Способы минимизации потерь рабочего времени
Руководители прекрасно понимают, что их подчиненные тратят на выполнение обязанностей далеко не все рабочее время. Значит, необходимо выяснить причины, по которым происходят трудовые потери.
Совсем исключить это негативное явление невозможно ни на одном предприятии. Следовательно, потери нужно свести к минимуму для сохранения оптимального уровня эффективности бизнес-процессов. В этом руководителю поможет анализ деятельности подчиненных и принятие правильных мер. Из статьи вы узнаете о причинах, типах и особенностях расчета потерь трудового времени, а также о способах их минимизации.
Общие сведения о явлении
Рабочее время — часть дня человека для исполнения прямых обязанностей, которые указываются в должностной инструкции и закрепляются в договоре, и решения текущих задач. Работодатель оплачивает эти часы.
Периоды дня, в течение которых член коллектива не исполняет обязанности, считаются потерями трудового времени. Речь идет, в первую очередь, об опозданиях и ранних уходах, общении на отвлеченные темы, продолжительных обеденных перерывах и т. д. Любые действия персонала, которые не относятся к выполнению задач, называются потерями рабочего времени.
Для борьбы с таким явлением проводятся специальные мероприятия, нацеленные на выявление и минимизацию индивидуальных и общих потерь. Их полное устранение невозможно: даже максимально эффективная система мониторинга не позволяет руководителю держать под контролем каждого сотрудника. Кроме того, существуют непрогнозируемые факторы, о которых вы тоже узнаете из статьи.
Виды временных потерь
Для эффективной борьбы с потерями рабочего времени их следует разделить на группы.
Первая типология классифицирует нецелевое использование трудовых часов на две группы:
- Плановое, или нормируемое. Руководство учитывает и фиксирует эти потери. Например, задачи сотрудника, который заболел, передаются его коллегам. Следствием такого решения тоже становится нерациональное расходование времени, но работа при этом продолжается. Также к этой группе относятся дополнительные перерывы, которые регламентирует устав предприятия.
- Внеплановое, или ненормируемое. Этих потерь нет ни в трудовом уставе, ни в распорядке дня. Речь идет о переписке в мессенджерах и социальных сетях, серфинге в интернете, опозданиях и т. д. Для сокращения ненормируемых потерь существуют специализированные системы контроля.
Вторая типология основывается на причинах нецелевого использования трудовых часов и влиянии этого явления на продуктивность членов коллектива. В соответствии с такой классификацией потери делятся на:
- Внутрисменные. Период трудового дня, который сотрудник использует нерационально: отвлекается на перекуры или разговаривает с коллегами на личные темы. Задача руководителя заключается в выявлении и пресечении такой непродуктивной активности.
- Целодневные. Сотрудник в принципе не работает в течение трудового дня. В основном это случается из-за крупных сбоев в бизнес-процессах, например, срывах поставок сырья.
Для минимизации ущерба от потерь рабочего времени следует разобраться с причинами явления, а потом их устранить. Но при этом учитывать принципы справедливости. Если частичная или полная потеря трудового дня произошла не по вине работника, то наказание применять к нему нельзя.
Причины нерационального использования рабочего времени могут быть следующие:
- Законодательно-нормативные. В группу входят потери от больничных, декретных и ежегодных отпусков.
- Связанные с производственной необходимостью. В группу включаются потери от командировок сотрудников, длительных отключений электроэнергии, сбоев в работе техники и т. д.
- Нарушения трудовой дисциплины. В группу входят потери рабочего времени, которые возникают из-за человеческого фактора: опоздания, прогулы, переписка в интернете и т. д.
Руководству следует оперативно выявлять и устранять причины нерационального использования трудового дня персоналом. Оптимальным вариантом станут способы автоматического обнаружения и различные методы борьбы с потерями рабочего времени.
Как рассчитать часы, которые использовались нерационально
Сделать это можно несколькими способами. Каждая компания самостоятельно определяет, как контролировать сотрудников и предотвращать потери рабочего времени.
Часы, которые были потрачены на непродуктивные действия, рассчитываются по формулам. Они бывают универсальные или индивидуальные.
Формулы расчета потерь рабочего времени
Оценка производится с помощью трех коэффициентов:
- К1 — непродуктивный временной промежуток, который обуславливается организационно-техническими причинами.
- К2 — нерезультативный период вследствие нарушений трудовой дисциплины.
- К3 — сумма коэффициентов К1 и К2.
Формула расчета К1
К1 = ВУ × ВС, где:
- ВУ — время, которое было утрачено в связи с организационно-технической необходимостью.
- ВС — время смены в соответствии с нормативами.
Формула расчета К2
К2 = ВН / ВС, где:
- ВН — время нарушения, которое обусловливается человеческим фактором.
- ВС — значение из предыдущей формулы.
Формула расчета К3
К3 = (ВУ + ВН + (ПОФ + ПОН)) / ВС × 100, где:
- ПОФ — период отдыха фактический.
- ПОН — период отдыха нормативный.
Значения ВУ, ВН и ВС берутся из предыдущих формул.
Формулы расчета потерь без коэффициента
Считаются универсальными и позволяют определять непродуктивные периоды.
Первая формула
Ф1 = (СП – СФ) × СГ × КС, где:
- П — плановое время смены.
- СФ — фактическая продолжительность смены.
- СГ — годовое количество смен.
- КС — количество сотрудников.
Вторая формула
Ф2 = (ЧП – ЧФ) × КС, где:
- ЧП — плановое количество часов, которые сотрудник отрабатывает в год.
- ЧФ — фактическое количество часов работы специалиста за 12 месяцев.
- КС — количество сотрудников.
Однако с помощью этих формул можно получить только сухие цифры. Они не помогают выявить причины потерь рабочего времени.
Методы предотвращения последних должны соответствовать особенностям деятельности компании. Зачастую мероприятия, которые позволяют добиться результата в одной организации, оказываются неэффективными в другой. Универсальным решением считается использование специализированного ПО.
Два способа контроля расходования рабочего времени:
- ручной метод — календарь, трекер задач и другие приложения;
- программное обеспечение — ИНСАЙДЕР, ActivTrak, Toggl и т. п.
Особенности анализа потерь рабочего времени
Каждая ситуация такого плана оценивается отдельно. Например, благодаря тайм-трекеру руководитель точно узнает, какое количество времени сотрудник потратил на выполнение той или иной задачи. Нужно сравнить расчетные и фактические данные. Если времени ушло больше, чем предполагается по нормативу, значит, сотрудник недостаточно компетентен или нерационально расходует рабочие часы.
Однако тайм-трекер не поможет выяснить причину потерь. Программа только зафиксирует нарушение сроков. Но она не позволит проанализировать факторы, которые оказывают негативное влияние на бизнес-процессы. В комплексе с тайм-трекером можно применять системы биометрии и видеонаблюдения. Первая позволит сотрудникам передвигаться по территории предприятия только в соответствии с их компетенциями, предоставит точные данные о появлении на работе и уходе с нее. Записи с видеокамер покажут занятия персонала в течение дня и во время перерывов.
Недостатком такого подхода считается невозможность контролировать действия пользователя ПК. Согласно исследованиям, 90% потерь трудового времени происходит из-за посещения сторонних сайтов.
ПК с доступом к интернету является обязательным рабочим инструментом, но многие заходят в сеть в личных целях.
Для предотвращения потерь трудового времени из-за нецелевого использования персонального компьютера существует ряд специализированных систем мониторинга.
Программы контроля
Системы учета рабочего времени с интегрированными инструментами мониторинга являются не просто тайм-трекерами, а полноценными многофункциональными решениями.
Рассмотрим их преимущества на примере программного обеспечения ИНСАЙДЕР:
- Учитывает трудовое время на основании нескольких метрик для каждого члена команды. Решение фиксирует начало и завершение работы, простои и период нецелевого использования ПК. А также активность специалиста как в целом, так и с разбивкой на отдельные часы.
- Оценивает продуктивность рабочего времени. Система отмечает веб-ресурсы, которыми пользуется сотрудник в течение дня. Затем заложенный в нее алгоритм помогает оценить эти сайты по степени полезности.
- Автоматически анализирует приложения. При необходимости доступ к определенным программам и веб-ресурсам можно заблокировать. В ответ на запрещенные действия система автоматически формирует отчет со снимком экрана и отправляет уведомление на электронную почту руководителя.
- Делает скриншоты по инцидентам. Решение фиксирует все действия пользователя за ПК в течение дня и сохраняет снимки на сервере. Благодаря этому можно отследить работу сотрудника в определенной программе, расследовать нарушения ИБ и дисциплины.
Это далеко не все возможности программы ИНСАЙДЕР. Софт помогает выявить потери трудового времени и предотвратить утечку информации.
Еще одним преимуществом ИНСАЙДЕР и аналогичных программ является работа в скрытом режиме. Решение остается невидимым для сотрудника и не оказывает влияния на функции ПК.
Внедрение такого софта — важный сдерживающий фактор для членов команды, которые знают о полной осведомленности руководителя.
Как свести к минимуму нецелевое использование рабочего времени
Чтобы правильно выбрать методы уменьшения потерь, нужно понять причины срыва сроков и некачественного выполнения задач сотрудниками. Для этого следует сделать следующее:
- Снизить показатели. Иногда периоды для нерабочих процессов оказываются слишком продолжительными по времени. Их следует уменьшить без ущерба для продуктивности. В результате количество трудовых часов увеличится, потери рабочего времени снизятся.
- Повысить показатели. В некоторых случаях сотрудникам не хватает перерывов на отдых и прием пищи. Значит, необходимо уменьшить периоды трудовой активности и увеличить продолжительность нерабочего времени. Все это делается опытным путем.
- Внедрить аппаратные решения. Минимизировать потери рабочего времени из-за систематических нарушений дисциплины в виде опозданий и прогулов помогают КПП, камеры, биометрические замки, датчики топлива и GPS-трекеры. То или иное аппаратное решение внедряется в зависимости от конкретных фактов, которые приводят к потерям трудовых часов.
- Установить специализированное ПО. Программы помогают оценивать результативность труда, фиксировать нецелесообразное использование рабочего времени и продуктивно бороться с этим явлением. В одних ситуациях для контроля членов коллектива достаточно обычного тайм-трекера, в других не обойтись без комплексных мероприятий с внедрением многофункциональных решений.
- Устранить негативные факторы. Зачастую потери времени обуславливаются конкретными причинами: простоями производства из-за проблем с поставками сырья, поломками оборудования и т. д. Деструктивные факторы требуют своевременного выявления и устранения.
Подчиненные четко выполняют должностные обязанности только в том случае, если руководитель применяет классический метод кнута и пряника. Начальник должен минимизировать количество нецелевых трудовых часов и грамотно мотивировать членов команды. ИНСАЙДЕР и его аналоги освобождают от расчетов потерь рабочего времени по формулам. А также создают графики, которые наглядно показывают активность каждого специалиста.
Сотрудника, который справляется с обязанностями и тратит оплачиваемое время только на выполнение рабочих задач, необходимо поощрять. Прокрастинаторам и злостным нарушителям дисциплины — назначать наказание в виде штрафа или увольнять.
Метод кнута и пряника будет эффективным, если его использовать с учетом специфики предприятия.
Некоторые руководители являются сторонниками применения нестандартных решений. Например, они внедряют систему штрафов и формируют из них премиальный фонд, чтобы поощрять добросовестных сотрудников. В таких ситуациях важна полная прозрачность. Работники должны четко понимать, за что их коллегу оштрафовали или премировали.
Вывод
С нецелевым использованием рабочего времени сталкиваются все организации вне зависимости от особенностей деятельности и количества персонала. Решить проблему помогает стандартная схема — выполнение комплексного анализа потерь трудовых часов, установление причин и принятие релевантных мер.
Эффективным способом сокращения нецелевого использования рабочего времени является внедрение специализированного ПО для контроля офисного и удаленного персонала.
При выявлении факта потери трудовых часов руководителю необходимо обсудить эту ситуацию с членом команды. Затем мотивировать его на рациональное расходование рабочего времени. Для этого следует разработать гибкую систему поощрений и наказаний.
Рабочее время является ценным ресурсом, который нужно расходовать максимально продуктивно. Но при этом избегать крайностей. Если специалист тратит не по назначению до 20% рабочих часов, это нормально. Превышение показателя говорит о необходимости принятия мер.