Учет рабочего времени: самые популярные решения

Хотите знать, чем на самом деле занимаются сотрудники? Ведите учет рабочего времени.

Способы учета рабочего времени

Как правило, фиксирование часов, которые коллектив проводит на рабочем месте — одна из стандартных обязанностей руководителя, однако в законодательстве это четко не закреплено. Компания сама решает, как контролировать режим выполнения задач.

Сегодня организации используют разные способы мониторинга деятельности сотрудников. Рассмотрим основные из них.

Ежедневный учет рабочего времени

Подходит для компаний с постоянным графиком. Табель (таймшит) регистрирует количество отработанных часов за день. Для расчета зарплаты время суммируется.

Однако этот метод может вызвать сложности, если часы засчитываются в другой расчетном период. Например, в последний день месяца сотрудник трудился 10 часов, а в следующий — шесть. Тогда компании придется оплатить переработку как сверхурочные.

Еженедельный учет рабочего времени

Подойдет предприятиям, на которых продолжительность смены зависит от производственных потребностей. Стандартная рабочая неделя составляет 40 часов, которые распределяются по-разному. Компании должны подсчитывать отработанное время так, чтобы оно не превышало установленную Трудовым кодексом норму. Однако на практике этот подход используется редко.

При таком учете выплата начисляется еженедельно. Если сотрудник набрал ровно 40 часов, они идут по фиксированной ставке. При превышении нормы дополнительное время считается сверхурочным и оплачивается отдельно. Таким образом, руководителю не приходится сталкиваться с жалобами сотрудников на переработку.

Суммированный учет рабочего времени

При необходимости компании могут увеличить расчетный период до месяца, квартала или года. Но по закону предприятия с вредными условиями труда не могут выбирать срок более 90 дней.

Любой период выплат должен быть закреплен отдельным приказом. Это правило касается и суммированного учета, при котором компания ежедневно фиксирует отработанные часы и подводит итоги в конце срока. Расчет производится по фиксированной ставке. За сверхурочные часы сотрудник получает выплату в конце отчетного периода.

Кажется кто-то переработал. Учет рабочего времени не допустил бы этого.

Методы учета рабочего времени

Компания может отслеживать рабочие часы несколькими способами:

• через таблицы Excel или Google Docs;
• регистрацией сотрудников в журнале с отметками о времени прихода и ухода;
• через видеонаблюдение и/или аудиозаписи;
• при помощи бухгалтерских программ;
• внедрением контроллеров и карточек доступа;
• через CRM-систему;
• с использованием тайм-трекеров и других подобных инструментов.

Традиционный метод с ведением таблиц подходит для предоставления отчетности контролирующим органам и расчета заработной платы. Остальные способы намного удобнее и эффективнее. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Табель в Excel

Таймшит — это таблица в формате Excel. Можно создать шаблон для ежедневного автоматического заполнения данных, и раз в месяц вносить небольшие изменения вручную.

Преимущества

• простота и понятность;
• отсутствие дополнительных затрат на поддержку сервиса;
• привычность системы для многих работников.

Ведение отчетов в Excel — распространенная практика многих компаний

Недостатки:

• не подходит для расчета эффективности;
• времязатраты на ручное заполнение;
• риск ошибок из-за человеческого фактора.

Таблицы подходят только для небольших компаний. В крупных организациях бизнес-процессы требуют автоматизации. Помимо этого, Excel-файл необходимо ежемесячно пересылать в бухгалтерию. Google Docs позволяет настроить постоянный доступ к таблице, но все остальные недостатки этого метода останутся.

Журнал присутствия

Эффективный инструмент для учета и управления рабочим процессом в организации, который позволяет отслеживать время прихода и ухода сотрудников, а также контролировать их трудовую дисциплину.

Нарушаем рабочий график?

Особенности способа:

В журнал можно внести графы для записи причин опозданий, отсутствий и других событий. Это позволит получить полную картину рабочего процесса и принять обоснованные решения по управлению персоналом.

На многих предприятиях специалисты кадровой службы ведут журналы, куда вносят контракты, бланки трудовых книжек и другие документы. Они оформляют журнал учета рабочего времени так же, как и другие регистрационные книги.

Можно создать разделы для указания причин неявки или опоздания, а также для реквизитов документов с объяснением причины отсутствия. Для сотрудников, которые часто ездят в командировки, кадровики заводят отдельную колонку и фиксируют в ней даты поездки.

Рабочее время лучше учитывать в журнале по дням. Для удобства даты отмечают в специальном разделе или вносят их каждый день в новый лист. Журнал можно оформить как в электронной версии, так и в привычной тетради. Некоторые компании заказывают книгу в нужном формате с определенным набором разделов.

Система видеонаблюдения

Сегодня этот метод набирает популярность среди работодателей. Однако видеослежение может вызывать психологический дискомфорт у сотрудников, поэтому нужно иметь веские основания для такого решения. Важно учесть, что скрытая запись запрещена законом. Перед установкой системы видеонаблюдения или аудиозаписи необходимо получить согласие работников.

Компания может выбрать между простой камерой и оборудованием с микрофоном и записывающим устройством — все зависит от целей контроля и бюджета организации. При этом расходы не ограничиваются только установкой. Компания должна назначить сотрудника, который будет просматривать записи и отмечать нарушения правил, иначе этот метод будет малоэффективен.

Бухгалтерские программы

Многие профессиональные программы для бухгалтерии имеют функцию создания специализированных отчетов, что ускоряет и облегчает работу.

Плюсы:

Контроллеры

Многие организации выбирают именно этот способ отслеживать, во сколько сотрудники приходят и уходят из офиса. Контроллер — это устройство, к которому сотрудники прикладывают свои карточки для доступа в помещение. Оборудование позволяет осуществлять почасовой и даже поминутный учет времени.

Преимущества:

• высокая точность учета рабочих часов;
• минимизация трудозатрат на контроль времени;
• ограничение доступа в определенные зоны.

Недостатки:

• высокая стоимость оборудования;
• в случае поломки устройства доступ в помещение будет заблокирован до прибытия специалиста;
• есть вероятность кражи пропуска или его потери сотрудником.

Учет рабочего времени по лицам

Все большую популярность приобретают терминалы с идентификацией по лицам. Чтобы воспользоваться ими, достаточно подойти к устройству и посмотреть в его направлении. Одно из главных преимуществ терминала — он может работать без интернета. Обычно устройство функционирует через блок питания, но его также можно подключить по Wi-Fi. В этом случае терминал будет работать на любом расстоянии от сервера с программой.

Эта система более эффективна, чем контроль по отпечаткам пальцев, так как она обрабатывает более серьезные объемы данных. Информация о сотруднике хранится в вычислительном модуле, и на ее основе устройство «рассматривает» лицо со всех сторон. Технология использует этот же шаблон при сравнении сотрудника компании с человеком, который проходит через турникет.

Однако у нее есть определенный недостаток. Система может не различить двух похожих людей, и в результате в здание проникнет посторонний.

Биометрический учет рабочего времени

Каждый работник имеет свой биометрический идентификатор — сетчатка глаза, отпечатки пальцев, голос или рисунок вен. Эти характеристики невозможно подделать, забыть или потерять, что позволяет проходить контроль, регистрировать свое присутствие в офисе и получать доступ к конфиденциальной информации. Все данные о биометрических идентификаторах хранятся в общей базе, которую можно обновлять, дополнять или изменять в любое время.

Однако у этого подхода есть весомый недостаток — высокая стоимость оборудования. Для биометрического контроля нужны мощные процессоры, биологические сканеры и интерфейсы для передачи больших объемов данных. Некоторые компании устанавливают несколько точек идентификации для отслеживания передвижения сотрудников по территории в течение рабочего дня.

Тем не менее, эти автоматизированные сервисы полезны для составления табелей, расчета нагрузки, зарплаты и штрафов. Они помогают оценивать эффективность работы отделов, продуктивность каждого сотрудника, поддерживать дисциплину и уведомлять о несанкционированных подключениях. С биометрическим учетом также можно разграничивать доступ по зонам.

CRM-система

Многие CRM-системы предлагают функцию отсчета времени: сотрудники запускают таймер в начале работы и останавливают его по завершении. Это позволяет контролировать общие часы занятости персонала и отслеживать длительность выполнения заданий.

Преимущества:

• простота использования;
• развитие навыков самоконтроля и дисциплины у сотрудников.

Скорее всего, коллективу потребуется время, чтобы привыкнуть к CRM-системе. Сотрудникам придется освоить новую рутину: запускать таймер в начале смены и отключать его перед уходом.

Тайм-трекер

Это программа, которая автоматически фиксирует включение и выключение компьютера, а также периодически делает снимки рабочего стола. Установка тайм-трекера на устройства позволяет оценить качество выполнения задач. Работодателю не нужно получать согласие сотрудников для использования этих программ.

Один из таких сервисов — ИНСАЙДЕР. Система фиксирует все действия специалиста в течение дня и сохраняет снимки на сервере компании в сжатом виде. Руководитель всегда может видеть, как сотрудники распределяют свои часы.

Системы учета рабочего времени

EMS (системы учета рабочего времени, СУРВ) — это класс ПО для мониторинга действий персонала. С его помощью можно легко определить, кто из команды действительно занят, а кто только создает видимость высокой нагрузки. Крупные компании обычно отдают предпочтение не тайм-трекерам, а именно комплексным EMS-системам с множеством настроек и продвинутых функций. По данным Insider Threat от Crowd Research Partners, за период с 2017 по 2018 год доля организаций, которые активно использовали EMS, увеличилась с 42 до 94%. После вынужденного перехода сотрудников на удаленную работу из-за пандемии COVID-19 системы учета стали золотым стандартом в управлении.

Учет рабочего времени с помощью ИНСАЙДЕР

Программа ИНСАЙДЕР — отличное решение для мягкого контроля. Она позволяет гибко настроить необходимые параметры и учесть индивидуальные потребности:

• Время начала и окончания рабочего дня можно устанавливать индивидуально для каждого сотрудника. Это удобно, если у членов команды разные графики.
• Персонализированная настройка доступов к сторонним ресурсам. Функция будет полезной, если в отделе есть и SMM-специалист, для которого соцсети — это рабочий инструмент, и инженер, который может использовать их в личных целях.
• Принцип открытости данных. Система позволяет настроить доступ так, чтобы сотрудник мог видеть свои успехи и неудачи. Эта прозрачность повышает доверие к программе и нивелирует негативное отношение к мониторингу.

ИНСАЙДЕР — это комплексный инструмент контроля как офисных, так и удаленных работников. Программа помогает руководству справиться с опасениями по поводу добросовестности подчиненных. Специалисты, в свою очередь, развивают навыки самодисциплины, повышают продуктивность и получают надежные обоснования для справедливой оплаты труда. Когда есть объективные данные о ежедневной активности персонала, начальству гораздо сложнее обмануть сотрудника с зарплатой.

В заключение

Сегодня доступен широкий выбор методов и форм учета рабочего времени. Технологии автоматизации позволяют не только соблюдать законодательные нормы, но и повышать производительность команды.

Планирование и учет рабочего времени улучшает понимание эффективности труда. Однако, как и любой инструмент, такие системы могут принести не только пользу, но и вред компании. Многое зависит от руководителя. Если вы действуете грамотно, прозрачно, прислушиваетесь к мнению сотрудников и используете полученную информацию в общих интересах, весь коллектив только выиграет. Но если под видом анализа продуктивности вводится тотальный контроль за каждым действием подчиненных, есть риск, что внедрение такой системы не оправдает ожиданий.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных