизиты банковских карт, сотрудники должны понимать, как функционирует программа, какие сведения она собирает и что лучше не делать.

Тем не менее, независимо от того, сколько раз вы подчеркнете риски использования личных мессенджеров на рабочих компьютерах, всегда существует вероятность случайного ознакомления с чьими-то сообщениями или финансовой информацией.

Как система мониторинга ИНСАЙДЕР помогает контролировать персонал

ИНСАЙДЕР предоставляет возможность поднять управление компанией на новый уровень, увеличить продуктивность работы подчиненных — и все это с полным соблюдением законодательных норм. Преимущества системы ИНСАЙДЕР включают:

Когда начальник сам следит, как его команда решает служебные задачи, организация достигает нового уровня развития. Если сотрудники в курсе, что их действия находятся под наблюдением, у них уже не возникает желание тратить впустую рабочее время.

Заключение

Каждый руководитель осознает важность защиты конфиденциальных данных. Не меньшее значение имеет задача добиться высокой продуктивности от каждого работника для повышения прибыльности компании. Существует множество организационных, технических и программных решений для контроля производительности труда подчиненных.

Использование автоматизированных систем мониторинга компьютеров и учета рабочего времени не исключает установки контрольно-пропускных пунктов или видеонаблюдения, проведения планерок и обращения к услугам тайных покупателей. Комбинация различных методов позволяет начальству комплексно отслеживать деятельность персонала и повышать эффективность выполнения задач. Выбор конкретной стратегии зависит от размера и специфики компании.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных