В любом бизнесе, вне зависимости от отрасли, работают два способа нарастить прибыль: повысить темпы производства или снизить сопутствующие расходы. Во втором случае затраты чаще всего складываются из оплаты труда сотрудников.
Если они работают медленно, но получают фиксированный оклад, компания не достигает желаемого результата и теряет деньги. Оптимизация времени, которое коллектив тратит на выполнение задачи — ключевое условие для увеличения прибыли.
В этой статье мы рассмотрим формулы для расчета трудозатрат на различные задачи.
В любом бизнесе, вне зависимости от отрасли, работают два способа нарастить прибыль: повысить темпы производства или снизить сопутствующие расходы. Во втором случае затраты чаще всего складываются из оплаты труда сотрудников. Если они работают медленно, но получают фиксированный оклад, компания не достигает желаемого результата и теряет деньги. Оптимизация времени, которое коллектив тратит на выполнение задачи — ключевое условие для увеличения прибыли.
В этой статье мы рассмотрим формулы для расчета трудозатрат на различные задачи. Они позволят сравнить теоретическую и реальную производительность и тем самым оценить эффективность сотрудника и оптимизировать его работу. Расчет человеко-часов помогает бизнесу:
Оценка трудозатрат — полезный инструмент управления, с помощью которого руководство может вести учет отработанного времени и мотивировать команду.
Трудозатраты — это время, которое сотрудник тратит на выполнение определенной задачи. Чтобы рассчитать показатели по отдельному рабочему процессу, нужно сложить трудозатраты всех людей, которые участвуют в конкретной операции.
На продуктивность работника влияет ряд факторов:
Важно отметить, что не всегда можно отследить прямую корреляцию между трудозатратами и стажем сотрудника: специалисты с большим опытом иногда работают медленнее из-за нежелания принимать нововведения. Молодой коллектив, напротив, быстрее адаптируется к изменениям, что повышает его продуктивность.
На трудозатраты также влияет уровень управленческой компетенции руководства. Начальству стоит обратить внимание на обновление оборудования и программного обеспечения, объективно оценивать эффективность сотрудников и давать им возможность повышать свою квалификацию. Отсутствие грамотного управления может демотивировать команду и снизить качество работы даже в лояльном и компетентном коллективе.
Но не стоит путать трудозатраты с трудоемкостью — временем на выполнение задачи, которое зависит не только от усилий сотрудника, но и от специфики сферы деятельности и других внешних факторов. Например, секретарю нужно 30 минут, чтобы подготовить пакет документов, но из-за старого ПО на компьютере и медленного принтера время увеличится до 45 минут. Снижение трудоемкости помогает повысить производительность.
Оценка трудозатрат показывает, насколько эффективно работает персонал и к каким показателям продуктивности нужно стремиться. Медленное выполнение задач — частый признак того, что компании стоит оптимизировать процессы. Это снизит трудозатраты и расширит возможности для получения прибыли.
Обычно их измеряют в человеко-часах и человеко-днях. Эти единицы показывают, сколько времени и усилий нужно для решения той или иной задачи. В человеко-часах и человеко-днях можно рассчитать большинство бизнес-процессов предприятия — от себестоимости продукции до аудита и анализа деятельности компании.
Человеко-часы (сокращенно «чел/часы») — это количество часов, которое один сотрудник тратит на выполнение конкретной задачи. Например, для составления документа менеджеру потребуется два человеко-часа. Это означает, что в одиночку он будет работать над заданием в течение двух часов. Но если начальство поручит это же задание двум менеджерам, у каждого из них уйдет один час на подготовку определенной части документа.
Человеко-дни — это аналогичная человеко-часу единица измерения, но в пересчете на дни. С помощью этого параметра удобно планировать длительные процессы или рассчитывать поденную оплату труда. Однако эта схема подходит, только если у сотрудника фиксированный рабочий день. При гибком графике с ненормированным количеством часов в смене расчет удобнее вести в человеко-часах. Стоит отметить, что в бухгалтерии обычно используют человеко-час как более точную единицу измерения.
Если компания ведет учет рабочего времени, рано или поздно перед ней может встать вопрос оценки трудозатрат. Но это полезно для бизнеса любого размера. Даже небольшая команда может кратно повысить свою продуктивность, если будет планировать и анализировать трудозатраты по каждому проекту.
В крупных компаниях такая практика оптимизирует внутренние ресурсы и способствует росту конкурентоспособности. Важно, чтобы в организации была хорошо налажена система планирования и мотивации.
Приведем примеры ситуаций, когда перед бизнесом встает задача рассчитать трудозатраты:
Нужно помнить, что при расчете фактических трудозатрат учитываются только реально отработанные человеко-часы, без учета времени, проведенного на больничном, в отпуске или отгуле.
Можно вычислить трудозатраты, если знать, сколько времени решение задачи занимает у одного специалиста. Для этого используют следующую формулу: Ч = К * Т, где: Ч — искомые трудозатраты в человеко-часах; К — количество сотрудников; Т — выбранная единица времени, обычно час.
Например, для решения задачи требуется 24 человеко-часа. Нагрузку можно распределить следующим образом:
Чем больше людей руководитель подключит к заданию, тем меньше человеко-часов потребуется для ее выполнения. Расчет с использованием этой формулы помогает определить трудоемкость работы, уровень загрузки команды и количество человек, которое стоит привлечь дополнительно для ускорения решения срочной задачи.
Расходы на оплату труда обязательно входят в себестоимость единицы продукции или услуги. Их можно рассчитать по формуле: Ц = ЗП * РЧ, где:
Ц — цена одного человеко-часа или человеко-дня, то есть объем расходов на оплату труда; ЗП — зарплата сотрудников, занятых в изготовлении товара или оказании услуги; РЧ — фактически отработанные или запланированные часы или дни.
В значение РЧ входят только те часы или дни, которые специалисты потратили непосредственно на выполнение работы без учета отгулов и других отсутствий.
Приведенные выше формулы позволяют рассчитать трудозатраты и таким образом спланировать загрузку персонала, оценить продуктивность работы и определить справедливый размер оплаты.
Одна из ключевых задач руководителя — контролировать плановые трудозатраты, так как их превышение увеличивает финансовую нагрузку на компанию. Даже если проект не будет завершен в срок, организация все равно будет обязана выплатить зарплату команде. В результате бизнес может потерять прибыль и лояльность клиентов.
Отсутствие контроля негативно сказывается и на дисциплине. Выполнение задачи, на которую отводится три месяца, может занять полгода, но компания должна будет продолжать выплачивать зарплату. Мониторинг работы персонала и оценка производительности повышают осознанность сотрудников и помогают выявить ошибки в планировании.
Руководителям бывает сложно объективно оценить эффективность своих подчиненных. Например, работник может постоянно сидеть за компьютером и выглядеть очень занятым, но на самом деле тратить большую часть своего времени на общение в соцсетях. Зачастую сотрудники жалуются на высокую загрузку и просят отложить дедлайн, хотя в действительности много прокрастинируют. Системы учета рабочего времени помогают руководителям лучше контролировать персонал. Специальные программы позволяют скрыто отслеживать действия команды. Рассмотрим преимущества таких систем на примере сервиса «ИНСАЙДЕР».
Возможности «ИНСАЙДЕРа»:
Более подробное описание функциональных возможностей системы вы можете найти на нашем сайте.
Планирование и расчет трудозатрат способствуют снижению расходов и увеличению производительности вне зависимости от размера и специфики компании. Внедрение системы учета рабочего времени стимулирует команду качественнее выполнять задачи, а понимание того, что руководство контролирует действия сотрудников, повышает ответственность коллектива.
Специализированные сервисы — это эффективный инструмент для анализа продуктивности, который не только обеспечивает точность показателей, но и способствует поощрению ответственных членов команды и повышает их мотивацию.