Неравномерная загруженность сотрудников: суть проблемы и пути решения

Распределение нагрузки в коллективе

В идеале каждый сотрудник должен работать в стабильном темпе, без перегрузок. Однако на практике этого не всегда удается добиться. Количество задач может резко меняться от излишка до минимума, что приводит к колебаниям в нагрузке. Это происходит по следующим причинам:

1. Кто-то из сотрудников временно отсутствует — например, из-за болезни, отпуска или неявки на работу без уважительной причины. В этот период его обязанности часто переходят другому человеку, что увеличивает персональную нагрузку.

2. Показатели организации меняются, а штат остается прежним. Например, при росте числа заказчиков каждый сотрудник вынужден обрабатывать больше данных, что ведет к увеличению нагрузки.

3. Возникновение непредвиденных ситуаций в процессе выполнения проектов. В итоге работникам приходится трудиться сверхурочно, даже если эти обстоятельства не зависят от них.

Последствия неравномерной загруженности команды

Руководство должно стремиться к равномерному распределению задач между сотрудниками, потому что дисбаланс в нагрузке и бесконечные авралы приводят к следующим негативным итогам:

1. Ухудшение здоровья работников. Из-за большого объема задач сотрудники часто не успевают нормально поесть. Опросы показывают, что 16% членов коллектива, которые имеют право на часовой обеденный перерыв, ограничиваются коротким 15-минутным перекусом. Половина респондентов сокращает время отдыха в два раза, и лишь 30% работников могут позволить себе спокойно поесть. Такие ограничения плохо влияют на пищеварительную систему. Это, в свою очередь, приводит к ухудшению самочувствия сотрудников и снижению их работоспособности, что не в интересах начальства.

2. Недовольство в коллективе. Неравномерное распределение задач между работниками может привести к напряженной атмосфере, недопониманию и конфликтам, которые негативно скажутся на общем психологическом климате в команде.

3. Переутомление сотрудников. Большой объем задач может привести к хронической усталости людей, что повышает риск ошибок на всех уровнях — от обычных рабочих до менеджеров и руководства. В итоге срываются сроки и нарушаются договоренности. Подобное отношение отталкивает клиентов, и они уходят к конкурентам.

Из всего этого можно сделать вывод, что характер распределения рабочей нагрузки среди сотрудников напрямую влияет на успешность деятельности фирмы.

Расчет равномерности загрузки коллектива

Равномерность распределения работы подразумевает стабильную интенсивность эксплуатации человеческих ресурсов. В такой ситуации не требуется нанимать дополнительных сотрудников или уменьшать численность штата. Все члены коллектива действуют в постоянном темпе, а их количество полностью покрывает потребности компании.

Для определения равномерности загрузки применяют особую формулу:

Кр = 1 – (Тпот + Тпер) / Тобщ

Расшифровка сокращений:

• Кр — коэффициент равномерности загрузки команды (в долях).

• Тпот — потери рабочего времени (в человеко-часах).

• Тпер — сверхурочные. Число человеко-часов, которые подчиненные потратили на переработки.

• Тобщ — общая трудоемкость коллектива. Ее также измеряют в человеко-часах, а получают путем умножения численности штата на фонд рабочего времени.

Определение параметров Тпот и Тпер может быть затруднительным. Существует несколько подходов для расчета потери рабочего времени.

Ручной хронометраж

Метод учитывает дисциплину и нагрузку. Администратор, офис-менеджер или сам работник ежедневно записывает в специальный журнал время прибытия и ухода. Для оценки загруженности все сотрудники составляют отчеты о своей деятельности и передают их начальству.

Интервью или тестирование

Информацию собирают через анкеты или устные опросы. Это нужно для того, чтобы понять, осознают ли сотрудники свою значимость для фирмы, а также установить уровень их ответственности и знания рабочих обязанностей.

Данные методы просты, но не всегда обеспечивают получение достоверных сведений. У этого есть три причины:

1. Нет уверенности в полной правдивости людей. Работник может забыть указать в отчете некоторые задачи или же решит приписать себе лишние заслуги. Также маловероятно, что в процессе устного опроса человек признается в регулярном посещении развлекательных интернет-ресурсов или переписке в мессенджерах. При этом, по результатам исследований, каждый пятый сотрудник ежедневно уделяет просмотру социальных сетей от 1 до 3 часов своей смены. Читают новости в офисе 17% респондентов, 15% около 2 часов изучают ассортимент онлайн-магазинов, а 10% подрабатывают на стороне.

2. Сбор информации создает дополнительную нагрузку. Сотрудникам приходится постоянно отвлекаться от основных обязанностей на заполнение отчетов или прохождение опросов. В итоге сами методы, цель которых заключается в оптимизации рабочего времени, приводят к его потерям.

3. Субъективность анализа. Оценка информации из тестов и опросов зависит от людей, поэтому на результаты часто влияет человеческий фактор и отношения внутри коллектива. Даже начальство может неправильно истолковывать занятость подчиненных. Например, мало кто из руководителей считает совещания ненужной тратой времени. Хотя именно таковыми бывают встречи без четкой повестки, где обсуждают незначительные вопросы или многократно проговаривают одну и ту же информацию.

Софт для мониторинга загруженности команды

Определить степень занятости каждого работника — непростая задача. Невозможно постоянно следить за всеми, да и такое пристальное наблюдение большинство посчитает неуместным. К тому же количество сотрудников порой слишком велико.

Для эффективного контроля занятости персонала лучше использовать специальное ПО. Примером такого решения является система учета рабочего времени и мониторинга деятельности сотрудников «ИНСАЙДЕР».

Преимущества подобных автоматических средств контроля:

1. Отсутствует влияние человеческого фактора. Данные собирают исключительно технические средства без вмешательства сотрудников и начальства, что обеспечивает максимальную объективность результатов.

2. Не возникает дополнительная нагрузка на персонал. Работники не тратят время на заполнение отчетов, так как приложение автоматически регистрирует всю необходимую информацию.

3. Руководство получает готовую аналитику. Нет необходимости самостоятельно изучать анкеты для понимания распределения нагрузки в команде.

Управление загрузкой персонала

Сервис «ИНСАЙДЕР» проводит анализ рабочего времени сотрудников с фиксацией всех их действий. В процессе программа выполняет следующие задачи:

1. Контроль дисциплины. Система регистрирует начало и завершение рабочего дня на основе данных о запуске и выключении компьютера.

2. Фиксация простоев. Порой сотрудник приходит в офис, делает себе кофе и заводит беседу с коллегами о последних событиях, а к рабочим обязанностям приступает уже ближе к обеду. «ИНСАЙДЕР» фиксирует подобные промежутки бездействия как непродуктивные. При отсутствии сигналов от мыши или клавиатуры в течение 5 минут программа отмечает простой.

3. Выявление отвлечений. «ИНСАЙДЕР» способен отличать приложения и сайты, которые имеют отношение к должностным обязанностям сотрудника, от сторонних ресурсов. Даже если человек не покидает рабочее место, это не гарантирует, что он сосредоточен на деле. Подчиненный вполне может изучать ассортимент онлайн-магазина или присматривать отель для будущего отпуска. Софт позволяет создавать перечни допустимых ресурсов для каждого отдела, группы или даже сотрудника.

4. Постоянный сбор данных. Программа ведет учет информации на протяжении всего времени нахождения работника в офисе. Если человек задерживается, алгоритм анализирует причины и цели такого поведения. Возможно, сотрудник намерен использовать ресурсы фирмы для личной выгоды. Или он не успел справиться с поручениями из-за частых отвлечений на свои дела. Также вероятно, что объем работы действительно слишком велик для одного человека.

5. Сравнение загрузки сотрудников равных должностей. Эта функция делает взаимоотношения в коллективе более прозрачными. Обоснованность любых обвинений в том, что кто-то работает меньше других за ту же зарплату, легко проверить с помощью показателей системы.

Сервис «ИНСАЙДЕР» предоставляет аналитику по группам, отделам и конкретным подчиненным. Применение такого инструмента значительно упрощает выстраивание объективной картины ситуации и выбор наиболее подходящего способа оптимизировать распределение задач среди сотрудников.

Действия после получения статистики из «ИНСАЙДЕРА»

Цель руководства заключается в оптимизации загрузки персонала. Для этого нужно назначить каждому сотруднику такой объем задач, который он способен спокойно выполнить как без чрезмерного напряжения, так и простоев. В итоге можно будет избежать сверхурочной работы и сократить потери времени.

Причем подчиненные на идентичных позициях должны иметь равные условия труда. Это поможет избежать недопонимания и конфликтных ситуаций.

После получения от «ИНСАЙДЕРА» фактической картины загруженности коллектива можно применить несколько подходов для ее оптимизации:

1. Сравнение ситуации с нормативными требованиями. Нужно сопоставить актуальные показатели с оптимальным коэффициентом распределения задач.

2. Пересмотр системы назначения поручений и обязанностей. Необходимо разложить рабочий процесс на составные элементы и перераспределить задачи между сотрудниками или отделами.

3. Корректировка регламентов, должностных требований и сроков выполнения поручений. Если анализ занятости демонстрирует, что проблема заключается не в подчиненных, а в слишком коротких дедлайнах по задачам, то нужно изменить временные нормативы в пределах доступных возможностей.

4. Автоматизация рабочих процессов. Часто высокая нагрузка возникает из-за рутинных операций. Подобные задачи не требуют глубоких размышлений, их монотонно выполняют по готовому алгоритму. Автоматизация таких действий позволит сотрудникам уделять больше времени на решение сложных вопросов, которые нужно основательно обдумывать.

Мониторинг загруженности удаленных специалистов

Контролировать загруженность удаленных работников — задача непростая, но крайне важная. Иногда этот процесс обладает большей значимостью, чем наблюдение за офисными сотрудниками.

Удаленщики не находятся под влиянием общего рабочего настроения коллектива. Домашняя обстановка расслабляет. Они не переживают, что начальник внезапно появится за спиной и спросит: «Эти видео с котятами действительно помогут вам составить годовой отчет?».

Как улучшить контроль за сотрудниками на удаленке

Для эффективного мониторинга деятельности подчиненных, которые трудятся вне офиса, стоит использовать современные программные системы.

Перед решением таких практических вопросов, как выбор оптимального софта или необходимость предоставить служебный ПК, важно тщательно обсудить все нюансы организации взаимодействия с удаленщиками:

• продолжительность смен;

• время обеденного перерыва и возможность ненадолго отлучаться на домашние дела;

• средства связи, которые будут доступны всем сторонам;

• расписание созвонов и частоту онлайн-встреч;

• скорость ответа на вопросы и запросы.

Эти соглашения помогут кандидату на должность осознать, что работа из дома требует дисциплины так же, как и офисная.

Затем следует продумать способы контроля деятельности удаленного сотрудника. Рассмотрим некоторые варианты:

1. Общение по телефону или видеосвязи. Данный метод предполагает неожиданные звонки от начальства подчиненному с целью узнать, чем он занят. По фоновым звукам или по тому, взял ли сотрудник трубку, можно определить, бездельничает человек или нет. Иногда к голосовому общению добавляется видеосвязь. Практика внезапных звонков может вызывать стресс у специалиста. А руководителю бывает трудно определить, действительно ли удаленщик отвлекается от выполнения задач. Быть может, музыкальный фон или атмосфера в кафе не снижают результативность сотрудника, а наоборот, создают лучшие условия для работы.

2. Таск-менеджеры. Это ПО для систематизации распределения задач и объема работы относительно каждого сотрудника. Их минус заключается в отсутствии учета временных затрат на выполнение поручений.

3. Рабочие отчеты. Их составление полезно как для офисных, так и для удаленных сотрудников. Обычно финальные данные отправляют электронным письмом. Недостаток метода кроется в субъективности отчетов.

4. Тайм-трекеры. Подобные программы контролируют действия сотрудников и демонстрируют их активность, однако не предоставляют статистические данные в виде готовой аналитики.

Автоматизация оценки загруженности удаленных работников

Человеческий фактор усложняет ведение любого вида учета, включая и отслеживание рабочего времени. Сотрудники часто думают, что действуют продуктивно и используют время по максимуму. Однако данная убежденность не гарантирует успешного результата: сроки продолжают срываться, проекты накапливаются, а уровень стресса растет. Многие детали часто остаются без внимания, поэтому автоматический контроль для удаленщиков и их начальства — это оптимальное решение.

Рассмотрим на примере программы «ИНСАЙДЕР», какими характеристиками должен обладать инструмент для эффективного и деликатного мониторинга дистанционных сотрудников:

1. Самостоятельное и бесшумное включение — «ИНСАЙДЕР» активируется одновременно с запуском ПК.

2. Автоматическая фиксация начала и окончания рабочей смены.

3. Возможность указать, какие сайты и программы являются релевантными для выполнения задач специалистом, а какие — нет.

4. Функция отслеживания «отвлечений», которая фиксирует посещение нежелательных ресурсов (например, соцсетей).

5. Регистрация всей суточной деятельности удаленного сотрудника (с учетом конференций, созвонов и т. д.), которая помогает структурировать день и получить полную информацию о ходе исполнения поручений.

Важно помнить, что внедрять средства контроля можно только после обсуждения со всеми сотрудниками. Необходимо получить их согласие. Контроль не должен превращаться в тотальную слежку. Это следует понимать.

Заключение

Выявление неравномерной нагрузки внутри коллектива — приоритетная цель для руководства. Сбалансированное распределение задач помогает избежать множества проблем в организации производственного процесса и положительно сказывается на показателях эффективности фирмы. Выявить все несоответствия, субъективные оценки и критические ситуации поможет система учета рабочего времени «ИНСАЙДЕР». Воспользуйтесь двухнедельным демо-доступом, чтобы бесплатно протестировать все ее возможности.

Попробовать бесплатно

Оцените возможности системы мониторинга ИНСАЙДЕР в течение 14-дневного пробного периода и узнайте, чем на самом деле заняты ваши сотрудники

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Попробовать», я даю свое согласие на обработку персональных данных