Сервисы для отдела кадров: автоматизация рутины и повышение производительности
Кадровое делопроизводство — обязательное направление деятельности любой организации. Законодательство строго регламентирует весь процесс взаимодействия с персоналом и требует оформления обширного пакета документов с момента приема сотрудника до его ухода. Базовый комплект кадрового обеспечения — это приказ о приеме на работу и распоряжение об увольнении, между которыми выстроена целая система обязательных бумаг.
Масштаб и сложность этого делопроизводства напрямую зависят от ряда ключевых параметров: численности штата, особенностей деятельности, организационно-правовой формы компании и других факторов. В связи с этим важность автоматизации процессов возрастает как для самих организаций, так и для разработчиков ПО.
В данной статье мы рассмотрим программные решения в сфере кадрового учета и управления персоналом, а также проанализируем причины растущего спроса на подобные продукты среди бизнес-пользователей.
Функционал кадровых программ
В основе любой системы кадрового учета лежит двухуровневая структура данных. Верхний слой представляет собой организационную схему предприятия, где детально прописаны режимы рабочего времени, штатные единицы, условия деятельности и системы оплаты труда. На нижнем уровне хранится персональная информация о каждом сотруднике: биография, образование, сведения о семейном положении и другие характеристики.
Все кадровые события в жизни организации подлежат обязательному документационному оформлению. Это критически важно для корректного расчета зарплаты – одной из ключевых расходных статей компании, поскольку на размер выплат влияют различные ситуации: отпуска, больничные листы и прочие основания для перерасчета. Всю документацию архивируют в базе данных, что обеспечивает надежную основу для аналитической работы и формирования отчетности перед госорганами и внебюджетными фондами.
Преимущества сервисов для ведения кадрового учета
Цифровая трансформация российского бизнеса затронула также сферу кадрового учета и привнесла в нее ряд инновационных решений. Современные технологии позволяют осуществлять оформление электронных листков нетрудоспособности, подавать отчетность в удаленном режиме, а с 2020 года — вести электронные трудовые книжки. На сегодняшний день цифровая отчетность — это уже не опциональный выбор, а обязательная составляющая деятельности любой организации.
Ключевым инструментом оптимизации кадрового делопроизводства выступает автоматизация учетных процессов. Разберем ее основные преимущества подробнее.
Экономия времени на рутине
В небольших организациях, где штатные изменения происходят нечасто, а появление новых позиций носит эпизодический характер, функции кадрового документооборота можно передать любому сотруднику. В таких условиях объем работы не требует существенных времязатрат.
Однако в крупных организациях ситуация кардинально другая. Например, промышленное предприятие со штатом более 1000 человек, где может возникнуть необходимость за короткий срок организовать квалификационное обучение для половины сотрудников. Это потребует внесение правок в личные дела всех работников, а также оформление распоряжения для бухгалтерии о корректировке тарифных ставок специалистов, которые прошли обучение.
При ручном ведении документации подобная операция займет около трех дней, тогда как использование специализированного ПО сокращает время до одного часа, что существенно повышает эффективность кадровых процессов.
Обеспечение порядка и контроля
Современные кадровые сервисы централизованно хранят все данные о сотрудниках в защищенной системе с разграниченным доступом. При необходимости все нужные сведения можно сформировать в отчеты. Это особенно актуально для отраслей строительства и промышленности, где критически важно отслеживать сроки действия разрешительных документов и удостоверений, которые выдают государственные органы.
Расчет заработной платы
Основная цель скоординированной работы кадровой службы и бухгалтерии — корректный расчет и своевременное начисление зарплаты. Хотя при условии фиксированного оклада и отсутствии внутренних перемещений базовые расчеты можно проводить в таблицах Excel, реальная практика требует более комплексного подхода.
В качестве примера рассмотрим логистическую компания. Предприятие запланировало перейти на усложненную систему оплаты труда водителей, из-за чего возникла необходимость внедрения автоматизированной системы кадрового учета. Расчет зарплаты в данном случае требует учета множества факторов: работа в утреннюю смену относится ко второму классу вредности, в послеобеденное время — к третьему классу, дополнительно необходимо учитывать простои по вине предприятия. Без применения специализированного ПО проведение таких сложных расчетов потребовало бы значительных времязатрат со стороны кадровой службы.
Программы для ведения кадрового делопроизводства
Многие российские компании используют продукты от «1С». Так, решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» является ведущим ПО в области кадрового учета. Однако рынок предлагает и другие сервисы. Рассмотрим самые популярные из них подробнее.
Модуль «Кадры» от компании «Парус»
Разработчик предлагает эффективное решение для управления кадрами. Система дает возможность:
- формировать штатное расписание и определять организационную структуру компании;
- принимать новых сотрудников и распределять их по должностям;
- учитывать работу во внешних структурах;
- регистрировать отпуска и больничные;
- хранить персональные данные работников;
- отслеживать переводы и перемещения;
- собирать информацию о кадрах;
- контролировать процесс аттестации и присвоения квалификационных категорий.
Преимущества:
- ориентированность на специфику работы госструктур;
- возможность использования модуля «Зарплата» для расчета выплат.
Недостатки:
- отсутствие функционала для управления сотрудниками;
- устаревший интерфейс.
«БОСС-Кадровик»
Продукт от российских разработчиков предназначен для ведения кадрового учета, начисления зарплаты и автоматизации управления персоналом.
Возможности программы включают:
- начисление заработной платы;
- обучение персонала;
- оценку компетенций сотрудников;
- составление кадровой и зарплатной отчетности;
- соблюдение норм охраны труда;
- разработку системы мотивации;
- планирование и учет персонала;
- формирование кадрового резерва.
Преимущества:
- широкий функционал HRM для управления сотрудниками;
- интеграция с приложениями Microsoft Office.
Недостатки:
- ограниченный функционал расчета зарплаты;
- небольшой опыт использования из-за низкой популярности на предприятиях.
Navision HR
Комплексное решение для управления персоналом. С его помощью можно:
- подбирать сотрудников;
- регистрировать информацию о работниках;
- вести учет кадровых документов и перемещений;
- рассчитывать зарплату;
- учитывать рабочее время;
- формировать кадровые отчеты.
Преимущества:
- полный набор функций для учета сотрудников и расчета зарплаты;
- синхронизация с приложениями Microsoft;
- современный интерфейс.
Недостатки:
- ограниченный набор функций для управления персоналом (только подбор сотрудников);
- необходимость интеграции с дополнительными модулями для предоставления данных в государственные органы;
- наличие только базовых документов для учета кадров;
- затраты на внедрение и использование зарубежного ПО.
SAP HCM
Создатели продукта учли потребности бухгалтеров и специалистов по управлению персоналом. SAP HCM позволяет:
- подбирать сотрудников;
- составлять штатное расписание и определять организационную структуру компании;
- вести кадровый учет и создавать основной пакет документов;
- разрабатывать систему мотивации и KPI;
- начислять зарплату;
- проводить анализ кадрового состава и формировать отчетность.
Главное преимущество этого сервиса — возможность создания общей автоматизированной системы при условии, что все процессы в компании основаны на SAP.
Недостатки:
- ориентация на HR-процессы вместо регламентированного кадрового учета;
- замедленная реакция на изменения в законодательстве РФ.
Почему HR-службы предпочитают «1С»
«1С:ЗУП» учитывает особенности российского законодательства и методы работы отечественных кадровых служб. Флагманская версия «КОРП» позволяет не только вести учет и рассчитывать выплаты, но и управлять сотрудниками. Также можно использовать «1С:ЗУП 8.3 ПРОФ» и другие версии программы. При своевременном обновлении сервис быстро реагирует на изменения в законах, что позволяет использовать только актуальные формы документов.
С помощью «1С:ЗУП» можно принимать сотрудников на работу, оформлять бумаги и начислять зарплату. Программа сохраняет историю действий без синхронизации с другими сервисами и потери информации.
Управление кадровыми перемещениями позволяет сразу изменять условия начисления выплат, включать или исключать сотрудников из резерва и выполнять другие операции. Это облегчает работу HR-специалиста и помогает ему помнить о законодательных и внутренних корпоративных корректировках.
В программе можно создавать различные виды отпусков: основной, неоплачиваемый, ученический и другие. Любые операции можно выполнить с помощью одного документа. Также программа позволяет работать с бумажными и электронными больничными листами.
Строгая регламентация управленческой структуры организации дает возможность оперативно вести учет кадров и рассчитывать расходы на персонал. Это актуально, если предприятие отслеживает возникновение затрат.
Для создания и отправки электронных отчетов в государственные органы не нужно выходить из программы. В «1С:ЗУП» есть встроенный сервис с поддержкой электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Программа сохраняет информацию о сотрудниках и их кадровые документы в персональных карточках. Это сокращает время и уменьшает вероятность ошибок при оформлении форм Т-2, приеме на работу и заключении ученического договора. Программа позволяет подключать печатные формы трудового договора и других локальных нормативных актов.
«1С:ЗУП» предоставляет широкие возможности для анализа кадровой информации и формирования отчетности. Одно из преимуществ программы — массовое внедрение на рынке, что обеспечивает большой опыт использования. «1С:ЗУП» обладает понятным интерфейсом, благодаря которому сотрудники разных отделов могут легко работать с сервисом.
Автоматизация кадрового учета в «1С» значительно упрощает деятельность внутренних служб. Использование программного обеспечения избавляет от рутины, исключает вероятность ошибок и повышает эффективность работы HR-специалистов.