Программы мониторинга рабочих ПК: виды и основные функции
Для чего нужен мониторинг сотрудников
Статистика показывает, что 89% компаний хотя бы раз сталкивались с утечками конфиденциальных данных, которые в 61% случаев приводили к крупным финансовым потерям. Внедрение программ мониторинга помогает избежать таких проблем.
Кроме того, подобные ПО помогают выявить непродуктивных сотрудников, которые тратят рабочее время на посторонние дела, тем самым негативно влияют на производительность и коммерческий успех компании.
Еще одним аргументом в пользу внедрения программ мониторинга является возможность обнаружения деструктивных элементов. Специальные инструменты контроля помогают узнать, кто их подчиненных нарушает взаимодействие членов команды или пытается подорвать авторитет руководства.
Как контроль персонала регулируется законом
Статья 23 Конституции РФ гласит, что каждый человек имеет право на неприкосновенность частной жизни. То есть руководитель по закону не может прослушивать звонки и читать переписки подчиненных, но только если они не касаются трудовой деятельности.
Поскольку работодатель оплачивает рабочее время сотрудника, можно сказать, что часы в рамках этого периода переходят в собственность предприятия, а значит подлежат контролю со стороны руководства.
Компания вправе внедрять мониторинг персонала, но лишь с учетом морального аспекта. Важно соблюдать границы и не вторгаться в личную жизнь подчиненных, которая происходит за пределами рабочего времени. В противном случае руководству придется понести юридическую ответственность.
Поэтому при выборе ПО для проверки действий персонала важно проявлять осторожность и соблюдать баланс между контролем и уважением личных границ сотрудников.
Один из примеров сервисов, который учитывает интересы обеих сторон — система мониторинга «ИНСАЙДЕР». Программа автоматизирует учет рабочего времени, помогает защитить информационный контур компании, грамотно распределить нагрузку среди подчиненных и повысить производительность предприятия.
Важно правильно подбирать инструменты мониторинга и не доходить до гиперконтроля, поскольку чрезмерное внимание может стать источником стресса у сотрудников, снизить уровень доверия и запустить волну увольнений. Грамотный подход к выбору и использованию ПО — залог успешной работы предприятия.
Типы программ для контроля сотрудников
Для удаленного доступа к устройствам
Такие ПО позволяют транслировать экраны компьютеров офисных и удаленных сотрудников независимо от их местоположения. Среди популярных сервисов можно выделить RuDesktop, который стал полноценной заменой шедшего из России TeamViewer. Он позволяет организовать удаленный доступ к компьютерам и смартфонам на разных операционных системах.
Данный сервис, как и многие его аналоги, предоставляет следующие возможности:
- управление любым количеством устройств, в том числе мышью и клавиатурой;
- просмотр файлов разных форматов, буфера обмена;
- запуск сайтов и программ и многое другое.
Подобные функции есть у Ammyy Admin, Supremo Remote Desktop, mRemoteNG, TightVNC и Remote Utilities. Стоит отметить, что все они работают в открытом режиме, то есть сотрудники будут знать, что их действия за ПК отслеживаются.
Среди программ для скрытого мониторинга большим спросом пользуются «ИНСАЙДЕР», Kickidler и StaffCop. Все они обладают примерно одинаковыми возможностями, но разработчик первого решения предлагает более демократичные цены.
Для отслеживания различных действий за ПК
Сюда относятся кейлоггеры, видеологгеры и другие сервисы, которые позволяют контролировать цифровую активность сотрудников. Всех их объединяет одно преимущество — возможность отслеживать действия персонала в скрытом режиме. Рассмотрим каждый из них подробнее:
- Кейлоггеры. Эти программы также называют «клавиатурные шпионы». Их принцип работы заключается в перехвате текста за счет фиксации сигналов от нажатий клавиш в формате log-файлов, которые затем отправляются руководителю или другому уполномоченному лицу. Подобные сервисы позволяют узнать, что сотрудники искали в интернете, о чем переписывались в чатах с клиентами и коллегами и в каком контексте использовали те или иные фразы.
Например, кейлоггер в составе системы «ИНСАЙДЕР» отслеживает упоминание ключевых слов, которые можно самостоятельно добавить в базу и распределить по группам. Иначе говоря, руководитель определяет, употребление каких фраз будет являться нарушением для конкретной должности или отдельного сотрудника.
Другие кейлоггеры с похожими функциями: Actual Spy, ArdamaxKeylogger, SpytechSpyAgent, All In One Keylogger, Spyrix Personal Monitor, Refog Personal Monitor, Elite Keylogger, Spytector.
-
Видеологгеры. Как можно догадаться из названия, эти программы делают видеозапись рабочего стола, а также снимки экранов. Обычно съемка происходит с определенной периодичностью или в ответ на конкретные действия (запуск программ, посещение сайтов, копирование файла и т. д.). Изображения и видео автоматически отправляются руководителю.
-
Другие сервисы. В эту категорию отнесем программы, которые позволяют мониторить содержимое буфера обмена, сохранять историю использования сайтов и приложений, отслеживать переписки и действия с файлами. Популярные примеры: NeoSpy, Spy Go, Real Spy Monitor. Минус этих программ заключается в том, что по большей части они предназначены для контроля небольших групп пользователей, поэтому не подходят для средних и крупных компаний.
Для учета рабочего времени
Раньше контроль использования рабочих часов осуществляли с помощью бумажных табелей — таблиц, в которых отмечали время прихода и ухода сотрудников. На смену им пришли специальные ПО, которые позволяют автоматизировать этот процесс. К ним относятся СУРВ (системы учета рабочего времени) и тайм-трекеры.
Оба вида программ фиксируют начало и конец рабочего дня, перерывы, опоздания и другие отклонения от графика. Их основное отличие заключается в том, что тайм-трекеры — простые счетчики времени, которые часто используются для самоконтроля пользователей, а СУРВ обладают более широким функционалом:
- фиксируют активность сотрудников за ПК формирует таймшиты;
- анализируют данные и составляют отчеты по сотрудникам и целым отделам;
- позволяют настраивать разные графики работы, в том числе индивидуальные;
- могут интегрироваться с корпоративными системами и синхронизировать информацию;
- отслеживают нарушения и отправляют уведомления сотрудникам и руководителю.
Эти и многие другие функции предусмотрены в программах «ИНСАЙДЕР», «Стахановец», Kickidler и StaffCop, которые являются лидерами рынка отечественного ПО. Популярные англоязычные сервисы для учета времени — HubStaff, Time Doctor, Toggl, ActivTrack и Teramind.
Для обеспечения информационной безопасности
Вышеперечисленные типы ПО предлагают множество полезных инструментов, но ни один из них не анализирует исходящий трафик на предмет возможных утечек конфиденциальных данных. Для решения этой задачи существуют системы DLP (Data Leak Prevention).
Это мощные и в большинстве своем дорогостоящие программные комплексы, которые отслеживают входящий и исходящий трафик с устройств и анализируют его на наличие конфиденциальной информации. Оценка данных обычно происходит следующим образом:
- через распознавание специальных меток и хеш-функций;
- посредством контроля пересылок и фильтрации информации.
Также многие современные DLP-системы предлагают дополнительные возможности по типу онлайн-мониторинга, учета рабочего времени, трансляции экрана и других. Среди известных российских решений — InfoWatch, SecureTower, Trafica и «МФИ Софт». Лидерами мирового рынка производителей DLP-систем являются Symantec Corporation, Websense Inc и Verdasys Inc.
Для контроля местоположения
Раньше для отслеживания перемещений персонала использовали специальные GPS-трекеры. Это специальные устройства, которые передают информацию о местоположении человека на центральный сервер, компьютер или смартфон руководителя.
Например, некоторые компании устанавливают GPS-маячки в служебные автомобили, чтобы контролировать перемещения сотрудников и отслеживать отклонения от маршрута. Благодаря этому руководитель сможет узнать, кто из подчиненных использует корпоративный транспорт в личных целях. Такой способ мониторинга помогает предотвратить халатность и нарушения должностных обязанностей персонала с работой разъездного характера.
Для усиления мер безопасности навигационные устройства можно комбинировать с биометрическими сканерами или картами доступа. Такие сочетания часто используются на военных базах, производственных предприятиях и других объектах критической важности.
С развитием технологий появляется все больше IT-продуктов, которые позволяют отслеживать местоположение сотрудников без необходимости использования дополнительных устройств. Достаточно установить приложение на смартфон подчиненного — все данные о его активности будут передаваться напрямую на компьютер/телефон руководителя.
Для оценки эффективности работы
Многие современные программы мониторинга предлагают инструменты, которые позволяют узнать, как именно сотрудники используют рабочее время — выполняют задачи или занимаются посторонними делами. Эти ПО можно разделить на две категории:
-
Сервисы для контроля задач. В них сотрудники отмечают проекты, а система автоматически фиксирует время работы и использованные ресурсы. Популярный пример такого сервиса — Time Doctor.
-
Системы, которые работают по принципу Zero Trust. Они автоматически фиксируют все действия персонала и присваивают им соответствующие статусы. Одной из таких систем является «ИНСАЙДЕР».
Сервис отслеживает активность сотрудников за ПК и классифицирует все действия на три группы — продуктивные, отвлечения и простои. В первую входит все, что связано с выполнением рабочих задач. Отвлечениями называются периоды использования развлекательных ресурсов, социальных сетей и другие сервисы, которые не относятся к профессиональной деятельности сотрудника. Простой система фиксирует в том случае, если подчиненные не выполняли никаких действий за ПК в течение определенного времени. По результатам анализа «ИНСАЙДЕР» составляет наглядные отчеты с графиками и дашбордами, которые позволяют быстро оценить загруженность специалистов.
Как внедрить программу мониторинга
Установка ПО для мониторинга персонала требует не только технической подкованности, но и определенных управленческих усилий. Некоторые сотрудники могут быть не готовы к таким нововведениям, особенно если ранее в компании не использовались подобные инструменты контроля.
Важно заранее проинформировать подчиненных о целях и преимуществах внедрения системы мониторинга, чтобы избежать недопонимания и сопротивления. Объясните, что программа предназначена для оптимизации рабочих процессов, рационализации труда и повышения общей эффективности команды. Прозрачность контроля и открытость в общении помогут снизить напряженность, которая может возникнуть при внедрении новых мер.
Как выбрать подходящую программу
В первую очередь необходимо определить, что является приоритетом для вашей компании — контроль выполнения задач, обеспечение информационной безопасности или автоматизация учета времени. Если же вы заинтересованы во всех этих аспектах, рекомендуем обратить внимание на систему мониторинга «ИНСАЙДЕР». Это многофункциональное решение поможет увидеть реальную картину происходящего в вашей компании и предпринять соответствующие меры для оптимизации внутренних процессов. Чтобы оценить возможности системы до покупки и установки, предлагаем воспользоваться бесплатной двухнедельной триал-версией.