Непростой разговор: как обсудить с сотрудником, что он плохо работает
Руководители нередко сталкиваются с ситуацией, когда их подчиненные не выполняют свои рабочие обязанности должным образом. Игнорировать такую проблему недопустимо — важно найти конструктивное решение. В этой статье мы разберем, как правильно выстроить диалог с сотрудником в непростой ситуации.
Проанализируйте ситуацию
Не спешите с выводами. Даже если специалист регулярно нарушает дедлайны или демонстрирует низкую эффективность, это не повод сразу начинать конфликт. Прежде всего, вы можете ухудшить ситуацию. Проблемы часто возникают у ответственных и способных, но застенчивых сотрудников. К примеру, специалист может испытывать трудности с определенной задачей, корить себя за неудачи, но бояться попросить о помощи. В такой ситуации жесткий разговор с начальством только усилит стресс.
Для эффективного решения проблемы важно получить полную картину происходящего. Простой разговор с самим сотрудником не гарантирует желаемого результата — он может найти множество оправданий. К моменту разговора у вас должна быть готова следующая информация:
- Каковы причины возникшей проблемы?
- Что приводит к снижению продуктивности?
- Какие меры можно предпринять для улучшения ситуации?
- Нужно ли быть строгим или достаточно проявить лояльность?
Проанализируйте, почему сотрудник показывает низкую эффективность. Для этого понадобится объективная информация. С этим поможет CRM-система: она позволит отслеживать задачи специалиста, сроки их выполнения и другие параметры. Также будет полезно использовать системы для мониторинга и оценки эффективности работы сотрудников за компьютерами, такие как «ИНСАЙДЕР».
Программа автоматически генерирует отчеты по действиям конкретного пользователя в определенный период. «ИНСАЙДЕР» отслеживает посещаемые сайты, используемые приложения, частоту отвлечений на посторонние задачи и многое другое.
Дополнительно система предоставляет руководителю возможность в реальном времени наблюдать за экранами компьютеров подчиненных. Функция «Фотография рабочего дня» позволяет детально проанализировать любую производственную ситуацию.
Займите объективную позицию
Не принимайте импульсивных решений. Предположим, анализ отчетов показал, что сотрудник тратит рабочее время на социальные сети вместо выполнения задач. На первый взгляд можно прийти к выводу, что единственная причина низкой эффективности — обычная прокрастинация. Естественной реакцией будет желание наказать нарушителя, однако не спешите с выводами.
Прокрастинация может быть вызвана не только ленью, но и перегруженностью задачами. Личные проблемы также существенно влияют на мотивацию сотрудника.
Важно учитывать, что ваш подчиненный может принадлежать к категории людей с импульсным типом работы. У таких специалистов периоды расслабленного просмотра новостных лент часто сопровождаются интенсивной умственной деятельностью, которая впоследствии приводит к успешному решению задач.
Хотя причиной прокрастинации действительно может быть лень, каждый случай требует индивидуального подхода. Реакция руководителя должна быть соразмерной ситуации. Штрафы и выговоры не всегда эффективны, поэтому важно выбрать правильные методы воздействия.
Ваша цель — повысить эффективность работы, а не выразить недовольство. Дисциплинарные меры могут как улучшить ситуацию, так и усугубить ее. Прежде чем принимать решение, оцените, какую пользу оно принесет компании. Отключите эмоции и сформулируйте четкую позицию для дальнейших действий.
Подготовьте подходящую атмосферу для беседы
Оптимальным будет проведение разговора один на один. Подойдут ваш кабинет или конференц-зал. При невозможности личной встречи организуйте видеосвязь. Выберите время, когда вы оба сможете полностью сосредоточиться на обсуждении, без спешки и отвлечений.
Исключите присутствие коллег во время разговора. Публичное разбирательство демонстрирует недостаток управленческих навыков руководителя.
Определите четкую повестку встречи
Сформулируйте суть проблемы, ради которой вы собрались. Используйте конкретные данные, а не общие фразы. Вместо «Вы стали хуже работать» лучше сказать: «Согласно отчету о производительности, ваши показатели за последний месяц снизились на 30%». Говорите четко и по существу, чтобы избежать разночтений.
Дайте сотруднику возможность высказаться
Должно быть пространство для открытого диалога. Покажите искреннюю заинтересованность в решении ситуации: «Меня волнует такое положение дел. Расскажите, что происходит?».
Причины снижения эффективности часто лежат за пределами трудовых процессов. Ваши сотрудники — живые люди со своими проблемами. В случае серьезных личных переживаний, например, развода или болезни родственника, рабочие задачи отходят на второй план. В таких ситуациях дисциплинарные меры могут показаться незначительными по сравнению с личными трудностями.
Предложите решение
Ваша цель — найти оптимальный выход. После выяснения всех обстоятельств можно принимать конкретные меры. Иногда руководителю нужно время, чтобы проверить достоверность информации. Если сотрудник указывает на других коллег как на причину срыва сроков, необходимо подтвердить эти данные. Можно приостановить беседу и вернуться к ней позже.
Сформулируйте решение, донесите его до подчиненного и получите отклик. Избегайте недосказанности — следуйте четкому алгоритму:
- Постановка проблемы: напомните о причинах встречи.
- Определение задачи: объясните, что необходимо сделать, чтобы выйти из сложившейся ситуации.
- Принятие решения: расскажите о шагах для исправления проблемы.
Поддерживайте сотрудника, даже если для него все складывается не лучшим образом. Например: «Я назначаю штраф не из-за личной неприязни, а за нарушение установленных правил. Я знаю ваш потенциал, и надеюсь, что в следующий раз смогу наградить премией вместо штрафа. Давайте обсудим, как этого достичь».
Коллектив ценит руководителя, который поддерживает команду и находит конструктивные решения. Проявляйте интерес к задачам каждого сотрудника и будьте готовы оказать практическую помощь — это демонстрирует вашу ориентацию на общий результат.
Контролируйте последствия
После разговора с сотрудником усильте наблюдение за его работой, но делайте это деликатно и ненавязчиво. Достаточно периодически просматривать автоматизированные отчеты — например, через систему «ИНСАЙДЕР». Если заметных улучшений не произойдет, возможно, придется принять более серьезные меры.
В обязанности руководителя входит корректировка работы подчиненных. Следите за их действиями, сохраняйте объективный подход и помните, что главная цель — повышение эффективности всей команды.
В заключение
Разговор с сотрудником о снижении его эффективности — это не карательная мера, а инструмент развития и улучшения работы. Грамотно выстроенная беседа поможет не только выявить причины проблем, но и найти пути их решения, укрепить доверие в команде и повысить общую результативность.
Помните, что каждый случай уникален, и универсального решения не существует. Подход к разговору должен быть индивидуальным, с опорой на факты и ориентированным на результат. Главное — сохранить конструктивный диалог и нацеленность на совместное решение проблем.
С нашими рекомендациями вы сможете провести непростой разговор максимально эффективно. Ведь правильно выстроенная обратная связь — это инвестиция в развитие вашей команды и ее будущих достижений.