Фотография рабочего дня: что это за метод и для чего он нужен
Для повышения эффективности деятельности организации требуется определить основные достоинства и недостатки бизнес-процесса. Достичь этой цели позволяет современный подход, известный как фотография рабочего дня (ФРД). Метод предполагает сбор сведений о действиях каждого сотрудника в течение смены.
Благодаря ФРД можно проанализировать эффективность работы коллектива и выяснить, сколько времени подчиненные тратят на выполнение своих прямых обязанностей, общение по телефону, паузы для отдыха и т. д. Эти данные помогут разобраться в причинах срыва планов и найти способ улучшить организацию деятельности команды.
Универсальность метода ФРД позволяет применять его в различных отраслях — от сферы информационных технологий до производственных предприятий. Фотографии дают представление об уровне загрузки сотрудников в разные периоды времени с учетом сложности обстоятельств и целей организации.
Хронометраж времени работы
Хронометраж рабочего времени (ХРВ) — это еще один способ контроля, который во многом схож с ФРД. Подходы различаются в следующем:
В случае ХРВ сотрудник сам устанавливает срок сбора информации — от одного дня до месяца. При ФРД этот период определяет руководитель.
В рамках хронометража сотрудник самостоятельно решает, стоит вести записи вручную или лучше автоматизировать процесс с помощью специальных программ. За фотофиксацию отвечают конкретные лица по распоряжению начальства. Процедура осуществляется согласно приказу, в котором руководитель прописывает ее временные рамки, объект наблюдения и способ ведения записей.
Сотрудник может фиксировать информацию о хронометраже как в письменном, так и в электронном виде, главное — она должна быть точной и объективной. Служащему требуется указать только суть задачи, момент начала и завершения работы. ХРВ менее формален по сравнению с методом фотографии. Но все же он позволяет выявить:
причины слабой продуктивности при высокой активности персонала;
операции, которые требуют много усилий, но дают малый результат;
неактуальные задачи и способы их заменить на новые;
необходимость корректировки регламента процесса работы.
Фактическая активность сотрудника в течение рабочего дня по фотографии
За день человек взаимодействует с мобильным телефоном множество раз: совершает звонки, отправляет сообщения, посещает социальные сети, проверяет электронную почту, играет и так далее. Люди как в России, так и в прочих странах проводят в интернете уйму времени. Нередко сотрудники в течение рабочего дня отвлекаются на просмотр видеороликов, сериалов, переписку с друзьями в соцсетях, чтение новостей и игры.
Разумеется, подчиненные также занимаются выполнением своих непосредственных обязанностей. Но из-за постоянного отвлечения на телефон и развлечения в сети снижается продуктивность, а количество ошибок увеличивается. Поэтому крайне важно отслеживать действия персонала в течение смены. Решить эту задачу помогает фотография.
Фотография рабочего дня бухгалтера
Рассмотрим пример практического использования ФРД.
Сначала нужно заполнить бланк. В нем потребуется указать ФИО подчиненного, название организации, длительность трудового дня, перерывы на обед. Далее следует сделать четыре колонки:
первая и вторая — отметки о старте и завершении выполнения задачи;
третья — вид деятельности: работа за ПК, общение с заказчиками по телефону и прочее;
четвертая — продолжительность выполнения каждой задачи.
По завершении смены можно определить общее время, которое сотрудники потратили на свои прямые обязанности. Если у конкретного подчиненного оно составляет менее половины рабочего дня, то имеет смысл отказаться от услуг этого человека и заключить договор со сторонней организацией.
Передовые методы фотографии рабочего дня
Традиционный подход к наблюдению за работой персонала отличается сложностью и требует значительных усилий:
нужно назначить ответственное лицо, например, специалиста отдела кадров;
данные только за одну смену могут не дать полной картины ситуации;
человек, поведение которого отслеживают, будет создавать видимость активной деятельности.
С развитием технологий процесс оценки занятости персонала стал значительно проще. Программное обеспечение автоматически регистрирует периоды работы и бездействия, собирает данные о продолжительности выполнения поручений и т. д.
Для анализа занятости рабочих на производстве, строительных площадках или в цехах применяют иные инструменты: датчики, системы видеоаналитики и прочие. Они помогают определить число сотрудников на конкретных участках в настоящее время, зафиксировать простои, выявить тех, кто отсутствует на своем месте.
Визуализация данных фотографий в формате диаграмм даст возможность оценить фактическую занятость каждого подчиненного и обнаружить проблемные места. Зачастую руководство не подозревает, сколько часов в день члены команды проводят в социальных сетях и ведут светские беседы между собой. С помощью ФРД можно будет оптимизировать распределение задач, скорректировать заработную плату персоналу, передать часть функций на аутсорс и т. д.
На предприятиях используют автоматизированные системы учета рабочего времени (СУРВ). Информация, которую собирают персональные программы, способствует повышению продуктивности и оптимизации распорядка дня. Для обеспечения соблюдения норм трудового законодательства с помощью таких систем нужно:
корректно заполнить табели;
установить камеры видеонаблюдения и пропускные терминалы;
организовать бесконтактный контроль по биометрии или картам.
Автоматические СУРВ также позволяют мониторить реальную занятость коллектива. Специальные программы дают возможность взаимодействовать как с офисными, так и с удаленными сотрудниками через веб-камеру или благодаря беспрерывной съемке дня. Доступен выборочный контроль конкретных операций, рабочих моментов или телефонных разговоров.
Оценка трудозатрат
Выяснить, как сотрудники распределяют нагрузку, можно различными путями:
составить детальное рабочее расписание;
опросить подчиненных о продуктивности их коллег;
привлечь сторонних экспертов для проверки;
использовать ФРД.
После изучения всех данных руководитель сможет определить шаги для улучшения деятельности компании. Станут очевидны факторы, которые приводят к переработкам и сдвигу сроков по проектам, к примеру:
основной объем задач выполняет один человек (опытный, компетентный, отзывчивый);
решение сложных проблем поручают сотруднику с недостаточным уровнем подготовки;
ежедневное заполнение отчетов занимает до получаса;
немалая часть рабочего времени уходит на совещания и дискуссии.
Также объективная оценка деятельности коллектива позволит выявить недостатки и преимущества управленческого подхода.
Сфера применения фотографии рабочего дня
ФРД подходит для анализа деятельности сотрудников, которые заняты рутинными задачами. Для представителей творческих профессий такой способ не годится, так как их работа имеет иной характер, и измерять их продуктивность с точностью до минуты бессмысленно.
Оценить труд курьеров или удаленщиков с помощью ФРД также невозможно из-за технических ограничений. Их деятельность лучше анализировать по иным параметрам, например, по итоговому качеству работы.
Метод фотографирования полезен и для руководителей. Каждый управленец стремится повысить личную эффективность. Самостоятельное ведение хронометража поможет выявить, на что он тратит время впустую.
У онлайн-системы «ИНСАЙДЕР» есть функция «Фотография рабочего дня». Она позволит выявить недочеты в управлении, оптимизировать процессы в компании и понять причины дефицита времени. Сервис «ИНСАЙДЕР» также поможет:
Улучшить дисциплину и самоконтроль — система фиксирует момент начала работы после включения ПК подчиненного.
Детально описать ежедневную активность — программа отмечает, какое количество задач выполнил сотрудник и сколько времени он на это затратил.
Определить, какие интернет-ресурсы посещают работники.
Зафиксировать продолжительность выполнения заданий человеком.
Отследить длительность встреч, обсуждений, перекуров и пауз для отдыха.
Рассчитать потери времени и средств из-за нерациональных действий и отвлечений сотрудников в процессе рабочей смены.
Выявить бизнес-процессы, которые требуют оптимизации.
Применение системы «ИНСАЙДЕР» повышает производительность сотрудников как минимум на 30%. Программа не замедляет ПК и не нарушает личные границы пользователей. Сервис поможет оптимизировать рабочие процессы и при этом сохранит свободу труда для персонала.
Заключение
Когда человек знает, что его деятельность отслеживают, то начинает работать более результативно. Однако контроль не должен быть чрезмерным или жестким — важно, чтобы он формировал чувство ответственности, а не страха. Сервис «ИНСАЙДЕР» предоставляет оптимальный баланс между мониторингом и свободой. Система располагает функцией фотографирования рабочего дня, с помощью которой можно ненавязчиво отслеживать действия подчиненных.