Специфика расчета утилизации персонала
В сфере услуг особое значение имеет показатель утилизации персонала. От него зависит продуктивность бизнеса и аспекты системы мотивации.
Из статьи вы узнаете, что такое утилизация персонала и как она связана с контролем рабочего времени. А также познакомитесь с правилами расчета этого показателя.
Что такое утилизация
Другие названия этого термина — «эффективная загрузка» или «полезное использование». Иначе говоря, утилизацией называется мера продуктивности труда, которая рассчитывается как соотношение полезного и доступного времени.
Почти 75% расходов предприятий — зарплата сотрудников. Из-за низких показателей утилизации растут издержки. Это невыгодно бизнесу.
Зачем нужны показатели утилизации
Они применяются в соответствии с видом бизнеса:
- Кадровая политика. Является отражением потребности предприятия в сокращении штата или найме персонала.
- Мотивация сотрудников. Утилизация рассчитывается не только для работников, но и для линейных руководителей. Это помогает каждому осознавать свою роль в минимизации затрат.
- Управление экономикой. Показатели позволяют рассчитывать себестоимость трудового часа и услуг.
- Управление командой. Повышенные значения утилизации приводят к профессиональному выгоранию работников. А пониженные становятся причиной потери трудового темпа.
Типы утилизации
Самыми известными видами эффективной загрузки являются:
- Базовая. Под этим типом утилизации понимается соотношение полезных и доступных трудозатрат. К первым относится работа на внутренних и внешних проектах за исключением административных задач, простоев, обучения персонала и т. д. Это наиболее подходящий вариант для банков, управляющих компаний и других организаций, которые учитывают трудовое время, но не занимаются его продажей. Контроль загрузки позволяет менеджерам снижать операционные затраты, выявлять и поощрять продуктивных членов команды.
- Коммерческая, или оплачиваемая. Этот тип утилизации помогает более точно определять полезные часы. То есть, трудозатраты, которые оплачивают клиенты. В некоторых случаях в нее включаются внутренние инвестиционные проекты. Коммерческую загрузку сложно рассчитать, так как работа в рамках одной задачи бывает как оплачиваемой, так и безвозмездной. Такая утилизация используется в сферах прямых продаж — аудит, консалтинг и т. д.
- Оплаченная. Используется компаниями, в которых большая часть работ может оказаться бесплатной. Например, если клиент отказывается от подписи акта приемки. Этот тип утилизации сокращает понимание полезных часов до оплаченных услуг.
Правила расчета доступного времени
Для этого можно использовать разные способы:
- Доступное время как неизменность. Рабочая неделя составляет 40 часов. Один год — это 52 недели. Значит, доступное время равняется 2080 часам. Такой метод расчета используется крупными компаниями для сравнения показателей по департаментам и регионам.
- Производственный календарь. После вычета официальных выходных в году остается 1973 рабочих часа.
- Расписание трудового времени компании или ее сотрудников. С помощью такого подхода рассчитывается график для каждого департамента или члена команды. Например, доступное время специалиста на 0,5 ставки — 986,5 часов. Схема усложняется при вычитании больничных, отгулов и т. д.
- Табель учета при почасовой оплате. Доступным считается все время, которое входит в таймшит. Оно оплачивается компанией.
Предприятия по-разному рассчитывают доступное время. В РФ самые популярные варианты — третий и четвертый. Но и способ с почасовой оплатой тоже достаточно востребованный.
Какие значения считаются правильными
Нормативные показатели утилизации находятся в прямой зависимости от сегмента бизнеса. Устанавливайте значения для каждой категории, например:
| Грейд | Норма | Примечание |
|---|---|---|
| Стажер | 50% | Обучение сотрудника |
| Младший специалист | 75% | Основной ресурс, максимум выработки |
| Специалист | 75% | Основной ресурс, максимум выработки |
| Ведущий специалист, проджект-менеджер | 65% | Трата части рабочего времени на наставничество и развитие внутренних технологий. |
| Линейный менеджер, руководитель проектов | 40% | Трата основной части времени на управление, но сохранение навыков и обеспечение роста прибыли компании. |
Обязательно соблюдайте баланс: максимальная утилизация без вреда для продуктивных членов команды.
Способы расчета утилизации
Из полезного времени нужно выделить доступное. А также вести учет трудовых часов с помощью таймшитов, или табелей, с соблюдением определенных правил:
- Детальный способ учета. Анализ трудозатрат. Составление плана работ на неделю. Указание времени, которое подчиненные потратили на решение задач.
- Распределение задач на полезные и бесцельные.
- Ведение расписания подчиненных для расчета доступного времени.
- Согласование между собой всех этапов, чтобы итоговая информация была достоверной.
В качестве примера можно рассчитать коммерческую утилизацию для одного члена команды за месяц, в котором 175 рабочих часов согласно производственному календарю.
Для этого нужно разделить 124 полезных часа на 175 рабочих. Следовательно, утилизация составит 71%.
Для расчета этого показателя и ведения учета рабочего времени используйте специальные инструменты. Один из них — система мониторинга «ИНСАЙДЕР». Возможности программы:
- учет трудового времени;
- мониторинг персонала в режиме онлайн;
- создание снимков экранов компьютеров персонала;
- анализ продуктивности работников;
- перехват нажатий клавиш;
- расследование нарушений инфобезопасности;
- отправка руководителю уведомлений и отчетов об инцидентах;
- анализ посещения сайтов и использования приложений;
- ведение цифровых досье членов команды.
Система «ИНСАЙДЕР» поможет руководству мониторить показатели результативности и более продуктивно управлять компанией.