От хаоса к порядку: как мониторинг сотрудников помог отделу маркетинга увеличить эффективность на 30%
Проблема
Отдел маркетинга компании, специализирующейся на консалтинге и управлении проектами, столкнулся с проблемой несогласованности в управлении проектами и задержками в реализации маркетинговых кампаний. Это приводило к несвоевременному запуску рекламных акций и потере потенциальной прибыли. Дополнительно проблема усугублялась из-за дисциплинарных нарушений некоторых сотрудников, что заставляло их коллег брать больше задач, чтобы не срывать сроки по проекту.
Задача
Выявить причины задержек и перераспределить задачи внутри команды для оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности кампаний.
Решение
Компания внедрила программу мониторинга для отслеживания исполнительности сотрудников отдела маркетинга и анализа их вовлеченности в проекты. Сервис помогает понять, какие задачи занимают больше времени, как распределяются обязанности внутри команды, и насколько сотрудники вовлечены в проекты.
Ход внедрения
На рабочих компьютерах компании был установлен агент, который фиксировал активность. Это позволило собирать данные о том, как сотрудники используют рабочие часы, взаимодействуют друг с другом и в каком темпе выполняют задачи.
Программа фиксировала, сколько времени подчиненные тратили на планирование, разработку контента, работу с рекламой, аналитику и координацию задач. Также оценивались трудозатраты на каждый проект.
Система «ИНСАЙДЕР» предоставила несколько типов отчетов. Они помогли проанализировать рабочую активность сотрудников и выявить ключевые проблемы:
-
Отчет о времени выполнения задач:
Сводные данные по каждому сотруднику показывали, сколько времени тратится на выполнение задач, взаимодействие с коллегами и простои. Анализ этих отчетов позволили выявить, что рабочие часы уходили на обсуждение этапов проекта и согласования с другими отделами. Оказалось, что на общение сотрудников друг с другом уходит до 30% времени — замедляло процесс реализации проектов.
-
Отчеты по коммуникациям:
Анализ кейлоггера и внутреннего чата показал, что значительная часть обсуждений касалась повторного согласования ранее утвержденных задач. Было выявлено, что 20% задач перерабатываются из-за недопонимания на этапе постановки целей.
-
Анализ дублирующих обязанностей:
Автоматические снимки экранов и отчеты по активности продемонстрировали, что сотрудники с разными должностными обязанностями часто выполняют схожие задачи.
Сравнение временных затрат на одни и те же задачи среди подчиненных показало, что некоторые проекты распределяются неэффективно, а работа дублируется. Это замедляло процесс и создавало дополнительную нагрузку на сотрудников.
На основе анализа данных руководитель отдела маркетинга:
-
провел беседы с сотрудниками, которые нарушают трудовую дисциплину, и организовал контроль за выполнением их задач;
-
установил четкие дедлайны для каждого этапа кампаний;
-
ввел регулярные встречи для уточнения приоритетов и распределения обязанностей между сотрудниками;
-
исключил дублирование работы путем реорганизации задач.
Результаты
Сокращение времени на согласование
Введение еженедельных встреч с четкой повесткой позволило ускорить этап согласования на 20% и уменьшить количество корректировок по задачам.
Улучшение дисциплины
После внедрения контроля за нарушениями подчиненные стали более ответственно подходить к своим обязанностям, что снизило нагрузку на других членов команды.
Повышение продуктивности команды
Оптимизация процессов и улучшение координации привели к увеличению количества выполненных задач, что повысило моральный дух сотрудников и их вовлеченность. Этого удалось добиться при том же объеме рабочей нагрузки.
Повышение скорости реализации работ
Благодаря новому распределению обязанностей, время подготовки рекламных кампаний сократилось на 30%, что позволило отделу своевременно запустить новые проекты.
Вывод
Программа мониторинга помогла компании выявить проблемы в рабочих процессах и дисциплине сотрудников отдела маркетинга. Благодаря полученным данным удалось оптимизировать управление задачами, улучшить командную работу и увеличить скорость реализации маркетинговых кампаний. Это повысило эффективность работы отдела и минимизировало риски срыва проектов.